Jaki hosting pod pocztę? E-mail we własnej domenie

Jak wybrać hosting dla poczty e-mail? Na co zwrócić uwagę i co sprawdzić przed wyborem firmy hostingowej dla skrzynek e-mail we własnej domenie? Sprawdzam funkcje, możliwości i ukryte limity oraz ograniczenia poczty.

Hosting

Choć większość użytkowników hostingów decyduje się na tę usługę, żeby prowadzić dzięki niej strony internetowe, to jednak wiele osób wykorzystuje hosting do korzystania z poczty elektronicznej i adresów e-mail we własnej domenie. Na co powinieneś zwrócić uwagę, jeśli potrzebujesz hostingu pod konta pocztowe? Czy dostępne na rynku oferty różnią się od siebie? 

Bez względu na to, czy szukasz hostingu wyłącznie do obsługi poczty, czy jednak zamierzasz prowadzić również stronę WWW, powinieneś zwrócić uwagę na podobne kwestie.

W tym poradniku sprawdziłem i opisałem wszystkie kwestie, na które warto patrzeć, chcąc wybrać najlepszą ofertę hostingową z myślą o skrzynkach e-mail. Od podstawowych parametrów poczty czy wyglądu webmaila, przez limity i ograniczenia w wysyłkach, po protokoły i zabezpieczenia antyspamowe czy antyphishingowe. Zaczynamy!

Szukasz hostingu pod pocztę e-mail? Nie masz czasu na czytanie artykułów i analizę wielu ofert.
🏆 Zobacz aktualny Ranking Hostingów Wrzesień 2020!

W rankingu umieściłem wyłącznie przetestowane, sprawdzone i rekomendowane firmy hostingowe, które oferują usługi na wysokim poziomie. Znajdziesz tam obszerne recenzje i wyniki testów każdej z firm. Także pod kątem skrzynek e-mail i hostingu poczty. Zapraszam.

Liczba skrzynek e-mail i inne limity

Pierwszym pytaniem przed wyborem, które trzeba sobie zadać, jest: ile skrzynek e-mail (adresów pocztowych) potrzebuję? Jednej czy więcej? Jeśli rzeczywiście tylko jednego, to możesz wybrać wariant oszczędnościowy, ale czy naprawdę warto?

W zdecydowanej większości przypadków liczba skrzynek e-mail jest nielimitowana, a uwierz mi, że z czasem Twoje potrzeby będą coraz większe, nawet wtedy, jeśli posiadasz tylko jeden serwis WWW. Będziesz chciał założyć adresy e-mail dla współpracowników, oddzielne dla zapytań związanych z reklamą czy treściami i nie tylko. To bardzo wygodne rozwiązanie, ale najpierw musisz wybrać usługę, która da Ci taką możliwość. 

Kolejna kwestia dotyczy liczby wiadomości e-mail, które możesz wysłać dziennie czy miesięcznie. Często takiej wzmianki nie znajdziesz w ogólnym opisie oferty – warto o nią dopytać. Jeśli korzystasz już z hostingu, informację o limicie i liczbie wiadomości wysłanych danego dnia znajdziesz zazwyczaj po zalogowaniu do panelu zarządzania Twoim kontem hostingowym.

Limit i liczba wysłanych maili w panelu hostingu
Limit i liczba wysłanych maili w panelu hostingu

Jaka liczba wysyłanych dziennie wiadomości zaspokoi Twoje potrzeby? Im większe możliwości zapewni Ci oferta, tym lepiej, choć 5 tysięcy dziennie to bardzo dużo i korzystając z usługi do obsługi poczty firmowej, prawdopodobnie nie będziesz miał aż takich potrzeb. Tak więc, jeśli wybierasz hosting tylko pod pocztę i stronę firmową, to ten limit nie powinien stanowić dla Ciebie problemu.

Jednak możesz się spotkać również z innymi ograniczeniami, takimi jak:

Limity poczty e-mail na hostingu
Limity poczty e-mail na hostingu

Czym się różni limit wiadomości wysłanych przez mail() od wiadomości wysłanych przez SMTP? Otóż:

  • mail() – korzystasz np. wtedy, kiedy ktoś używa formularza na Twojej stronie, żeby wysłać e-maila. 
  • SMTP – stosujesz m.in. wówczas, gdy zalogujesz się na pocztę i wyślesz wiadomość do adresata. 

Maksymalna objętość skrzynki pocztowej oznacza natomiast powierzchnię, jaka dostępna jest na zapisywanie wiadomości – tzn. odebrane, wysłane czy SPAM. A liczba odbiorców wiadomości wysłanych przez konto pocztowe oznacza, do ilu adresatów możesz jednocześnie wysłać wiadomość w ramach jednego e-maila. 

Kolejny limit dotyczy maksymalnego rozmiaru załącznika, czyli plików, które możesz wysyłać w wiadomości e-mail. W większości przypadków wystarczające jest kilkadziesiąt MB – większych załączników raczej się nie wysyła. Trzeba pamiętać, że nawet gdyby dało się wysłać plik o wielkości np. 800 MB, to i tak serwer pocztowy odbiorcy takiej wiadomości najprawdopodobniej by ją odrzucił. Większe pliki lepiej udostępniać np. przez chmurę. 

Poczta razem z bazą i plikami czy bez nich?

Pliki poczty mogą być zapisane na tym samym dysku, co strona i bazy danych, ale wcale tak być nie musi. Możliwe, że baza danych i pliki serwisu będą zapisane na bardzo szybkich dyskach SSD NVMe, a pliki poczty na wolniejszym HDD. Nie oznacza to, że taka usługa nie jest godna uwagi.

W przypadku poczty nie potrzebujesz bardzo szybkiego serwera, ale jest on już niezbędny do prowadzenia serwisu WWW. Z drugiej strony, jeśli intensywnie korzystasz z poczty, używasz aplikacji pocztowej online, to dyski SSD mogą być ułatwieniem – dzięki nim szybciej wyszukasz w zasobach interesujące Cię wiadomości. 

Kolejna kwestia – w opisie oferty możesz znaleźć informację o rozdzieleniu powierzchni przeznaczonej na pocztę i na pliki strony WWW. Przykład widnieje poniżej:

Powierzchnia na strony WWW i pocztę
Powierzchnia na strony WWW i pocztę

Jaka powierzchnia na pocztę jest wystarczająca? Trudno tutaj udzielić jednoznacznej odpowiedzi. Zależy, jak długo będziesz chciał mieć zapisane wiadomości na serwerze czy też ile otrzymujesz ich dziennie.

Zakładając, że jedna wiadomość e-mail bez załączników zajmuje 40 KB, a dostajesz 20 wiadomości każdego dnia, na dobę wykorzystasz 0,8 MB. Po miesiącu da to zaledwie 24 MB. W takim przypadku możesz sobie pozwolić na pozostawianie wiadomości przez długi czas.

Jeśli jednak e-maili jest wielokrotnie więcej lub często zawierają one załączniki (np. zdjęcia), to wtedy z czasem będziesz musiał częściej je kasować albo zwiększyć pojemność na pocztę. 

Funkcje poczty na hostingach

W ramach usług hostingowych masz do dyspozycji wiele możliwości i ciekawych funkcji, które związane są z pocztą. Przeważnie są one podobne, ale warto, żebyś wiedział, na jakich zasadach działają i do czego mogą się przydać. 

Oto co zapewniają najważniejsze funkcje:

  • Usługa e-mail catch-all – dzięki temu wskazany adres e-mail będzie odbierać wszystkie wiadomości, które zostały wysłane na nieistniejące adresy. Np. Twój e-mail to [email protected], ale jeśli nadawca się pomyli i wyśle wiadomość np. na [email protected], to dzięki funkcji catach-all jego e-mail i tak do Ciebie trafi. 
  • Przekierowania e-mail (aliasy) – dzięki tej funkcji poczta z danego adresu e-mail może być przekierowywana na inny. Kiedy to się może przydać? Jeśli nie chcesz już używać danego adresu, wtedy ustawiasz przekierowanie i wiadomości trafiają tam, gdzie sobie tego życzysz.
  • Autorespondery – wyjeżdżasz na urlop? Niech Twoi klienci czy znajomi wiedzą o tym, że nie odpiszesz od razu na ich wiadomość. Możesz ustawić automatyczną odpowiedź i częstotliwość, z jaką ten sam nadawca będzie ją otrzymywać po kolejnych e-mailach. 
  • Wiadomości urlopowe – to jeszcze ciekawsze rozwiązanie niż w poprzednim przypadku. Tutaj możesz ustawić wiadomość automatyczną na określony czas. Tzn. możesz dokładnie określić od kiedy do kiedy adresat ma otrzymywać takiego e-maila.  
  • Listy mailingowe – pozwalają zebrać kontakty pod jednym e-mailem. Wtedy wystarczy, że wyślesz wiadomość na adres listy, a ta trafi automatycznie do wszystkich kontaktów, które się na niej znajdują. 

Webmaile (poczta przez przeglądarkę) na hostingach 

Pocztę możesz pobierać do programu pocztowego zainstalowanego na swoim urządzeniu, ale możesz się również zalogować przez przeglądarkę (przez stronę WWW) i sprawdzać wiadomości, korzystając z systemu, który oferuje dana firma. Oto trzy popularne rozwiązania:

  • Roundcube – w panelu zarządzania usługą znajdź opcję o nazwie Roundcube. Może się tam pojawić obok informacja „Poczta przez WWW”. Po kliknięciu linka zostaniesz przeniesiony na stronę logowania, gdzie będziesz musiał podać dane konta e-mail.
  • SquirrelMail – kolejne cieszące się zainteresowaniem rozwiązanie. Zasady korzystania są dosyć podobne, inny jest głównie widok.
  • Horde – ta aplikacja do obsługi poczty online jest bardziej zaawansowana niż Roundcube, ale jednak trudniejsza w obsłudze. 

Często hostingi dają możliwość korzystania z kilku aplikacji, więc do każdej możesz się zalogować i sprawdzić, która najbardziej Ci odpowiada. Możesz ich również używać zamiennie – wiadomości będą pojawiać się we wszystkich systemach. 

Czy hosting nie znajduje się na listach antyspamowych?

W przypadku usług hostingowych najczęściej na jednym serwerze wszyscy klienci korzystają z tego samego adresu IP. Efekt? Jeśli jeden z nich dopuści się wysyłki SPAM-u, to adres serwera może trafić na czarną listę, a w efekcie wiadomości, które wysyłasz, nie będą docierać do adresatów.

To poważny problem. Warto przed zdecydowaniem się na dany hosting sprawdzić, czy nie znajduje się on na listach antyspamowych. Oto dwa przykładowe narzędzia, które możesz do tego wykorzystać:

Oczywiście weryfikując hosting, trzeba sprawdzić IP serwera, na którym znajdzie się nasza strona. O to już trzeba dopytać administratorów, gdyż najczęściej firmy hostingowe korzystają z wielu IP. Chyba że założyłeś już konto, to wtedy IP powinieneś znaleźć w panelu lub w mailu powitalnym od firmy hostingowej.

Funkcje antyspamowe, które zapewnia hosting

Hosting powinien zapewniać rozwiązania, które będą chronić Cię przed spamem. Oto dwie popularne opcje:

  • Spamassassin – zacznijmy od tego, że to rozwiązanie musisz najpierw włączyć, żeby działało. Kiedy już to zrobisz, będziesz mieć do dyspozycji mnóstwo ciekawych funkcji, które są naprawdę przydatne, tym bardziej biorąc pod uwagę ilość SPAM-u, z którą większość z nas na co dzień musi się zmagać. Przede wszystkim ustaw poziom czułości – wysoki, średni, niski lub niestandardowy, od 0 do 10. Ja wybrałem wysoką czujność (5) i uważam, że jest ona odpowiednia, ponieważ kiedy zdecydowałem się na niską, to do SPAM-u trafiały wiadomości, które nim nie były. Kiedy będziesz testować tę opcję, to koniecznie sprawdzaj, czy ważne e-maile nie są umieszczane w SPAM-ie. Możesz ustawić, czy wiadomości zakwalifikowane jako niepożądane, mają być od razu usunięte, czy powinny zostać przekierowane do wskazanego folderu. Wartościową funkcją jest czarna lista e-maili, na której możesz umieścić nadawców, od których wiadomości mają być automatycznie blokowane. Z drugiej strony jest też biała lista, na którą dodajesz adresy, od których wiadomości zawsze mają być oznaczone jako właściwe, bez względu na zawartość.
  • Filtry poczty – dzięki tej funkcji możesz stworzyć filtry, które ułatwią blokowanie niechcianych wiadomości. Jak widzisz poniżej, możesz zablokować dany adres email, wszystkie wiadomości z danej domeny, e-maile zawierające dane słowo czy wiadomości większe niż ustalona liczba KB. 

Trzeba jednak uczciwie zaznaczyć jedno. Nie ma jednak się co łudzić, ze filtry antyspamowe na jakimkolwiek hostingu będą tak dobre jak w przypadki np. gmaila. Jeśli walka ze spamem jest Towim priorytetem, lepiej zdecydować się na ptrzymanie poczty właśnie na usłudze Googla (G Suite).

Jak jest wykonywany backup poczty?

Podobnie jak konieczne jest tworzenie kopii zapasowej wszystkich plików na serwerze, tak identycznie wygląda to w przypadku poczty. Problem jednak w tym, że nie zawsze zasady tworzenia backupu są takie same w przypadku wiadomości e-mail i pozostałych plików na serwerze – zwróć na to uwagę.

Ważna jest częstość robienia kopii i ich aktualna liczba tzn. z jakiego okresu firma zachowuje backup w swoich zasobach. Zasada jest prosta – najlepiej, żeby backup wykonywany był jak najczęściej, a hosting miał chociaż kilka kopii poczty. Dzięki temu ryzyko utraty wiadomości ze względu na awarię jest minimalne. Jak to wygląda w różnych firmach? Np.:

Dhosting – kopia tworzona jest co 24h. Firma trzyma na swoich serwerach 3 ostatnie backupy, ale jedną kopię poczty.

Backup poczty w Dhosting
Backup poczty w Dhosting

HostMark – kopie tworzone są każdej nocy. Firm posiada backup z 7 ostatnich dni. W przypadku poczty nie obowiązują inne zasady. 

Backup poczty w Hostmark
Backup poczty w Hostmark

Zenbox – firma tworzy kopie zapasowe poczty i stron cztery razy dziennie. Dane są archiwizowane przez 7 dni. Zatem pod tym względem ta oferta jest zdecydowanie godna uwagi. 

Backup poczty w Zenbox
Backup poczty w Zenbox

Przenoszenie poczty w cenie

Jeśli zamierzasz przenieść obsługę poczty do nowej firmy hostingowej, to cenną wiadomością może być dla Ciebie to, że niektóre marki zapewniają darmową migrację. To naprawdę atrakcyjny dodatek, bo przenoszenie usług bez doświadczenia może się wiązać z wieloma problemami. Zanim jednak ucieszysz się z takiej możliwości, sprawdź w szczegółach opisu, co obejmują przenosiny, czy każdą stronę i czy na pewno również pocztę. Przykładowe wymagania hostingu:

Darmowe przeniesienie (migracja) poczty: Zasady
Darmowe przeniesienie (migracja) poczty: Zasady

Protokoły poczty: SMTP, POP3, IMAP

Jeśli chcesz odbierać pocztę nie tylko po zalogowaniu na stronie, przez przeglądarkę, ale zamierzasz też używać do tego programu pocztowego, takiego jak Microsoft Outlook czy Mozilla Thunderbird, to powinieneś wiedzieć, czym są protokoły poczty. Mowa o SMTP, POP3, IMAP.

SMTP jest protokołem poczty wychodzącej, a pozostałe dwa przychodzącej. Informacje o nich uzyskasz od firmy hostingowej – są one niezbędne, żebyś mógł poprawnie skonfigurować program pocztowy. 

O ile w przypadku poczty wychodzącej nie masz szczególnego wyboru – będzie to SMTP, to już jeśli chodzi o pocztę przychodzącą, możliwości istnieją. Protokół odbioru poczty POP3 (Post Office Protocol) można uznać za tradycyjny, w dalszym ciągu popularny, ale jest to pod wieloma względami gorsze rozwiązanie od IMAP (Internet Message Access Protocol).

Protokół IMAP jest nowoczesny i wygodny. Można uznać go za następcę POP3. Jednym z największych jego plusów jest możliwość korzystania z tej samej skrzynki pocztowej przez wielu użytkowników. W przypadku POP3 wiadomość po pobraniu przez pierwszego korzystającego prawdopodobnie trafi do kosza, a kolejni nie będą mogli już jej odczytać. W przypadku IMAP wiadomość znika wtedy, gdy zostanie skasowana przez użytkownika. Kolejną zaletą tego rozwiązania jest to, że możesz wybrać, czy chcesz pobierać zawartość folderu SPAM. W przypadku POP3 jest to niemożliwe. Po co Ci taka możliwość? Otóż do folderu ze SPAM-em często wpadają wiadomości, które nim nie są.

Zatem warto korzystać z IMAP i zdecydować się taki hosting, który daje taką możliwość. Obecnie na szczęście praktycznie wszystkie formy hostingowe go oferują.

Zabezpieczenia poczty: SPF, DKIM i DMARC

Poczta elektroniczna jest wykorzystywana przez przestępców m.in. do ataków phishingowych. Być może dostałeś już kiedyś wezwanie do natychmiastowego zalogowania się do banku albo do uregulowania przedterminowej faktury od serwisu aukcyjnego czy dostawcy energii elektrycznej, które jednak nie pochodziły od tych nadawców? Z pewnością spotkał się z tym niemal każdy użytkownik poczty elektronicznej.

Firmy hostingowe  powinny zapewniać zabezpieczenia, które chronią m.in. przed podszywaniem się pod nasze adresy e-mail. Oto rozwiązania, które powinien zagwarantować godny uwagi hosting:

  • SPF (Sender Policy Framework) – to zabezpieczenie umożliwia, żeby nadawca wiadomości wskazał, z jakich adresów IP dopuszczalne jest przekazywanie e-maili z poczty w danej domenie. Dzięki temu serwer odbiorcy wiadomości sprawdzi, czy IP zgadza się z listą zdefiniowaną przez właściciela adresu. Jeśli nie, to wiadomość może trafić do SPAMU.
SPF
Działanie SPF
  • DKIM (DomainKeys Identified Mail) – jest to dodatkowe rozwiązanie, które daje gwarancję tego, że wiadomość została wysłana do adresata z upoważnionego do tego serwera. Służy do cyfrowego podpisywania Twoich wiadomości tak, aby mieć pewność, że pochodzą od Ciebie.
DKIM
Działanie DKIM
  • DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance) – to wyższy poziom ochrony. Działanie SPF czy DKIM to zbyt mało, żeby uchronić odbiorcę przed wiadomościami od spamerów. DMARC definiuje czy wszystkie e-maile z Twojej domeny muszą być podpisane oraz co ma zrobić serwer odbiorcy poczty, gdy nie są. Dzięki temu rozwiązaniu możesz zlecić, co mają robić serwery z nieautoryzowanymi wiadomościami.
DMARC
Działanie DMARC

Zatem, jeśli wybierasz hosting pod pocztę, zwróć uwagę na to, jakie oferuje on zabezpieczenia. 

Poczta na innym serwerze niż hosting

Domena nakierowuje na dany hosting, co jednak nie oznacza, że musi się na nim znajdować również poczta. Pliki strony możesz mieć zapisane na wybranym hostingu, a z poczty korzystać na innym serwerze. Jak to zrobić?

Służy do tego rekord MX. W zależności od tego, gdzie masz DNS-y, w innych miejscach mogą się znajdować istotne opcje, ale zasada działania jest zawsze taka sama.

Przykładowo w panelu Direct Admin, odpowiednie ustawienia znajdują się w sekcji „Rekordy MX”. Usuń istniejące rekordy, a dodaj takie, których otrzymasz od firmy hostingowej, gdzie ma znajdować się poczta. Pamiętaj też, aby odznaczyć opcję „Użyj tego serwera do obsługi mojej poczty.”

Ustawienie zewnętrznego dostawcy poczty w Direct Admin
Ustawienie zewnętrznego dostawcy poczty w Direct Admin

W przypadku systemu cPanel poszukaj opcji, która może nazywać się „Edytor stref DNS” lub „Zone Editor”. Po wejściu w tę sekcję kliknij „Zarządzaj”, a następnie „Dodaj rekord” („+MX RECORD”). Wprowadź tam odpowiednie wartości, zapisz i czekaj, aż zmiany w strefie DNS zostaną rozpropagowane w sieci.

Ustawienie zewnętrznego dostawcy poczty w cPanel
Ustawienie zewnętrznego dostawcy poczty w cPanel

Jeśli korzystasz z takich usług jak m.in. G Suite (poczta Gmail) czy poczty pakietu Office 365, to możesz używać adresów we własnej domenie, tak, jakbyś to robił w ramach swojego hostingu. To samo dotyczy np. Zoho czy Fastmail. Wystarczy, że zalogujesz się do danego systemu i dodasz swoją domenę. Nie opisuję szczegółowo, jak to wykonać w każdym przypadku – każdy operator poczty zapewnia instrukcje na swojej stronie. 

Duże wysyłki e-maili (mailingi, newslettery)

Jeśli wysyłasz dużo wiadomości e-mail, jednocześnie do wielu adresatów, to nie korzystaj z poczty na hostingu. Lepiej wybrać do tego dedykowane narzędzia. Oto przykłady takich rozwiązań:

  • Maile transakcyjne – czyli wiadomości wysyłane automatycznie po wykonaniu pewnej czynności na stronie czy w aplikacji. Mogą to być np. e-maile, które otrzymujemy po rejestracji konta czy zakupie produktu. W tym przypadku sprawdzą się takie rozwiązania jak Mailgun, Sendgrid czy polski EmailLabs.
  • Mailingi masowe i newslettery – w tym celu warto wykorzystać np. Mailchimp, Freshmail, Getresponse, Mailerlite czy Activecampagin.

Dlaczego to lepsze rozwiązanie? W ten sposób nie korzystasz z zasobów serwera, które są przecież ograniczone, a dodatkowo używasz dedykowanych narzędzi, które są zoptymalizowane do wykonania takich zadań. Mają do dyspozycji wiele adresów IP i serwerów, dbają o ich reputację i dostarczalność wiadomości e-mail do odbiorców.

Szukasz sprawdzonego hostingu do poczty e-mail? Zerknij na ranking hostingów, w którym znajdziesz listę rekomendowanych hostingów.

Każdy z nich dokładnie sprawdziłem i przetestowałem – także pod kątem usług e-mail, zabezpieczeń poczty, ukrytych limitów w wysyłkach, dostępnych funkcjach i używania poczty przez przeglądarkę (webmail). Zapraszam!

Pobierz bezpłatną checklistę: WYBIERAM HOSTING

Wybieram hosting: Checklista 23 rzeczy do sprawdzenia przy wyborze hostingu: