E-mail firmowy: gdzie założyć pocztę dla firm? 7 propozycji

E-mail firmowy bez reklam i ukrytych opłat. Ranking TOP 7 najlepszych rozwiązań do poczty dla firmy i porady dotyczące wyboru skrzynek e-mail.

Z jakiego serwisu skorzystać, zakładając firmowy adres e-mail? Poznaj TOP 7 propozycji dostępnych w internecie. Dzięki nim zyskasz dostęp do przydatnych funkcji i profesjonalnego wyglądu wysyłanych wiadomości.

Firmowy adres e-mail dodaje korespondencji wiarygodności i profesjonalizmu. Wysyłanie wiadomości staje się wygodniejsze, gdy odbywa się przy pomocy intuicyjnego narzędzia. Część osób decyduje się w tym przypadku na skorzystanie z przeznaczonego do tego celu hostingu. Często łączy się to ze stworzeniem strony WWW we własnej domenie, spójnej z adresem skrzynki e-mail, choć nie jest to regułą.

Na rynku jest bardzo wielu hostingodawców zapewniających dostęp do indywidualnego, firmowego adresu e-mail. Nie brak również rozwiązań alternatywnych, pozwalających stworzyć konto pocztowe, ale bez innych funkcji charakterystycznych dla hostingów. W tym artykule znajdziesz TOP 7 narzędzi do profesjonalnej obsługi poczty, o różnych sposobach działania. Poznasz też wszystkie aspekty, na które warto zwrócić szczególną uwagę, wybierając najlepsze serwisy. Dzięki temu skorzystasz z tego, którego możliwości Cię nie rozczarują.

Firmowy adres e-mail – dlaczego się opłaca?

Profesjonalny adres firmowy e-mail przede wszystkim ma za zadanie nadać Twojej marce wiarygodności. Mowa tu o końcówce występującej po znaku „@”. Ogólnodostępne warianty, takie jak np. rozszerzenie poczty Gmail (@gmail.com) czy innych serwisów polskich i zagranicznych (np. @wp.pl), nie wyglądają zbyt dobrze. Są wprawdzie w pełni funkcjonalne, ale założyć je może każdy. To daje pole do nadużyć, bo nieuczciwa osoba może choćby spróbować podszyć się pod daną markę (np. marka@gmail.com).

Firmowy adres e-mail ma końcówkę charakterystyczną dla danej marki (np. @nazwa-marki.pl). Wymaga to poniesienia pewnych kosztów i zaangażowania. W ten sposób zatem zmniejsza się zagrożenie, że z danego adresu korzysta osoba niepowołana. Co za tym idzie, wiadomości wysłane z takich adresów są lepiej odbierane przez użytkowników. Postrzegane są jako rzetelne, wiarygodne i godne zaufania.

Często ponadto firmowy adres e-mail jest spójny z domeną internetową strony WWW przedsiębiorstwa. To kolejny atut zapewniający profesjonalny wizerunek, który jest spójny i jasny dla klientów. To szczególnie ważne w dobie bardzo powszechnego, złośliwego oprogramowania i częstych oszustw czy wyłudzeń danych przez internet. Ponadto umacnia to pozycję marki w pamięci odbiorców i utrwala nazwę brandu.

Jak założyć pocztę firmową?

Pocztę firmową i indywidualny adres firmowy skrzynki pocztowej możesz pozyskać na wiele sposobów. Wśród najwygodniejszych i najpopularniejszych wymienić można dwa rozwiązania, na których skupiłem się w tym rankingu:

• indywidualny hosting – w internecie znajdziesz dziesiątki firm oferujących usługi hostingowe najróżniejszego typu. We wszystkich (na różnych zasadach) otrzymasz określoną ilość miejsca na serwerze. W jego ramach możesz dysponować własną domeną, zbudować stronę internetową oraz utworzyć profesjonalne konto e-mail. Skrzynka może działać nawet bez witryny, jeśli masz taką potrzebę. Niektóre hostingi umożliwiają ponadto tworzenie sklepów internetowych oraz zarządzanie wieloma działalnościami z jednego miejsca. Obsługa skrzynki odbiorczej, nadawczej i innych realizowana jest zwykle przez Webmaila. Atutem tego rozwiązania jest bez wątpienia dość duża swoboda. Masz możliwość dopasowania działania wszystkich aspektów narzędzia do indywidualnych potrzeb swojej organizacji;
• serwis internetowy umożliwiający tworzenie firmowych skrzynek pocztowych – są to witryny skupione ściśle na możliwościach poczty elektronicznej. W ramach usługi oferowanej użytkownikom zapewniają dostęp do profesjonalnego konta e-mail o pełnej funkcjonalności. Udostępniają często gotowe aplikacje biznesowe, zapewniają możliwość korzystania z własnej domeny i nie wymagają posiadania strony WWW. Zależnie od wybranej opcji oferują pewną ilość przestrzeni, z której możesz korzystać na określonych zasadach. Możliwości tego typu rozwiązań są jednak mniej rozbudowane, nie masz bowiem pełnej swobody dysponowania miejscem na serwerze.

Która z wymienionych opcji będzie dla Ciebie lepsza? Wiele zależy od potrzeb Twojego przedsiębiorstwa. Obie wersje oferują profesjonalny adres, który jest w pełni funkcjonalny i łatwy w obsłudze. Nie bez znaczenia jest ponadto oferta konkretnego narzędzia, przy którego pomocy będziesz z nich korzystać. Poniżej znajdziesz siedem opcji, z pomocą których obsłużysz firmową pocztę e-mail w najlepszym wydaniu.

Firmowe konto poczty elektronicznej – TOP 7 propozycji

Poniżej znajdziesz siedem propozycji serwisów doskonale sprawdzających się w przypadku poczty firmowej. Pozwalają na znacznie więcej niż tylko wysyłanie i odbieranie wiadomości. Zapewnią Ci profesjonalny adres, wygodny dostęp do skrzynki e-mail i wiele usług dodatkowych w ramach poczty. Tworząc to zestawienie, pod uwagę wziąłem zarówno ich możliwości, jak i ceny, dzięki czemu łatwiej będzie Ci znaleźć wśród nich narzędzie dla siebie.

1. Dhosting

Dhosting jest jedną z lubianych polskich firm hostingowych. Ma w swojej ofercie bardzo zróżnicowane usługi oraz produkty internetowe. Coś dla siebie znajdzie tam zarówno osoba prywatna, jak i przedsiębiorca. Jeśli potrzebujesz poczty e-mail we własnej domenie, nie czeka Cię rozczarowanie.

Cechy charakterystyczne oferty serwisu Dhosting to m.in.:

• 6 miesięcy backupu poczty,
• backup co 24 godziny,
• rozproszone skrzynki pocztowe otrzymują losowy adres IP zapewniający wysoką dostarczalność,
• rozwiązania antyspamowe,
• brak limitów:
  • liczby skrzynek pocztowych w ramach jednego konta,
  • wielkości pojedynczej wiadomości e-mail,
  • utrzymywanej liczby domen,
• responsywny Webmail,
• dostęp do logów pocztowych,
• wsparcie techniczne dostępne 24 godziny na dobę.

Dodatkowym atutem Dhostingu jest to, że zapewnia możliwość przeprowadzenia rozmowy telefonicznej z ekspertem ds. poczty biznesowej. Możliwe jest to jeszcze przed podjęciem ostatecznej decyzji i opłaceniem zamówienia. To przydatne rozwiązanie, które może Ci pomóc w ocenie własnych potrzeb i rozwiązań, które będą przydatne dla Twojej firmy.

Ile kosztuje Dhosting?

Bezpieczna poczta w Dhostingu jest dostępna w ramach trzech pakietów. Różnią się one zarówno ceną, jak i specyfikacją oraz dostępnymi funkcjami. Do Twojej dyspozycji są plany:

• Business Premium – kosztuje 350 zł przez pierwszy rok. Możesz wypróbować go za darmo. Sprawdzi się w przypadku mniejszych i średnich firm. Gwarantuje ochronę odpowiednią zarówno dla przedsiębiorstw, jak i instytucji państwowych. W jego ramach możesz liczyć na:
  • powierzchnię 500 GB (możliwe zwiększenie nawet do 5000 GB za wyższą cenę),
  • nielimitowaną liczbę skrzynek pocztowych,
  • kopie zapasowe wykonywane co 180 dni,
  • bezpłatne logi pocztowe,
  • SLA na poziomie 99,9 proc.,
  • dedykowany adres IP (opcjonalnie),
  • support premium,
  • dostęp do kalendarza,
  • dostęp do listy zadań,
  • dostęp do API;
• Business Professional – kosztuje 2000 zł miesięcznie. To rozwiązanie dla średnich firm, które potrzebują dedykowanego Webmaila. Oferuje wszystko to, co pakiet Business Premium, a dodatkowo:
  • powierzchnię od 4 TB,
  • dedykowany adres IP,
  • support professional,
  • dedykowany Webmail;
• Business Core – jest wyceniany indywidualnie na podstawie potrzeb i możliwości potencjalnego klienta. Jest rozwiązaniem skierowanym do najpotężniejszych i najbardziej wymagających przedsiębiorstw. Wyróżnia go całkowicie indywidualna struktura. Zapewnia wszystko to, co pakiet Business Professional, a dodatkowo:
  • powierzchnię od 6 TB,
  • SLA na poziomie 99,99+ proc.,
  • support core,
  • dedykowaną infrastrukturę,
  • rezydencję prawną PL lub USA.

2. Progreso

Progreso jest serwisem hostingowym, który ma przygotowaną oddzielną ofertę dla osób zainteresowanych założeniem firmowej poczty e-mail. To sprawdzony usługodawca dysponujący serwerami znajdującymi się w Polsce. Cechują go przejrzyste warunki użytkowania i jest dostępny w języku polskim. Wyróżnia go m.in.:

• prosta obsługa realizowana przy pomocy panelu Extranet i Webmaila,
• duża pojemność (nawet do 8 TB),
• brak limitów dla:
  • skrzynek pocztowych,
  • aliasów,
  • przekierowań,
• odpowiednie zabezpieczenia:
  • system antywirusowy,
  • system antyspamowy,
  • przechowywanie kopii zapasowych przez 30 dni,
  • backupy wykonywane co 24 godziny,
• całodobową pomoc techniczną,
• darmowe certyfikaty SSL.

Dodatkowym atutem tego rozwiązania jest fakt, że oferuje ono zarówno usługi dedykowane, jak i darmową migrację. Możesz ponadto skorzystać w jego ramach z hostingu wirtualnego oraz hybrydowego. Jest to zatem świetne miejsce, w którym nie tylko kupisz odpowiadające Ci domeny, ale też zyskasz miejsce na serwerze i je właściwie zagospodarujesz.

Ile kosztuje Progreso?

Progreso jest dostępne w czterech wariantach cenowych. Przed opłaceniem jednego z nich możesz jednak wypróbować jego usługi przy pomocy darmowego okresu testowego. Po jego zakończeniu natomiast konieczne jest przejście na wersję płatną lub zrezygnowanie z korzystania z serwisu.

Cztery pakiety płatne są dostępne w abonamentach: rocznym, półrocznym oraz miesięcznym. Nie różnią się między sobą opłacalnością, bo każda długość „dzierżawy” ma taką samą stawkę miesięczną. Do Twojej dyspozycji pozostaje:

• plan Mail 1 – kosztuje 250 zł miesięcznie, czyli 3000 zł rocznie. Jego pojemność dyskowa to 1 TB (dysk SSD);
• plan Mail 2 – kosztuje 500 zł miesięcznie, czyli 6000 zł rocznie. Jego pojemność dyskowa to 2 TB (dysk SSD);
• plan Mail 4 – kosztuje 1000 zł miesięcznie, czyli 12 tys. zł rocznie. Jego pojemność dyskowa to 4 TB (dysk SSD);
• plan Mail 8 – kosztuje 2000 zł miesięcznie, czyli 24 tys. zł rocznie. Jego pojemność dyskowa to 8 TB (dysk SSD).

Wszystkie pozostałe usługi oferowane klientom w ramach poszczególnych planów są dokładnie takie same. Różnią się wyłącznie ilością otrzymanego miejsca na dysku. Oprócz tego możesz zatem cieszyć się m.in.:

• kopią zapasową kont wykonywaną co 24 godziny i przechowywaną 30 dni,
• wsparciem technicznym działającym 24 godziny dziennie, 7 dni w tygodniu i 365 dni w roku,
• lokalizacją serwerów poczty w Polsce,
• darmowymi certyfikatami Let’s Encrypt,
• niezależnym serwerem pocztowym (pełna separacja od innych użytkowników),
• 1 własnym adresem IP (IPv4),
• nielimitowanymi grupami pocztowymi,
• firmowym adresem poczty e-mail (bez limitu ilości),
• nielimitowanym przekazywaniem poczty firmowej,
• nielimitowanymi autoresponderami,
• ochroną antywirusową,
• ochroną antyspamową,
• dostępem do poczty firmowej z poziomu przeglądarki WWW,
• zarządzaniem mailem firmowym przez panel hostingowy Extranet,
• zgodnością poczty dla firm z RODO.

3. SeoHost

SeoHost to jeden z popularniejszych serwisów hostingowych w naszym kraju. Jest polskojęzyczny, ma przystępną ofertę cenową i dysponuje rozwiązaniami dla użytkowników potrzebujących firmowej poczty e-mail. Nie proponuje co prawda usług skoncentrowanych typowo na skrzynkach elektronicznych, ale możesz je zakładać i nimi zarządzań w ramach dostępu do hostingu. Dodatkowo z jego poziomu zakupisz także domeny.

Korzystaj z nielimitowanej liczby kont poczty i obsługuj je przez Webmaila. Wszystko to w ramach jednego z wielu pakietów hostingowych. Dostępne w ich ramach przestrzenie na serwerach możesz spożytkować zarówno na własną stronę internetową, jak i wyłącznie na pocztę e-mail. Do dyspozycji masz od 2 GB do 500 GB miejsca.

Cechy charakterystyczne tego hostingu to:

• nielimitowane:
  • transfer,
  • liczba baz,
  • liczba kont poczty,
  • liczba domen internetowych,
  • liczba kont FTP,
• bezpłatna konsultacja,
• technologia LiteSpeed,
• kilka rodzajów serwerów i hostingów:
  • NVMe,
  • SEO,
  • Reseller NVMe,
  • VPS,
  • dedykowane,
• bezpłatny certyfikat SSL,
• LITE SPEED web engine + LS Cache,
• system antywirusowy i antyspamowy.

Dodatkowo w SeoHost możesz liczyć na darmową migrację danych. Dotyczy to zarówno strony internetowej, jak i poczty e-mail.

Ile kosztuje SeoHost?

Z usług SeoHost skorzystać na początku za darmo w ramach 14-dniowego okresu testowego. Po jego zakończeniu musisz podjąć decyzję: przejść na jeden z licznych pakietów płatnych lub całkowicie zrezygnować z usługi.

W tym tekście skupiłem się na produkcie „Szybki Hosting WWW SSD NVMe”. Jest to opcja bardzo przystępna z perspektywy osoby zainteresowanej założeniem firmowej poczty e-mail. Do wyboru masz aż 9 wariantów cenowych produktu, różniących się jedynie ilością miejsca dostępnego na serwerze. Zależnie od potrzeb możesz zatem wybrać:

• Hosting SSD NVMe H1 – kosztuje 97 zł rocznie i zapewnia miejsce na serwerze o pojemności 2 GB;
• Hosting SSD NVMe H2 – kosztuje 167 zł rocznie i zapewnia miejsce na serwerze o pojemności 10 GB;
• Hosting SSD NVMe H3 – kosztuje 247 zł rocznie i zapewnia miejsce na serwerze o pojemności 25 GB;
• Hosting SSD NVMe H4 – kosztuje 397 zł rocznie i zapewnia miejsce na serwerze o pojemności 50 GB;
• Hosting SSD NVMe H5 – kosztuje 667 zł rocznie i zapewnia miejsce na serwerze o pojemności 100 GB;
• Hosting SSD NVMe H5+ – kosztuje 867 zł rocznie i zapewnia miejsce na serwerze o pojemności 150 GB;
• Hosting SSD NVMe H6 – kosztuje 1067 zł rocznie i zapewnia miejsce na serwerze o pojemności 200 GB;
• Hosting SSD NVMe H6+ – kosztuje 1367 zł rocznie i zapewnia miejsce na serwerze o pojemności 300 GB;
• Hosting SSD NVMe H7 – kosztuje 1997 zł rocznie i zapewnia miejsce na serwerze o pojemności 500 GB.

Wszystkie one gwarantują dokładnie taki sam zakres usług. Część z nich wymieniłem już wyżej, przy okazji charakteryzowania tego hostingodawcy. Warto wiedzieć natomiast, że po zdecydowaniu się na jedną z dostępnych opcji otrzymasz również m.in.:

• niskie TTFB,
• kopie zapasowe z dostępem do danych,
• dostęp SSH,
• dostępne wersje PHP: 8,3, 8.2, 8.1, 8.0, 7.4, 7.3, 7.2 aż do 5.4,
• konsolidację wszystkich usług u jednego operatora,
• dostęp do autorskiego panelu użytkownika,
• i wiele więcej.

4. Zoho Mail

Zoho Mail jest serwisem anglojęzycznym, który jednak jest bardzo intuicyjny w obsłudze. Dodatkowo stał się dość popularny wśród polskich użytkowników ze względu na atrakcyjny stosunek ceny do jakości. Jest to usługa pocztowa, stworzona przez producenta, który w swojej ofercie ma kompleksowy wachlarz usług dla przedsiębiorców internetowych.

Wśród jej cech charakterystycznych warto wymienić m.in.:

• szyfrowaną i odpowiednio zabezpieczoną platformę,
• SLA na poziomie 99,9 proc.,
• szyfrowanie wiadomości S/MIME,
• dostęp do indywidualnej, własnej domeny,
• autorski i intuicyjny panel sterowania,
• zbieranie elektronicznych danych,
• elastyczne zasady tworzenia backupów,
• intuicyjna aplikacja mobilna,
• elastyczność obsługi skrzynki odbiorczej (komentarze, udostępnianie plików i oznaczanie uczestników rozmowy z poziomu skrzynki odbiorczej),
• narzędzia do migracji POP/IMAP,
• biznesowa poczta e-mail z CRM,
• brak reklam,
• i wiele innych.

Dodatkowo Zoho Mail udostępnia zaawansowane rozwiązanie poczty e-mail, które jest skierowane dla większych przedsiębiorstw. Mowa o narzędziu pozwalającym na personalizację usług zgodnie z potrzebami organizacji. W jego ramach możesz liczyć np. na:

• zwiększone rozmiary załączników,
• dłuższe przechowywanie wiadomości e-mail,
• rezerwację zasobów,
• indywidualny branding.

Ile kosztuje Zoho Mail?

Zoho Mail jest dostępny w trzech wersjach cenowych, które są wyjątkowo przystępne dla portfela. Ze względu na międzynarodowy charakter platformy stawki są dostępne jednak w euro oraz dolarach. Do Twojej dyspozycji pozostaje również 15-dniowy okres próbny.

W Zoho Mail możesz skorzystać z trzech planów:

• Mail Lite – kosztuje 0,90 euro na użytkownika miesięcznie w rozliczeniu rocznym. Możesz w jego ramach skorzystać z 5 GB lub 10 GB miejsca. Zapewnia:
  • hosting poczty dla wielu domen,
  • aliasy domeny,
  • routing poczty e-mail,
  • poczta i foldery możliwe do udostępnienia,
  • dostęp w trybie offline,
  • wiadomości SecurePass,
  • przypomnienia wiadomości e-mail,
  • eWidget i przestrzeń dla programistów,
  • zadania, notatki i zakładki,
  • dostęp w kliencie poczty do IMAP/POP,
  • załączniki do 250 MB,
  • Exchange Activesync (dane synchronizowane z urządzeniami z systemami iOS, Android i Windows),
  • aplikacja mobilna;
• Mail Premium – kosztuje 3,60 euro na użytkownika miesięcznie w rozliczeniu rocznym. Gwarantuje dostęp do 50 GB miejsca na pocztę oraz 50 GB na inne materiały. Oferuje wszystko to, co plan Mail Lite, a dodatkowo też:
  • załączniki do 1 GB,
  • dane elektroniczne zbierane i przechowywane w chmurze,
  • tworzenie kopii zapasowych i przywracanie e-maili,
  • możliwość własnego brandingu,
  • S-MIME;
• Workplace – kosztuje 2,70 euro na użytkownika miesięcznie w rozliczeniu rocznym. Oferuje kompletny pakiet komunikacyjny obejmujący pocztę biznesową oraz aplikacje biurowe dostępne online. W jego ramach możesz liczyć na:
  • menadżer plików,
  • edytor tekstu,
  • arkusz kalkulacyjny,
  • oprogramowanie do prezentacji,
  • komunikację na czacie,
  • oprogramowanie do spotkań online,
  • intranet.

5. Hostinger

Hostinger to profesjonalny hosting, dostosowany do potrzeb osób zainteresowanych firmowymi skrzynkami e-mail. Pozwala zarówno na obsługę poczty, jak i wykupienie własnej domeny oraz indywidualną konfigurację, dostosowaną do potrzeb przedsiębiorstwa. Wśród jego cech charakterystycznych wymienić należy przede wszystkim:

• dostępne rozwiązania z zakresu komunikacji marketingowej,
• brak reklam,
• odpowiednie zabezpieczenia,
• dostępność na poziomie 99,9 proc.,
• całodobowe wsparcie,
• dużą pojemność dyskową,
• automatyczne przekierowania,
• wysokie limity,
• dostęp z poziomu komputerów oraz smartfonów z Androidem i iOS-em,
• wsparcie klientów pocztowych (np. Thunderbird i Outlook).

W przypadku bardziej wymagających użytkowników zapewnia wiele zaawansowanych funkcji. Obsługuje protokoły DKIM, SPF oraz DMARC, a także oferuje dzienniki dostępu i działań, pozwalające śledzić aktywność na dostępnych kontach. Zapewnia dostęp do licznych automatyzacji, udostępniając m.in. aliasy, przechwycenia maili wysyłanych na błędne adresy czy catch-all.

Dodatkowym atutem Hostingera jest autorskie narzędzie do importowania poczty e-mail. Z jego pomocą możesz szybko przenieść wiadomości od obecnego dostawcy. Nie wymaga to żadnych zaawansowanych umiejętności czy korzystania z usług specjalistów i nic nie kosztuje.

Ile kosztuje Hostinger?

Korzystanie z usług Hostingera jest możliwe na podstawie wykupienia dostępu do jednego z dwóch planów płatnych. W przypadku zdecydowania się na abonament na 48 miesięcy ceny stają się znacznie atrakcyjniejsze i to właśnie ten wariant opisałem poniżej. Zależnie od potrzeb i możliwości możesz wybierać między pakietami:

• Business Starter – kosztuje od 3,99 zł miesięcznie i jest dobry w przypadku dość niewielkich biznesów. Skierowany raczej do przedsiębiorstw, które nie prowadzą zbyt rozbudowanej komunikacji mailowej. W jego ramach możesz liczyć na:
  • 10 GB pamięci poczty e-mail,
  • 10 reguł przekazywania,
  • 50 aliasów e-mail,
  • kontrolę antywirusową,
  • zaawansowany filtr antyspamowy,
  • infrastrukturę opartą na chmurze;
• Business Premium – kosztuje od 11,99 zł miesięcznie. Jest rozwiązaniem oznaczonym przez twórców jako najpopularniejsze. Sprawdzi się w przypadku większości firm aktywnie korespondujących i wysyłających liczne wiadomości e-mail. W jego ramach możesz liczyć na wszystkie opcje z pakietu Business Starter, ale część z nich ma wyższe limity:
  • 50 GB pamięci poczty e-mail,
  • 50 reguł przekazywania.

6. Google Workspace

Google Workspace to specyficzne rozwiązanie, które może wspomóc Twoją firmę na wielu poziomach. Oferuje skorzystanie z indywidualnego adresu e-mail, opartego na własnej domenie. Więcej szczegółowych informacji na ten temat możesz przeczytać w moim artykule: Adres Gmail z własną domeną internetową: Instrukcja.

Oprócz tego zapewnia również inne usługi, które mogą okazać się przydatne w przypadku innych przedsiębiorstw. Decydując się na to rozwiązanie, do Twojej dyspozycji oddane zostaną takie narzędzia, jak m.in.:

• Gmail,
• Kalendarz Google,
• Dysk Google,
• Google Meet,
• Dokumenty Google,
• Arkusze Google,
• Prezentacje Google,
• Chat Google,
• i wiele innych.

Google Workspace jest rozwiązaniem dla firm, ale sam Gmail zapewne nie ma przed Tobą tajemnic. To najczęściej używany e-mail na świecie. W jego ramach możesz korzystać z szeregu przydatnych opcji, takich jak m.in.:

• inteligentne tworzenie wiadomości,
• inteligentne odpowiedzi,
• ponaglenia,
• ważne informacje,
• personalizowanie wiadomości e-mail marketingowych (kreator e-maili),
• spersonalizowane szablony e-mail,
• rozwiązania antyspamowe,
• rozwiązania do walki ze złośliwym oprogramowaniem,
• aplikacja mobilna.

Ile kosztuje Google Workspace?

Standardowy Gmail jest darmowy, ale nie pozwala w tym wydaniu na zbyt wiele. Dla przedsiębiorców chcących mieć indywidualny adres e-mail obsługiwany natomiast przez oprogramowanie od Google dostępne są rozwiązania płatne. Możesz je jednak najpierw wypróbować w ramach 14-dniowego okresu próbnego.

Do Twojej dyspozycji pozostają cztery pakiety płatne. Różni je od siebie zarówno ilość wolnego miejsca do wykorzystania na serwerze, jak i dostępne usługi. Trzy pierwsze wymagają od razu rocznego zobowiązania do opłacania abonamentu. Możesz skorzystać zatem z takich planów, jak:

• Business Starter – kosztuje 27 zł za użytkownika miesięcznie. W jego ramach możesz liczyć na:
  • 30 GB miejsca wspólnego na każdego użytkownika,
  • bezpieczny i spersonalizowany firmowy adres e-mail,
  • spotkania wideo dla 100 uczestników,
  • mechanizmy zabezpieczeń i zarządzania,
  • pomoc standardową;
• Business Standard – kosztuje 54 zł za użytkownika miesięcznie. W jego ramach możesz liczyć na wszystko z pakietu Business Start, a dodatkowo również:
  • 2 TB miejsca wspólnego na każdego użytkownika,
  • spotkania wideo na 150 uczestników,
  • strony rezerwacji spotkań,
  • szablony e-maili i kreator e-maili;
• Business Plus – kosztuje 81 zł za użytkownika miesięcznie. W jego ramach możesz liczyć na wszystko z pakietu Business Standard, a dodatkowo:
  • 5 TB miejsca wspólnego na każdego użytkownika,
  • pozyskiwanie i przechowywanie danych elektronicznych,
  • spotkania wideo na 500 uczestników z możliwością śledzenia obecności, nagrywania i redukcji szumów,
  • Rozbudowane ustawienia dotyczące zabezpieczeń i zarządzania, w tym Vault oraz zaawansowane funkcje zarządzania punktami końcowymi;
• Enterprise – wyceniany indywidualnie po kontakcie z zespołem sprzedaży. Ta poczta zapewnia wszystkie opcje z planu Business Plus, a dodatkowo także:
  • 5 TB miejsca wspólnego na każdego użytkownika z możliwością zwiększenia limitu,
  • szyfrowanie S/MIME,
  • spotkania wideo na 1000 uczestników z możliwością śledzenia obecności, nagrywania i redukcji szumów, a także transmitowane na żywo w domenie,
  • Zaawansowane rozwiązania kontrolne w zakresie zabezpieczeń, zarządzania i zgodności z wymaganiami, w tym Vault, DLP, regiony danych oraz funkcje zarządzania punktami końcowymi w firmie,
  • pomoc rozszerzoną.

W ramach każdego z tych rozwiązań zyskasz ponadto:

• pocztę e-mail dostosowaną do Twojej firmy,
• ochronę przed SPAM-em i phishingiem blokującą ponad 99,9 proc. ataków,
• pocztę e-mail bez reklam.

W każdej opcji możesz liczyć na dodatek Gemini. Jest to asystent od Google oparty na sztucznej inteligencji. W przypadku usługi e-mail może pomóc Ci w zwiększeniu produktywności. Do jego zadań należy np.:

• streszczanie otrzymanych wiadomości e-mail,
• pisanie wersji roboczych wiadomości,
• odpowiadanie na otrzymywane maile.

7. Microsoft 365 (Outlook)

Poczta e-mail od Microsoftu jest zamknięta w pakiecie Microsoft 365. Przypomina to nieco zasadę działania Google Workspace oraz skrzynkę Gmail. W tym przypadku również wykupujesz dostęp do całego pakietu usług biznesowych, wśród których znalazły się skrzynki pocztowe. Tym razem jednak otrzymujesz oczywiście popularne i powszechnie znane narzędzie – Outlook.

Outlook jest przeznaczony zarówno dla osób prywatnych, jak i klientów biznesowych. Cechuje go intuicyjna obsługa oraz przejrzysty interfejs. Nie powinien sprawić większego problemu nawet mniej doświadczonym użytkownikom. Wśród cech, które wyróżniają go na rynku, wymienić można m.in.:

• intuicyjne połączenie skrzynki e-mail, kontaktów, kalendarza i listy zadań,
• możliwość synchronizacji wielu kont pocztowych,
• sugestie wyświetlane podczas pisania wiadomości,
• inteligentne sprawdzanie gramatyki i pisowni,
• dostęp do plików w chmurze dzięki OneDrive,
• przydatne aplikacje biznesowe (np. PowerPoint, Word, Excel) dostępne z poziomu skrzynki odbiorczej,
• odpowiednie zabezpieczenia,
• funkcje priorytetowej skrzynki i czyszczenia,
• sztuczną inteligencję Copilot Pro.

Outlook jest dostępny w wersji przeglądarkowej, ale ma też kilka wersji aplikacji. Zależnie od urządzeń, na których pracujesz, możesz skorzystać z rozwiązań dedykowanych systemom:

• Windows,
• macOS,
• iOS,
• Android.

Ile kosztuje Microsoft 365?

Poczta od Microsoftu jest dostępna w kilku pakietach cenowych. Dodatkowo możesz skorzystać z opcji bezpłatnej, która jednak ma dość znaczne ograniczenia i limity. W przypadku większych firm zapewne nie będzie zbyt pomocna. Dla początkujących osób jednak może okazać się świetnym rozwiązaniem na start.

W wariancie dla przedsiębiorców masz do dyspozycji jeden pakiet darmowy i cztery rozwiązania płatne:

• Outlook – bezwarunkowo darmowy, przeznaczony raczej dla mniej wymagających użytkowników. W jego ramach możesz liczyć na:
  • pakiet dla jednej osoby,
  • pocztę e-mail i kalendarz w internecie oraz na urządzeniach przenośnych,
  • podstawowe funkcje zabezpieczeń (np. filtry SPAM-u),
  • 15 GB miejsca w skrzynce pocztowej,
  • 5 GB magazynu w usłudze OneDrive,
  • wersje internetowe i mobilne aplikacji biznesowych;
• Microsoft 365 Business Basic – kosztuje 5,60 euro miesięcznie za użytkownika. W jego ramach możesz liczyć na:
  • zarządzanie tożsamością, dostępem i użytkownikami dla maksymalnie 300 pracowników,
  • niestandardowa poczta e-mail klasy biznesowej,
  • internetowe i mobilne wersje aplikacji biznesowych (w tym Outlook),
  • 1 TB magazynu w chmurze dla każdego pracownika,
  • ponad 10 dodatkowych aplikacji biznesowych,
  • automatyczne filtrowanie spamu i złośliwego oprogramowania,
  • pomoc techniczna przez telefon i internet cały czas,
  • funkcja Microsoft 365 Copilot dostępna jako dodatek;
• Microsoft 365 Business Standard – kosztuje 11,70 euro miesięcznie za użytkownika. Zawiera wszystko z planu Business Basic, a dodatkowo:
  • klasyczne wersje aplikacji biznesowych (w tym Outlook),
  • seminaria internetowe z rejestracją uczestników i raportowaniem,
  • obszary robocze do współpracy umożliwiające współtworzenie przy użyciu aplikacji Microsoft Loop,
  • narzędzia do edytowania i projektowania filmów (Microsoft Clipchamp);
• Microsoft 365 Business Premium – kosztuje 20,60 euro miesięcznie za użytkownika. Zawiera wszystko z planu Business Standard, a dodatkowo:
  • zaawansowane zarządzanie tożsamościami i dostępem,
  • rozbudowana ochrona przed cyberzagrożeniami zabezpieczająca przed wirusami i atakami mającymi na celu wyłudzenie informacji,
  • ochrona produktów końcowych i urządzeń klasy korporacyjnej,
  • odnajdywanie, klasyfikowanie i ochrona informacji poufnych;
• Aplikacje Microsoft 365 dla firm – kosztuje 9,80 euro miesięcznie za użytkownika. Skupiony głównie na aplikacjach Microsoft. W jego ramach możesz liczyć na:
  • klasyczne wersje aplikacji biznesowych,
  • 1 TB magazynu w chmurze,
  • pomoc techniczną przez telefon i internet,
  • funkcję Microsoft 365 Copilot.

Na co zwrócić uwagę, wybierając serwis do obsługi poczty firmowej?

Zarówno firmy hostingowe, jak i Google Workspace czy inne narzędzia, są w stanie zapewnić Ci firmowy adres e-mail i dostęp do skrzynki. Jak jednak wybrać tę opcję, która rzeczywiście najlepiej sprawdzi się w przypadku Twojej firmy?

Wiele zależy od indywidualnych potrzeb i oczekiwań. Wymagania stawiane wobec poczty firmowej bywają różne, podobnie jak ich motywacje. Ważna jest zarówno branża, jak i sposób funkcjonowania przedsiębiorstwa. Dla niektórych skrzynka może być przydatna np. w materiałach marketingowych (newslettery itp.). Dla innych podstawę stanowi dostęp do danych w chmurze. Część osób z kolei nie korzysta w ogóle z maila w codziennej pracy – w ich przypadku na pierwszym miejscu niejednokrotnie stawiana jest cena. Takich różnić i perspektyw jest bez liku i wymieniać je można niemalże bez końca.

Dla ułatwienia przygotowałem spis aspektów, które najczęściej okazują się kluczowe w przypadku firmowej poczty elektronicznej. Analizując je i zestawiając z ofertami poszczególnych firm, masz szansę szybko znaleźć skrzynkę dla siebie. Mowa tu o takich kwestiach, jak np.:

• liczba skrzynek pocztowych i rozmaite limity – wystarczy Ci jedno konto e-mail, czy może rozważasz korzystanie z kilku adresów? Często większa liczba skrzynek pocztowych jest wręcz niezbędna, by zorganizować sprawną obsługę serwisu WWW. Wiele usług nie stawia limitów w tym zakresie, lepiej jednak zwrócić na to uwagę już na samym początku. Podobnie jest również z innymi, potencjalnymi ograniczeniami. Zależnie od usługodawcy mogą dotyczyć np. ilości wysyłanych wiadomości e-mail dziennie, maili wysyłanych za pomocą SMTP czy liczby odbiorców;
• dostępna powierzchnia i organizacja poczty, bazy oraz plików – teoretycznie im więcej miejsca do dyspozycji, tym lepiej. Osoby, którym jednak zależy na cenie, powinny podejść do tej kwestii racjonalnie i oszacować rzeczywistą ilość GB, która jest im potrzebna. Nie bez znaczenia jest ponadto fakt, czy pliki poczty będą zapisywane na tym samym dysku, co strona WWW lub bazy danych. Często są one rozdzielane między szybkie SSD NVMe i HDD, choć nie stanowi to reguły;
• dostępne funkcje poczty na hostingach – poczta e-mail za pośrednictwem hostingu może zostać wyposażona w szereg rozwiązań dodatkowych. Zależnie od konkretnej firmy, w ramach usługi, którą wykupisz, możesz otrzymać np.:
  • aliasy pocztowe (przekierowania e-mail),
  • usługę catch-all,
  • wiadomości grupowe,
  • autorespondery,
  • listy mailingowe,
  • stopki (podpisy) w mailu;
• Webmail (obsługuj pocztę firmową przez przeglądarkę) – hostingi zapewniają dostęp do konta pocztowego za pomocą Webmaila. Z jego pomocą zyskasz dostęp do firmowych wiadomości e-mail z poziomu przeglądarki internetowej oraz programu pocztowego. To wygodne rozwiązanie, pozwalające na obsługę skrzynki zarówno na urządzeniach mobilnych, jak i stacjonarnych. Rodzaj Webmaila zależy od hostingodawcy, ale wśród najczęściej wybieranych wymienić można np.:
  • Roundcube,
  • Horde,
  • SquirrelMail;
• rozwiązania antyspamowe – konto e-mail na hostingu powinny chronić odpowiednie rozwiązania przeciwko SPAM-owi. Bezpieczna poczta może być zabezpieczana przed niechcianymi wiadomościami przez np.:
  • filtry poczty,
  • SpamAssassin;
• backupy – poczta e-mail powinna być regularnie kopiowana i przechowywana w bezpiecznym miejscu. Dzięki backupom możesz mieć pewność, że w każdej chwili wrócisz do wysyłanych i odbieranych wiadomości e-mail. Zwróć uwagę zarówno na częstotliwość tworzenia kopii zapasowych, jak i czas ich przechowywania. Wskazane, by znajdowały się w łatwo dostępnej chmurze, dzięki czemu sięgniesz do tych danych bez większego problemu w dowolnym miejscu i czasie;
• przenoszenie wiadomości e-mail – część usługodawców zapewnia swoim klientom darmową opcję przeniesienia poczty z innego hostingu czy serwisu. Warto upewnić się, że Twój wybór również ma taką usługę w ofercie. To znaczne ułatwienie, szczególnie dla osób mniej doświadczonych w zarządzaniu oraz obsłudze poczty e-mail;
• protokoły kont e-mail – dostęp do protokołów pocztowych zapewnia znaczną swobodę. Możesz z ich pomocą swobodnie sięgać po zewnętrzne programy do obsługi poczty, takie jak np. Mozilla Thunderbird czy Outlook. Mowa tu zatem o takich rozwiązaniach, jak:
  • protokół IMAP,
  • protokół SMTP,
  • protokół POP3;
• zabezpieczenia – najczęściej zadawane pytania dotyczące poczty e-mail dotyczą ochrony przed złośliwym oprogramowaniem i innymi zagrożeniami, jak np. ataki phishingowe. Warto upewnić się, że Twoje dane w wybranym serwisie na pewno będą bezpieczne. Odpowiadają za to m.in. takie rozwiązania, jak:
  • SPF,
  • DKIM,
  • DMARC,
  • BIMI;
• oddzielny serwer dla poczty i hostingu – Twoja strona firmowa może znajdować się na innym serwerze niż poczta. Niestandardowy firmowy adres e-mail możesz dodać również do poczty Gmail (Google Workspace), poczty pakietu Office 365 czy innego serwisu;
• mailingi i newslettery – masowe wysyłanie wiadomości e-mail do klientów oraz kontrahentów z firmowego adresu pocztowego nie zawsze jest wykonalne. Upewnij się, że wybrany usługodawca umożliwia takie działanie i nie nakłada na nie żadnych limitów. Zwróć uwagę na ewentualne ograniczenia w tego typu działalności i dodatkowe koszty.

Więcej szczegółowych informacji dotyczących cech, które powinna posiadać profesjonalna poczta elektroniczna, przeczytasz w moim artykule: Jaki hosting pod pocztę? E-mail we własnej domenie.

Profesjonalna stopka w mailu dla Twojej firmy – jak ją zrobić?

Tworzenie firmowego adresu jest istotnym krokiem w procesie budowania własnej marki w internecie. Nie zapomnij jednak, jak ważna jest treść wysyłanych do klientów wiadomości. Za rzetelny wygląd maila odpowiada m.in. stopka.

Jest to indywidualny podpis znajdujący się na samym dole wiadomości e-mail. Możesz umieścić w nim szereg przydatnych dla odbiorców informacji, takich jak m.in.:

• imię i nazwisko,
• nazwę swojej firmy oraz logo,
• adres firmowy strony WWW,
• swoje stanowisko,
• numery NIP i REGON przedsiębiorstwa,
• numer konta bankowego,
• adres siedziby,
• numer telefonu,
• i wiele innych, przydatnych informacji.

Zależnie od Twojego gustu i sposobu komunikacji firmy, stopka może być zarówno tekstowa, jak i graficzna, a nawet łącząca oba te style. Więcej o dobrze zaprojektowanej stopce, która będzie dobrze reprezentowała Twoją markę, przeczytasz w moim artykule: Stopka w mailu: jak zrobić stopkę i podpis w e-mail?.

Zakładanie firmowej skrzynki pocztowej – który serwis wybrać? Podsumowanie

Stworzenie firmowej poczty e-mail we własnej domenie może przynieść Twojej firmie wiele korzyści. Doda Ci wiarygodności, zwiększy rozpoznawalność marki i będzie dobrze prezentować się w materiałach marketingowych. Ponadto odbiorcy wiadomości zyskają pewność, że piszą z wiarygodnym nadawcą, który rzeczywiście pracuje na rzecz danego przedsiębiorstwa. To bardzo ważna kwestia w czasie powszechności oszustw internetowych oraz prób podszywania się pod rozmaite instytucje.

Na rynku funkcjonuje ogrom serwisów i narzędzi pozwalających na firmowy adres e-mail we własnej domenie. Firmowe konto Google, jeden z wielu hostingów, Microsoft 365 czy jeszcze inne rozwiązanie? Polecam zapoznać się z propozycjami uwzględnionymi w moim rankingu. Praktycznie wszystkie mają w swojej ofercie darmowe okresy próbne. Wykorzystaj je do sprawdzenia każdej z opcji i wybierz tę, w której konto będzie najlepszym wyborem dla Twojej firmy.