Jak działa Webmail i czym się różni od tradycyjnego programu pocztowego? Sprawdź, w jaki sposób może dać Ci dostęp do poczty elektronicznej z poziomu przeglądarki internetowej.
Spis treści
W jaki sposób można łatwo uniknąć kłopotliwego konfigurowania programu pocztowego? Wystarczy tylko zdecydować się na obsługę konta e-mail za pomocą przeglądarki internetowej. Właśnie takie działanie umożliwiają rozmaite Webmaile dostępne w sieci.
Znajdziesz je m.in. u praktycznie każdego popularnego hostingodawcy. Wykupując własny hosting, zyskasz tę wygodną opcję, zawsze dostępną z każdego urządzenia. Zalogujesz się do niej w dowolnym miejscu oraz czasie. Bez problemu też połączysz z nią program pocztowy zainstalowany na komputerze czy sprzęcie mobilnym.
Webmaile dostępne są też powszechnie i za darmo bez wykupowania hostingu. Korzystać z nich mogą wszyscy – zarówno prywatni, jak i biznesowi użytkownicy. Wystarczy tylko założyć konto w odpowiednim serwisie i się do niego zalogować. W ten sposób przejdziesz do swojej skrzynki, którą możesz szybko i wygodnie zarządzać.
Wysyłanie tzw. listów elektronicznych, czyli e-maili, weszło w krew internautom. Korzystamy z tego przy okazji komunikacji oficjalnej i nie tylko. Przy użyciu dostępu do skrzynki mailowej weryfikujemy swoje tożsamości i budujemy komunikację marketingową. To też wygodny sposób dostępu do licznych serwisów i stron internetowych. Najlepsze w nim jest natomiast to, że korzystać z tego rozwiązania można na wiele rozmaitych sposobów.
W tym tekście sprawdzimy, co dokładnie znaczy „Webmail”. Pokażemy Ci, w jaki sposób działa i jak się go obsługuje. Dostępny jest zarówno przy okazji zarządzania stroną WWW, jak i utrzymywaniem hostingu pod pocztę. Konto mogą założyć też osoby nieposiadające własnego miejsca w sieci. Wskażemy Ci jego najważniejsze funkcje, a także szereg przydatnych opcji dodatkowych.
Co to jest Webmail? Definicja
Webmail jest aplikacją internetową, dostępną z poziomu przeglądarki internetowej, której zadaniem jest umożliwienie użytkownikowi zarządzania kontem pocztowym e-mail online. Przy użyciu interfejsu można w niej wysłać i odebrać wiadomość, możliwa jest edycja książki adresowej czy tworzenie folderów i segregowanie korespondencji.
Na stronie WWW z Webmailem widoczne są wszystkie Twoje e-maile. Online dostępna jest książka adresowa, zapisane kopie robocze oraz elementy wysłane. Możesz sprawdzić tu kosz, ale też utworzyć nowy alias pocztowy albo filtr.
Webmail porównać można do klienta poczty elektronicznej, takiego jak Outlook czy Mozilla Thunderbird. Różnica polega natomiast na tym, że nie musisz go instalować na swoim urządzeniu. To rozwiązanie, które działa online z poziomu przeglądarki, tak jak wskazuje na to jego definicja. Dzięki temu zalogujesz się do niego w każdym momencie. Wystarczy tylko, że skorzystasz z urządzenia, które ma połączenie z internetem. Wpiszesz odpowiedni adres, podasz dane logowania do poczty i gotowe.
Na rynku możesz znaleźć wiele rozmaitych Webmaili. Nazywane są często po prostu pocztą internetową (przeglądarkową) dla rozróżnienia z klientami pobieranymi na dysk. Wymienić wśród nich można np.:
- Gmail,
- SquirrelMail,
- Outlook Web Access,
- RoundCube.
Wszystkie one odbierają i pozwalają na wysyłanie e-maili przez SMTP. Ich główne opcje są do siebie bardzo zbliżone. Wiele cechuje się natomiast licznymi rozwiązaniami dodatkowymi. Często mają też odmienny wygląd i wprowadzają wygodne dla użytkowników konfiguracje. Zadaniem ich wszystkich jest natomiast ułatwianie zarządzania pocztą i łączenie tego z innymi funkcjonalnościami.
Jak działa aplikacja Webmail?
Webmail daje Ci dostęp online do poczty e-mail, znajdującej się na Twoim serwerze pocztowym. Możesz z jego pomocą kontrolować korespondencję przy użyciu intuicyjnego, graficznego interfejsu. Często łączony bywa też z usługami hostingowymi. Może współpracować ze skrzynką w Twojej własnej domenie i na wydzierżawionym serwerze. Równie dobrze natomiast rozwiązanie to funkcjonuje w systemie witryn pocztowych.
Webmail jest wygodny i praktyczny w zastosowaniu, ale nie jest idealny. Jego wadą jest to, że działa tylko online. Aby sprawdzić zawartość swojej poczty e-mail i nią zarządzać, musisz mieć stałe połączenie z internetem. Potrzebna będzie Ci też przeglądarka.
Z drugiej strony natomiast, łatwo skonfigurujesz go z wieloma różnymi urządzeniami. Przy pomocy protokołu IMAP lub POP3 będziesz mieć korespondencję zawsze przy sobie. Wykorzystasz do tego aplikacje mobilne czy klienty poczty e-mail. Co więcej, do jednej skrzynki może mieć dostęp nawet więcej osób. To gwarancja jeszcze większej swobody, wygodnej np. w przypadku firm i przedsiębiorstw.
Obsługa aplikacji Webmail
Dostęp do poczty e-mail za pośrednictwem Webmail nie należy do skomplikowanych. Wystarczy tylko, że zalogujesz się do panelu czy serwisu. W nich już wszystkie podstawowe funkcje będą w zasięgu ręki. Jak mówi definicja, interfejs jest intuicyjny i niezbyt skomplikowany. Dbają o to wszyscy hostingodawcy i serwisy pocztowe. Dzięki temu z jego obsługą poradzą sobie nawet osoby niezbyt biegłe w obsłudze komputera.
Jak zalogować się do Webmail?
Masz wykupiony własny hosting? W takiej sytuacji dane logowania do Webmaila powinien przekazać Ci hostingodawca. Jeśli korzystasz z witryny pocztowej, określić je możesz samodzielnie podczas rejestracji.
Na koncie hostingowym zwykle znajduje się też link prowadzący prosto to poczty połączonej z daną domeną. Przedstawimy to poniżej na przykładzie poczty e-mail w Webmailu Roundcube.
Do Webmaila możesz przejść bezpośrednio ze swojego panelu DirectAdmin. Wystarczy jedynie, że rozwiniesz segment „Zarządzanie pocztą E-mail”. Następnie wybierz opcję „Konta E-mail”. Pojawi się spis wszystkich skrzynek pocztowych, które są dostępne na Twoim serwerze. Naciśnij zielony przycisk znajdujący się obok tej, której zawartość chcesz sprawdzić. System automatycznie Cię do niej przekieruje, bez konieczności podawania danych logowania.
Alternatywnym sposobem zalogowania się do Webmaila jest otworzenie w przeglądarce strony logowania dostępnej na stronie WWW danego hostingu lub wysłanej mailem po założeniu konta. Musisz podać tam:
- login – najczęściej jest nim adres e-mail skrzynki, na którą chcesz wejść,
- hasło – znajdziesz je w swoim panelu użytkownika u hostingodawcy, o ile nie zostało zmienione.
Sposoby logowania zależne są od dostawców usługi. Często powiązane są też z jego dodatkowymi rozwiązaniami. Zauważalne jest to szczególnie w przypadku darmowego Webmaila Gmail lub usługi Google Workspace (Gmail z podpiętą własną domeną). Wejście na niego jest równoznaczne z zalogowaniem do Konta Google. W przypadku tego usługodawcy wejdź na stronę Gmail.com. System przekieruje Cię do okna logowania. Tam kolejno podajesz:
- adres e-mail lub numer telefonu,
- hasło,
- przechodzisz podwójne uwierzytelnianie (jeśli opcja ta jest uruchomiona).
Po wypełnieniu wszystkich poleceń system sprawdza Twoje dane. Jeśli będą poprawne, dopuści Cię do skrzynki pocztowej. Wygląda ona bardzo podobnie w przypadku każdego klienta. Możesz natomiast nieznacznie ją personalizować i zarządzać nią z poziomu aplikacji mobilnej.
Najważniejsze funkcje Webmaili
Webmaile znacznie się od siebie różnią funkcjami, które udostępniają użytkownikom. Przybierają różny wygląd i mają rozmaity układ przycisków. Najczęściej natomiast pozwalają na:
- tworzenie nowych e-maili,
- odbieranie i odczytywanie e-maili,
- odpowiadanie na wiadomości,
- usuwanie ich,
- porządkowanie poprzez przydzielanie ich do dodatkowych folderów,
- tworzenie i edytowanie książek adresowych,
- korzystanie z aliasów,
- ustawianie wiadomości na wypadek nieobecności,
- tworzenie filtrów,
- tworzenie stopek (podpisów) e-mail dodawanych do wiadomości.
Zależnie od serwisu, opcje te mogą być nieco bardziej lub mniej rozbudowane. Same Webmaile bywają też zintegrowane z licznymi rozwiązaniami zewnętrznymi, aplikacjami oraz wtyczkami. Dzięki temu pozwalają na lepszą optymalizację pracy i zarządzanie zadaniami do wykonania. Pamiętaj również, że możesz je dodatkowo skonfigurować z klientami pocztowymi. Dzięki temu ich obsługa jest jeszcze wygodniejsza.
Wygląd webmaila RoundCube na jednym z hostingów:
Wygląd webmaila Horde na jednym z hostingów:
Funkcje dodatkowe Webmail
Twórcy Webmaili prześcigają się we wprowadzaniu nowych opcji do swoich serwisów. Coraz częściej dysponują one niezwykle zróżnicowanymi funkcjami dodatkowymi. Wszystkie natomiast tworzone są po to, by dało się je łatwo dostosować do własnych potrzeb. Doskonałym przykładem może być tu Gmail połączony z Kontem Google. Zakładając w nim swój adres e-mail, jednocześnie zyskujesz dostęp do rozmaitych narzędzi. Z Gmailem integrować oraz bezpośrednio obsługiwać możesz np.:
- Kalendarz,
- notatki Keep,
- Listę zadań,
- szereg innych dodatków dostępnych w Google Wordspace Marketplace.
Wiele Webmaili pozwala także na oznaczanie wiadomości, np. za pomocą kolorów lub flag. W ten sposób zachowasz porządek w korespondencji. Na pierwszy rzut oka zobaczysz, które maile są dla Ciebie szczególnie istotne. Posegregować je dodatkowo możesz przy użyciu folderów.
Wcześniej ponadto wspominaliśmy o aliasach. To dodatkowe adresy prowadzące do jednej skrzynki. Przy użyciu ich oraz przekierowań pogrupujesz otrzymywaną korespondencję, np. według tematu rozmowy.
Zalety i wady Webmail
Zalety Webmaila:
- prosty w obsłudze,
- darmowy,
- możliwość wysyłania załączników,
- możliwość zachowania anonimowości,
- przejrzysty interfejs,
- często darmowe lub w cenie hostingu,
- dostępne na różnych urządzeniach,
- można skonfigurować je z klientami pocztowymi,
- możliwe do obsługi na każdym urządzeniu z internetem,
- możliwe do obsługi z poziomu większości używanych przeglądarek,
- wszystkie wiadomości przechowywane są w chmurze, więc nie wpłynie na nie uszkodzenie komputera czy telefonu,
- może korzystać z nich wiele osób w jednym momencie przy odpowiedniej konfiguracji,
- są wyposażone w odpowiednie zabezpieczenia antyspamowe (np. czarne listy RBL blokujące spamerów) i antywirusowe,
- udostępniają wiele miejsca na serwerze pocztowym,
- możliwość konfiguracji z programami i aplikacjami zewnętrznymi.
Wady Webmaila:
- poczta dostępna online (przez przeglądarkę) zwiększa ryzyko włamania,
- brak prądu lub połączenia z siecią uniemożliwia pracę,
- filtry antyspamowe i antywirusowe nie zawsze są niezawodne.
Czy warto korzystać z Webmail?
Webmaile to rozwiązania niezwykle różnorodne. Na rynku jest ich naprawdę wiele, a dodatkowo zsynchronizujesz je bez większego problemu z klientami pocztowymi. To sprawia, że praktycznie każdy znajdzie wśród nich rozwiązanie dla siebie. Umożliwiają dostęp do skrzynki pocztowej z każdego urządzenia. Sprawdzisz e-maile w dowolnym miejscu i czasie. To ogromna swoboda, którą warto docenić.
Stosowane są zarówno przez użytkowników prywatnych, jak i biznesowych. Działają na komputerach, laptopach, tabletach i smartfonach. Nie wymagają skomplikowanej konfiguracji. Dodatkowo często integrować je można z zewnętrznymi aplikacjami od tej samej firmy. To sprawia, że uznawane są za jedne z wygodniejszych rozwiązań, pozwalających na obsługę korespondencji.
Oczywiście, Webmaile nie są pozbawione wad. Możesz trafić na rozwiązania niedopracowane i o bardzo surowej formie. Nie brak też takich, których obsługa jest nieintuicyjna i wydają się niedopracowane. Najpopularniejsze i sprawdzone opcje od zaufanych firm jednak na pewno Cię nie zawiodą. Łatwo dostosujesz je do swoich potrzeb. Sprawdzą się przy wykonywaniu codziennych zadań domowych. Nie zawiodą natomiast też osób wykorzystujących je w celach zawodowych, takich jak np. prowadzenie serwisu internetowego.