Mailer Daemon – co to jest, jak odczytać i zrozumieć?

Co to jest Mailer Daemon? Jak odczytać i zrozumieć wiadomości zwrotne e-mail typu failure notice? Lista powodów wiadomości zwrotnych.

Jedyną informację zwrotną na Twojego maila stanowi Mailer Daemon? Uważnie przyjrzyj się treści otrzymanej wiadomości. Może skrywać się w niej konkretne rozwiązanie problemu. Musisz jedynie wiedzieć, co dokładnie oznacza przysłany do Ciebie komunikat.

Mailer Daemon z pewnością nie jest obcy osobom, które wysyłają wiele maili. Niestety natomiast nie kojarzy się on z niczym dobrym. Często wskazuje, że serwer pocztowy lub mail odbiorcy mają problem z otrzymaniem Twojej wiadomości. Konsekwencją takiej sytuacji jest to, że otrzymujesz tzw. zwrotkę. Pozostaje Ci więc jedynie teraz rozpoczęcie poszukiwań źródła błędu.

Nadawca wiadomości, który otrzyma Mailer Daemona, powinien podjąć odpowiednie działania. Słowa kluczowe w komunikacie mogą wskazać Ci, co jest przyczyną problemu. Jak jednak rozpoznać ten specyficzny komunikat i co on zawiera? Poniżej szczegółowo opisaliśmy jego działanie i sposoby radzenia sobie z nim. Dzięki temu Twoja poczta szybko dotrze do adresata, a jeśli nie – będziesz wiedzieć, dlaczego tak się stało.

Mailer Deamon – co to jest?

Mailer Daemon jest informacją zwrotną, którą nadawca może otrzymać po wysłaniu maila, która wysyłana jest, gdy poczta e-mail nie mogła zostać dostarczona do odbiorcy. Najczęściej jest ona w języku angielskim, ale od tej reguły zdarzają się wyjątki. Wpływ na to bowiem ma serwer pocztowy adresata. Jego administrator może nawet samodzielnie edytować treść tego typu komunikatów. To sprawia, że przyjmują one najróżniejsze formy. Często różnią się od siebie treścią, zwykle jednak stosunkowo łatwo je rozpoznać.

Dlaczego wysyłany jest komunikat Mailer Daemon?

Potencjalnych przyczyn takiego stanu rzeczy jest bardzo wiele. Problemy leżeć mogą zarówno po stronie odbiorcy, jak i adresata. Dotyczy to czasem kwestii technicznych, ale wynikać też może ze zwykłych błędów użytkownika.

Gdy wysyłanie zostało zablokowane z konkretnego powodu, otrzymasz raport Mailer Daemon. Zawierał on będzie szczegóły problemu. Najczęściej jego uważna analiza wystarczy, aby odkryć, dlaczego skrzynka pocztowa może działać niepoprawnie.

Po czym poznać wiadomość Mailer Daemon?

Mailer Daemon to komunikat przychodzący pocztą e-mail. Widzisz go w swojej skrzynce na serwerze dokładnie tak, jak każdą inną przesyłkę. Może pochwalić się natomiast kilkoma cechami charakterystycznymi. Na tle zwyczajnych maili wyróżnia go przede wszystkim zwykle to, że jest w innym języku.

Kolejna cecha to nadawca. Adres nadawcy takiego komunikatu najczęściej zawiera frazę „Mailer Daemon” lub „Mail Delivery Subsystem„. Zwróć także uwagę na temat maila. Zwykle już w nim widać, że nie jest to zwyczajna wiadomość. Zapewne zobaczysz tam charakterystyczne hasła, takie jak np.:

• Mailer-Deamon,
• Mailer Daemon,
• Delivery failure,
• Not Delvered,
• Unable do deliver,
• i podobne.

Ostatnia wskazówka to sama treść komunikatu. Czasem przypomina ona nieco SPAM lub wiadomość systemową. Przez to bywa ignorowana lub od razu wyrzucana przez użytkowników. Lepiej jednak najpierw ją przeczytać, bo zawiera wiele interesujących informacji. Skupia się tylko na warstwie tekstowej. Zawiera takie komunikaty, jak np.:

• DKIM domain mismatch – found in DKIMCache, but no DKIM – Signature found in mail header,
• Remote host said: SPF Error,
• No Such User Here,
• User unknown in virtual mailbox table,
• maildir over quota,
• sorry i couldn’t find any host named.

Co się dzieje, gdy komunikat Mailer Daemon nie przyjdzie?

Bark komunikatu Mailer Daemon najczęściej jest dobrą wiadomością. Jeśli go nie dostaniesz, to możesz założyć, że Twój odbiorca otrzymał wysłany przez Ciebie mail. Powinien on znaleźć się wtedy:

• w katalogu „Wysłane” (lub podobnym) u nadawcy,
• w katalogu „Odebrane” (lub podobnym) u odbiorcy.

Co jednak zrobić, gdy potencjalny adresat twierdzi, że nie otrzymał wiadomości? Najpierw sprawdź, czy na pewno nie pomyliły Ci się adresy. Masz pewność, że mail został wysłany prawidłowo? W takim przypadku odbiorca powinien sprawdzić wszystkie foldery w swojej skrzynce pocztowej. Twój serwer nie ma wpływu na to, gdzie trafi wiadomość. Może więc zdarzyć się, że umieszczona zostanie np. w SPAM-ie.

Wiele klientów i programów pocztowych oferuje też opcję „raportów doręczenia” lub podobnych. To przydatna funkcja. Dzięki niej od razu dowiesz się, kiedy Twój e-mail dotrze do odbiorcy. Otrzymasz ponadto wiadomość, jeśli do tego nie dojdzie. Zyskasz w takiej sytuacji sygnał do podjęcia odpowiednich działań.

Jak odczytać komunikat Mailer Daemon? Przykłady komunikatów

Jak wspominaliśmy, Mailer Daemon ma wiele różnego rodzaju komunikatów. Wysyłane są one w rozmaitych sytuacjach. Wywołać je także może wiele błędów. W dodatku ich dokładna treść bywa edytowana przez administratorów serwera odbiorcy. To sprawia, że trudno jest opisać wszystkie ich warianty. Da się natomiast wyróżnić kilka najczęstszych sytuacji, prowadzących do pojawienia się tego typu wiadomości.

Poniżej opisaliśmy je i wyjaśniliśmy, co w ich przypadku jest źródłem problemu. Uwzględniliśmy także potencjalne zwroty, które mogą występować w komunikacie w przypadku danej sytuacji. Pamiętaj jednak natomiast, że są to jedynie przykłady. Ich zawartość więc może nieco różnić się od rzeczywistej sytuacji. Formuły w komunikacie oraz kluczowe frazy natomiast często są do siebie dość podobne. Na ich podstawie może więc udać Ci się znaleźć prawdziwą przyczynę kłopotów.

Nieprawidłowy adres odbiorcy

Nieprawidłowy adres e-mail odbiorcy to jedna z najczęstszych przyczyn niedostarczania wiadomości. Najczęściej komunikat w tej sprawie jest łatwy do rozszyfrowania i czytelny. Jego podstawowa forma to:

Invalid email address

Gdy dostaniesz Mailer Daemona z takim powiadomieniem, sprawdź po prostu wpisany adres. Być może doszło do błędu, literówki czy wpisania znaków w nieodpowiedniej kolejności. Przez to poczta nie została dostarczona pod wskazany adres z powodu jego błędu.

Limit miejsca lub pełna skrzynka odbiorcza

To dwie, często zdarzające się sytuację. W przypadku limitu miejsca w skrzynce odbiorczej komunikat to zwykle:

inbox quota limits

Mailer Deamon wyśle Ci to powiadomienie, gdy osiągnięty został limit miejsca Twojej skrzynki pocztowej. To znak, że dostawa Twojej poczty została wstrzymana ze względu na ustalone ograniczenie.

Drugie zdarzenie jest bardzo podobne, ale dotyczy odbiorcy. W tym przypadku to jego skrzynka jest pełna, przez co wiadomość nie może zostać do niego dostarczona. Wtedy komunikat Mailer Deamon brzmiał będzie:

Inbox full

Adres serwera nadawcy wiadomości jest na RBL

Gdy Twój adres IP znajduje się na tzw. czarnej liście RBL, maile nie będą dostarczane do odbiorców. Właśnie dlatego tak istotne jest dbanie o reputację swojego adresu e-mail. W tym przypadku zwroty Mailer Deamon mogą być bardzo różnorodne. Komunikat brzmieć może np.:

This message has been blocked because ASE reports it as spam.

Nieistniejące konto pocztowe

Jeśli wyślesz wiadomość na konto pocztowe, które nie istnieje, otrzymasz Mailer Deamona. W takim przypadku serwer docelowy mógł też zostać zablokowany. W obu sytuacjach natomiast nie można z niego korzystać. Przykładowy komunikat to:

Recipient address rejected: User unknown in virtual mailbox table

Niedozwolone znaki

W adresach e-mail nie mogą występować różnego rodzaju znaki. Przykładem może być tu choćby cudzysłowie czy apostrofy. Jeśli umieścisz je w pasku adresu, wiadomość nie zostanie prawidłowo dostarczona. Szczególnie uważać na to trzeba podczas kopiowania adresów e-mail. W takim przypadku zwrot wyglądać może np. tak:

failure: Sorry,_I_couldn't_find_any_host_named

Autoryzacja SPF

Wspominaliśmy, że czasem za wystąpienie Mailer Daemona odpowiada konfiguracja serwera pocztowego. Zdarza się, że komunikat występuje, gdy nie ma odpowiedniego wpisu SPF w rekordzie TXT. W takiej sytuacji wiadomość zawierać może dodatkowe informacje.

Często jest to link, pod którym znajduje się zawartość rekordu. Wystarczy, że zmodyfikujesz go w rekordach DNS Twojej domeny. Zwrot ten zwykle jest już nieco dłuższy i może mieć rozmaitą strukturę, np.:

SPF - zobacz strone/
SPF Error: Please see
<link_z_wyjaśnieniem>
Jesli jestes uzytkownikiem <adres_email> sprawdz poprawnosc
autoryzacji SMTP / If you are a <adres_email> user check SMTP configuration:
<link>

Niedostępny adresat

Zdarza się, że serwer docelowy jest tymczasowo niedostępny. Przyczyny takiej sytuacji bywają różnorodne. Może być to awaria lub celowe wstrzymanie działania. Zdarza się też, że nie działa on poprawnie, przez co nie można nawiązań z nim połączenia. W takiej sytuacji komunikat brzmieć może np.:

Connection died. I'm not going to try again; this message has been in the queue too long

Odrzucenie wiadomości z nieznanej przyczyny przez serwer docelowy

Zdarza się, że serwer docelowy nie jest w stanie podać konkretnej przyczyny odrzucenia wiadomości. Może wynikać to z jego uproszczonej konfiguracji lub polityki bezpieczeństwa.

Czasem w takiej sytuacji wskazówka dotycząca rozwiązania problemu ukryta jest pod zewnętrznym linkiem. Alternatywnie, konieczne może być skontaktowanie się z administracją serwera odbiorcy. Komunikaty Mailer Daemon w takich przypadkach mają różnorodne formy, np.:

Verification failed for
<przykladowy-mail>
550 Sender verify failed

albo:

Failed after I sent the message.
Remote host said:
500 Administrative prohibition

Co zrobić, gdy dostaniesz Mailer Daemon?

Otrzymanie na swój adres e-mail komunikatu Mailer Daemon bywa stresujące. Informuje on o wystąpieniu problemu z działaniem serwera, konta czy poczty. Jego obecność natomiast jest dowodem na to, że potencjalny odbiorca nie otrzymał wiadomości. Nie oznacza to jednak, że taka sytuacja ma same wady. Pozwala Ci ona bowiem na odpowiednią reakcję i skuteczne pozbycie się błędu.

W odróżnieniu od niektórych kodów odpowiedzi HTTP, Mailer Daemon zwykle dość szczegółowo opisuje problem. Dzięki niemu możesz ustalić, co było źródłem błędu. W treści wiadomości znajdziesz wszystkie potrzebne informacje. Często nawet jest tam link do stron zawierających instrukcję rozwiązania tej kłopotliwej sytuacji. Wystarczy zatem, że będziesz postępować zgodnie z instrukcją zawartą w komunikacie.

Jak wysyłać wiadomości e-mail na adres odbiorcy, aby uniknąć Mailer Daemona?

Mailer Daemon wskazuje na bardzo różnorodne problemy. Minimalizowanie ryzyka jego występowania możliwe jest zarówno po stronie nadawcy, jak i odbiorcy wiadomości. Oczywiście strony te nie wpłyną na siebie wzajemnie. Mogą natomiast podjąć pewne działania, zwiększające szansę na prawidłowe dostarczenie wiadomości e-mail.

Potencjalny odbiorca może m.in.:

• zadbać o rzetelny adres e-mail – warto korzystać z serwerów pocztowych zaufanych firm, takich jak np. Google i jego Gmail (oferowany też jako Gmail w firmowej domenie). Założenie skrzynki w podejrzanym serwisie skończyć się może wieloma problemami;
• korzystać z filtra SPAM-u – w ten sposób wszystkie niechciane wiadomości zostaną usunięte. Dostęp do tych, których nadawcami są wiarygodni użytkownicy, będzie natomiast łatwiejszy;
• wpisywać zaufanych nadawców na tzw. białą listę – dzięki temu wiadomości od konkretnych, rzetelnych nadawców zawsze trafiać będą prosto do skrzynki odbiorczej. Uchroni to je przed utknięciem np. w SPAM-ie;
• sprawdzać folder SPAM – od czasu do czasu warto sprawdzić, co trafiło do SPAM-u. Nowoczesne filtry rzadko popełniają błędy, ale wyjątki się zdarzają. Warto więc upewnić się, że nie znalazła się tam żadna oczekiwana i ważna wiadomość.

Nadawca wiadomości może m.in.:

• upewnić się, że dobrze wpisał adres e-mail odbiorcy – czasem źródłem problemów jest zwykłe niedopatrzenie. Zawsze upewnij się, że dokładnie pod wpisanym adresem znajduje się skrzynka potencjalnego odbiorcy. Literówki czy niedozwolone znaki mogą sprawić, że wiadomość nie dotrze tam, gdzie powinna;
• upewnić się, że korzysta z odpowiednich zabezpieczeń i protokołów np. SPF, DKIM, DMARC czy BIMI – wielu hostingodawców kieruje się restrykcyjną polityką bezpieczeństwa. Chronią oni swoich użytkowników przed podejrzanymi komunikatami. Wysyłanie maili z niezabezpieczonej skrzynki może skończyć się ich zablokowaniem;
• sprawdzić, czy jego adres e-mail nie znajduje się na liście RBL – adresy znajdujące się na czarnych listach bywają od razu blokowane. Gdy na taką trafisz, Twoje wiadomości nie będą dostarczane do wielu skrzynek posiadających zabezpieczenia przed SPAM-em;
• sprawdzić konfigurację swojego serwera pocztowego – przed wysłaniem wiadomości upewnij się, że Twój serwer pocztowy działa prawidłowo. Warto ponadto sprawdzić, czy hostingodawca nie uprzedzał o żadnych przerwach w działaniu serwera;
• nie korzystać a funkcji PHP mail() – zamiast tego lepszym rozwiązaniem jest zazwyczaj korzystanie z protokołu SMTP np. za pomocą PHPMailer,
• zoptymalizować treść maila – warto zredagować wiadomość w taki sposób, aby nie została uznana za SPAM. Wskazane jest unikanie typowych dla komunikatów masowych słów, takich jak np. „kup teraz”, „okazja”, „kliknij tutaj” itp. Sama treść również powinna być rzeczowa i konkretna;
• aktualizować listy e-mail – warto regularnie usuwać nieprawidłowe i nieaktywne adresy e-mail. Dzięki temu zmniejszy się także liczba tzw. zwrotek.