PORADNIKI

6 min. czytania

Co to jest catch-all? Dlaczego warto go ustawi─ç?

E-mail

Fot. MM / Freepik

Co to jest funkcja catch-all na serwerze i w skrzynce pocztowej? Jak dzia┼éa? Jak j─ů ustawi─ç? Czy i kiedy warto?

Spis tre┼Ťci
E-mail

Intuicyjna obs┼éuga skrzynki mailowej korzystnie przek┼éada si─Ö na nasz─ů codzienn─ů efektywno┼Ť─ç pracy w biurze. Posiadaj─ůc w┼éasn─ů domen─Ö i liczne adresy mailowe na niej postawione, zwi─Ökszamy ryzyko utracenia maili z wygas┼éych adres├│w lub takich, w kt├│rych kto┼Ť zrobi┼é liter├│wk─Ö. Odpowiedzi─ů na te problemy mo┼╝e by─ç ustawienie adresu catch-all. Czym jest, do czego s┼éu┼╝y i dlaczego warto go ustawi─ç? Sprawd┼║my!

Co to jest catch-all?

Catch-all to funkcja serwera pocztowego pozwalaj─ůca na przechwycenie wszystkich wiadomo┼Ťci e-mail wysy┼éanych na nieistniej─ůcy adresy w ramach domeny i przekierowanie ich na wybran─ů skrzynk─Ö e-mail.

Serwer poczty elektronicznej catch-all to dedykowana funkcja, kt├│r─ů mo┼╝emy ustawi─ç na skrzynkach mailowych obs┼éugiwanych w ramach jednej domeny. Zadaniem tej funkcji jest zbieranie wszystkich maili, kt├│re wysy┼éane s─ů na nasz─ů domen─Ö, jednak docelowo mia┼éy trafi─ç na wygas┼ée adresy lub w ich tre┼Ťci nadawca zrobi┼é liter├│wk─Ö. 

Wygas┼ée adresy mog─ů by─ç zwi─ůzane z rotacj─ů pracownik├│w w ramach jednej organizacji, a liter├│wki to efekt po┼Ťpiechu i braku skupienia nadawc├│w. W konsekwencji takich dzia┼éa┼ä mo┼╝e doj┼Ť─ç do sytuacji, gdy wa┼╝ny mail nigdy do nas nie dojdzie, co b─Ödzie mia┼éo wp┼éyw na efektywno┼Ť─ç prowadzonego biznesu lub jeden z kluczowych projekt├│w. Wykorzystanie funkcji adresu catch-all to minimalizowanie takiego ryzyka. 

Przeczytaj też: Jaki hosting pod pocztę? E-mail we własnej domenie

Jak działa funkcja catch-all?

Przyjmijmy, ┼╝e w ramach jednej domeny mamy kilka adres├│w mailowych. W┼Ťr├│d nich znajduj─ů si─Ö tak┼╝e imienne adresy pracownik├│w organizacji. Funkcja catch-all sprawia, ┼╝e jeste┼Ťmy w stanie ustawi─ç przekierowanie z du┼╝ej liczby adres├│w poczty elektronicznej powi─ůzanych z dan─ů domen─ů, kt├│re docelowo b─Öd─ů trafia┼éy na nasz─ů skrzynk─Ö lub wybran─ů przez nas skrzynk─Ö zbiorcz─ů. To wygodne rozwi─ůzanie, kt├│re sprawdza si─Ö w wielu sytuacjach. 

W jakich sytuacjach catch-all si─Ö przydaje?

Narz─Ödzie catch-all przydaje si─Ö w kilku okre┼Ťlonych przypadkach. Do g┼é├│wnych wskaza┼ä do zastosowania tej funkcji zaliczaj─ů si─Ö:

  • rotacja pracownik├│w w firmie;
  • minimalizowanie ryzyka nieotrzymania wiadomo┼Ťci z powodu liter├│wek w adresie;
  • zbieranie zbiorcze maili z wielu adres├│w w domenie, r├│wnie┼╝ tych nieistniej─ůcych. 

Rotacja pracownik├│w w firmie

Obecnie rotacja na rynku pracy jest stosunkowo wysoka, dlatego mo┼╝e doj┼Ť─ç do sytuacji, ze potencjalny klient lub klient powracaj─ůcy wy┼Ťle wiadomo┼Ť─ç na adres imienny osoby, kt├│ra ju┼╝ z nami nie pracuje. Adres ten b─Ödzie wygas┼éy i je┼╝eli nie wdro┼╝ymy funkcji catch-all, to z du┼╝ym prawdopodobie┼ästwem tego maila nigdy nie otrzymamy.

O ile niekt├│rzy klienci lub partnerzy biznesowi zdecyduj─ů si─Ö na ponowienie maila na adres og├│lny, o tyle wielu innych mo┼╝e po prostu zrezygnowa─ç z kontaktu z nasz─ů organizacj─ů. Wdro┼╝enie catch-all sprawi, ┼╝e ┼╝aden mail nam nie umknie i w pe┼éni wykorzystamy nadarzaj─ůcy si─Ö potencja┼é biznesowy. Jest to o tyle wa┼╝ne, ┼╝e wiele z tych wiadomo┼Ťci mo┼╝e dotyczy─ç tak┼╝e kwestii rozlicze┼ä lub spraw administracyjnych. Przekierowanie mo┼╝na ustawi─ç tak┼╝e z nieistniej─ůcych adres├│w e-mail. 

Liter├│wki w adresie e-mail

Warto zastanowi─ç si─Ö nad tym, na jakiej zasadzie dzia┼éa funkcja catch-all email wtedy, gdy nadawca wpisze b┼é─Ödny adres odbiorcy. Funkcja b─Ödzie skuteczna wtedy, gdy ewentualna liter├│wka nast─ůpi┼éa w adresie przed znakiem @ oraz domen─ů. W przypadku pope┼énienia b┼é─Ödu w domenie, narz─Ödzie nie b─Ödzie w stanie prawid┼éowo wychwyci─ç danej wiadomo┼Ťci i przypisa─ç jej do danej skrzynki mailowej. Do takich sytuacji dochodzi m.in. wtedy, gdy adres e-mail dyktowany jest przez telefon lub przekazywany przez inne osoby. 

W takich sytuacjach mail do Ciebie dojdzie:

buiro@twojadomena.pl zamiast biuro@twojadomena.pl

Analogicznie mail nie dojdzie wtedy, gdy nadawca wpisze:

biuro@twojedomena.pl zamiast biuro@twojadomena.pl

Po wdro┼╝eniu funkcji catch-all liter├│wka w wyrazie biuro nie wp┼éynie na brak dostarczenia do odbiorcy. Dzi─Öki temu nie umknie nam ┼╝aden mail i odpowiemy na wszystkie istotne wiadomo┼Ťci. Je┼╝eli jednak liter├│wka pojawi si─Ö w domenie, to mail nie dojdzie do odbiorcy, mimo ┼╝e wdro┼╝ymy catch-all.  

Catch-all jako przekierowanie do wszystkich adres├│w bez konieczno┼Ťci ich tworzenia

Funkcja catch-all daje jeszcze jedn─ů ciekaw─ů mo┼╝liwo┼Ť─ç w┼éa┼Ťcicielom domeny. Dzi─Öki niej nie ma konieczno┼Ťci tworzenia adres├│w mailowych pod konkretne dzia┼éy ma┼éej firmy. Wystarczy ustawi─ç catch-all na przekierowanie z nieistniej─ůcych adres├│w, kt├│re cz─Östo rozpoczynaj─ů si─Ö na takie s┼éowa jak: biuro, sprzeda┼╝, marketing, cc, wsparcie, pomoc itp. Ustawienie przekierowania sprawi, ┼╝e maile wysy┼éane na te nieistniej─ůce adresy i tak dotr─ů do adresata. To wygodne rozwi─ůzanie, kt├│re u┼éatwi administrowanie skrzynk─ů odbiorcz─ů w ma┼éej organizacji. Ten model nie b─Ödzie mia┼é wi─Ökszego sensu w przypadku wi─Ökszych i rozbudowanych organizacji. 

Wdro┼╝enie catch-all ÔÇô jak to wygl─ůda?

Wiemy ju┼╝, na jakiej zasadzie dzia┼éa funkcja catch-all. Pora zastanowi─ç si─Ö nad tym, jak j─ů wdro┼╝y─ç w praktyce. Procedura mo┼╝e si─Ö nieznacznie r├│┼╝ni─ç od tego, na jakim serwerze mamy postawion─ů skrzynk─Ö pocztow─ů wraz z domen─ů. 

cPanel

Ustawienie funkcji catch-all w panelu administratora cPanel jest bardzo intuicyjne. Nale┼╝y post─Öpowa─ç zgodnie z nast─Öpuj─ůc─ů sekwencj─ů krok├│w:

  1. Zaloguj si─Ö do swojego panelu administratora cPanel;
  2. Przejd┼║ do sekcji E-mail;
  3. Wybierz opcj─Ö: Domy┼Ťlny adres e-mail;
  4. Przejd┼║ to sekcji: Wysy┼éaj wszystkie nietrasowane wiadomo┼Ťci e-mail kierowane do nast─Öpuj─ůcej domeny i ustaw interesuj─ůca Ci─Ö domen─Ö, dla kt├│rej ma zosta─ç skonfigurowana funkcja catch-all (na tym etapie mo┼╝esz wybra─ç r├│┼╝ne ustawienia, w zale┼╝no┼Ťci od indywidualnych preferencji);
  5. W sekcji Opcje zaawansowane mo┼╝esz wybra─ç dodatkowe ustawienia;
  6. Potwierdzenie zmian następuje po kliknięciu w opcję: Zmień, aby zapisać ustawienia catch-all dla wybranej domeny w cPanel

Je┼╝eli przekierowanie nie dzia┼éa, przejd┼║ przez ca┼éy proces ponownie. 

Direct Admin

Bardzo podobnie wygl─ůda wdro┼╝enie funkcji catch-all w Direct Admin. W tym wypadku wystarczy zastosowa─ç si─Ö do nast─Öpuj─ůcych krok├│w:

  1. Zaloguj si─Ö do panelu administratora w Direct Admin;
  2. Przejd┼║ do sekcji: Catch All E-mail;
  3. Skonfiguruj ustawienia przekierowania (na tym etapie wybierz domen─Ö oraz adres, na kt├│ry maj─ů wpada─ç wiadomo┼Ťci);
  4. Zapisz zmiany za pomoc─ů przycisku Save.

Je┼╝eli przekierowanie nie dzia┼éa, przejd┼║ przez ca┼éy proces ponownie. 

Jak sprawdzi─ç poprawno┼Ť─ç wdro┼╝enia funkcji catch-all?

Po przej┼Ťciu przez ca┼éy proces warto wys┼éa─ç wiadomo┼Ťci weryfikacyjne, w celu potwierdzenia prawid┼éowego funkcjonowania przekierowania. Je┼╝eli wiadomo┼Ť─ç z innego adresu zostanie przekierowana na docelowy, to znaczy, ┼╝e poprawnie wszystko ustawili┼Ťmy. W przypadku gdy wiadomo┼Ť─ç nie dotrze, warto j─ů ponowi─ç. Gdy sytuacja si─Ö powt├│rzy, rekomenduje si─Ö ponowne przej┼Ťcie przez ca┼éy proces. 

Nie mam dost─Öpu do panelu hostingowego ÔÇô co wtedy?

S─ů sytuacje, w kt├│rych administratorzy strony nie maj─ů dost─Öpu do panelu hostingowego na danym serwerze. W takiej sytuacji nic straconego. Podstawowym krokiem jest bezpo┼Ťredni kontakt do firmy obs┼éuguj─ůcej serwer oraz poproszenie jej o ustawienie danego przekierowania z funkcj─ů catch-all. 

Dodatkowe mo┼╝liwo┼Ťci funkcji catch-all

Narz─Ödzie catch-all posiada szereg dodatkowych funkcjonalno┼Ťci, z kt├│rych mog─ů skorzysta─ç u┼╝ytkownicy. Ich ustawienie jest kwesti─ů indywidualn─ů i zale┼╝y od realnych potrzeb w┼éa┼Ťciciela domeny i u┼╝ytkownik├│w adres├│w mailowych. Przyk┼éadowe funkcjonalno┼Ťci to:

  • ignorowanie wiadomo┼Ťci;
  • zwrot wiadomo┼Ťci.

Pierwsza sprawia, ┼╝e wiadomo┼Ťci otrzymywane na b┼é─Ödne lub nieaktywne adresy b─Öd─ů ignorowane. Druga funkcjonalno┼Ť─ç pozwala na ustawienie dedykowanej wiadomo┼Ťci zwrotnej do nadawc├│w, gdzie mo┼╝na poda─ç informacje m.in. o w┼éa┼Ťciwym adresie e-mail oraz o rozwi─ůzaniu stosunku pracy z danym wsp├│┼épracownikiem. 

Plusy przewy┼╝szaj─ů ewentualne minusy 

Oczywi┼Ťcie ustawienie adresu catch-all ma swoje plusy i minusy. W┼Ťr├│d plus├│w znajduje si─Ö przede wszystkim otrzymanie wi─Ökszej ilo┼Ťci kluczowych maili oraz dost─Öp do wiadomo┼Ťci nadsy┼éanych do by┼éych pracownik├│w firmy. Funkcja nazywana jest cz─Östo te┼╝ serwerem ÔÇ×akceptuj wszystkoÔÇŁ, poniewa┼╝ jej ustawienie sprawia, ┼╝e na docelowy adres e-mail wpadaj─ů praktycznie wszystkie wiadomo┼Ťci. Konsekwencj─ů takiej modyfikacji mo┼╝e by─ç wi─Öksza liczba spamu, kt├│ry b─Ödzie wpada┼é na podany adres e-mail. Mimo wszystko w takiej sytuacji ewentualne korzy┼Ťci znacznie przeyw┼╝szaj─ů minusy, dlatego warto zdecydowa─ç si─Ö na to rozwi─ůzanie i ustawi─ç adres catch-all. 

Plusy Minusy
przechwytywanie maili z nieistniej─ůcych skrzynek nara┼╝enie si─Ö na wi─Öksz─ů ilo┼Ť─ç SPAM-u
przechwytywanie maili z nieaktywnych adres├│w 
przechwytywanie maili z błędnie wpisanych adresów przez nadawcę
minimalizowanie ryzyka przegapienia wa┼╝nej wiadomo┼Ťci