Co to jest SMTP? Jak skonfigurować? Porty i informacje

Czym jest protokół SMTP i w jaki sposób działa? Ten serwer wychodzącej poczty e-mail spełnia bardzo istotną funkcję. Sprawdź, w jaki sposób go skonfigurować i do czego może być Ci potrzebny.

Korzystanie z poczty elektronicznej dla posiadaczy stron internetowych jest codziennością. To uniwersalny sposób na komunikację z kontrahentami, klientami czy osobami odwiedzającymi witrynę. Proces odbierania i wysyłania wiadomości e-mail nie wydaje się skomplikowany. Z pewnością większość z nas nie raz już była zarówno nadawcą, jak i odbiorcą poczty e-mail.

Jak jednak działanie kont pocztowych wygląda od strony technicznej? Tu pojawiają się już kwestie nieco bardziej skomplikowane. Ich znajomość bywa natomiast przydatna np. przy konfiguracji konta w programie pocztowym. Pojęcia takie jak IMAP, POP3 czy SMTP przewijają się dość często. W tym tekście skupimy się więc na ostatnim z wymienionych.

To prosty protokół wykorzystywany do przesyłania maili z jednej skrzynki pocztowej do drugiej. Zwykle w programach pocztowych określa się go mianem „serwera poczty wychodzącej” (ang. Outgoing Mail Server). Konfiguracja programu pocztowego z jego użyciem nie należy do skomplikowanych. Aby jednak wszystko poszło sprawnie, warto wiedzieć, na jakie aspekty należy zwrócić uwagę.

Co to jest SMTP? Definicja

SMTP (ang. Simple Mail Transfer Protocol) to protokół komunikacyjny wykorzystywany do przesyłania wiadomości e-mail między serwerami pocztowymi. Wykorzystywany m.in. przez programy pocztowe i w formularzach kontaktowych. Wymaga określenia przynajmniej jednego odbiorcy, by pozwolić na przekazanie treści korespondencji.

W praktyce wysyłający serwer SMTP nawiązuje dwukierunkowe połączenie z serwerem odbierającym SMTP. Dzięki temu możliwy jest „transport” treści maila z jednego adresu do drugiego. Wysyłaniem wiadomości zająć się może dowolny klient poczty elektronicznej, np.:

• Gmail,
• Roundube
• Thunderbird,
• Outlook,
• i wiele innych.

Warto podkreślić, że nawiązanie połączenia możliwe jest przy użyciu klientów różnego typu. Wiadomość może bez problemu zostać wysłana z programu pocztowego zainstalowanego na komputerze. Operacja powiedzie się też w przypadku aplikacji mobilnych pełniących takie same funkcje. Nic nie stoi na przeszkodzie natomiast, by odpowiadał za to nawet klient obsługiwany w przeglądarce internetowej czy skrypt typu PHPMailer.

Protokół SMTP jest zbiorem ściśle określonych reguł i zadań. Urządzenia wykonują je automatycznie, by nawiązać połączenie i wymienić się danymi. Aby działał prawidłowo, musi mu zostać określony przynajmniej jeden odbiorca. Wtedy może mu zostać przekazana wiadomość od nadawcy.

Simple Mail Transfer Protocol – do czego służy protokół SMTP?

To, jak działa protokół SMTP, można dość łatwo wytłumaczyć. Wszystko opiera się na kilku krokach. Muszą one zostać wykonane za każdym razem, gdy chcesz wysłać wiadomość e-mail.

1. SMTP nawiązuje połączenie między serwerem wysyłającym oraz odbierającym poczty elektronicznej.
2. Serwer wysyłający (SMTP) wysyła komendy, na które odpowiada serwer poczty przychodzącej (SMTP).
3. Po ustaleniu kanału transmisyjnego serwer wychodzący wysyła komendę „MAIL”. Jej zadaniem jest wskazanie maila do wysłania.
4. Jeśli na serwerze pocztowym adresata nastąpi akceptacja, powinna zostać wystosowana odpowiedź w formie komendy „OK”.
5. Serwer wysyłający określa odbiorcę. Wykorzystywane jest do tego polecenie „RCPT”.
6. Jeśli wskazanie odbiorcy zostanie zaakceptowane przez serwer pocztowy adresata, ten znów wysyła komendę „OK”.

Jeśli cały ten proces przebiegnie pomyślnie, mail zostanie wysłany. Szybko trafić powinien też na serwer pocztowy odbiorcy. Po synchronizacji folderów pocztowych możliwe będzie odczytanie jego zawartości. Aby tak się jednak stało, na adres serwera adresata muszą trafić:

• informacje o nazwie serwera nadawcy,
• nazwa skrzynki pocztowej nadawcy.

W celu spełnienia tego kryterium, w komendzie „MAIL” dozwolona jest ścieżka zwrotna. Dzięki temu serwer SMTP odbiorcy otrzymuje adres nadawcy.

Zadania protokołu SMTP

SMTP kontroluje proces wysyłania wiadomości e-mail. Uświadomić sobie trzeba natomiast, że dotyczy to zarówno otrzymania jej przez hosta, jak i ewentualnego odrzucenia. W tym drugim przypadku to właśnie ten protokół odpowiedzialny jest za wysłanie nam informacji zwrotnej. Dzięki niemu możemy dowiedzieć się, że nasz komunikat nie dotarł we wskazane przez nas miejsce. Przyczyny takiego zdarzenia mogą być rozmaite. Może dojść np. do niewłaściwego działania serwera czy wpisania naszego konta na listę RBL.

W tym miejscu warto zaznaczyć także, że przy użyciu SMTP program pocztowy może wykonywać inne zadania. Oprócz wymienionych wyżej komend możliwe jest m.in.:

• ustawienie wiadomości do wysłania,
• określenie przekierowania,
• uruchomienie procedury weryfikacji,
• rozszerzenie listy adresatów.

Gdzie można znaleźć SMTP dla skrzynki e-mail?

Co zrobić, by poczta e-mail działała prawidłowo w programach pocztowych? Wykonując konfigurację, należy podać serwer poczty wychodzącej. Gdzie go jednak znaleźć? Jeśli masz wykupiony hosting (zwykły, współdzielony czy specjalny hosting poczty e-mail, e-mail firmowy), to usługodawcy zwykle informację o SMTP wysyłają mailem. Może on wyglądać np. tak:

• mail.twoja_domena.pl,
• smtp.gmail.com (w przypadku kont pocztowych gmail.com oraz gmail z własną domeną).

Wraz z nim zawarte też są często dane związane z IMAP czy POP3. Jeśli nie możesz znaleźć maila od hostingodawcy, nie ma powodu do obaw. Adres Serwera SMTP powinien znajdować się na Twoim koncie hostingowym. Najczęściej znaleźć go można w zakładce związanej z kontami pocztowymi. Warto sprawdzić też główny pulpit. Często zawiera on najważniejsze dane o „dzierżawionym” miejscu w sieci. W ostateczności możesz napisać do działu obsługi klienta swojego hostingu. Pracujący tam specjaliści na pewno szybko udzielą Ci wszystkich potrzebnych informacji.

Jak skonfigurować program pocztowy, korzystając z SMTP?

Chcesz używać do wysyłania i pobierania wiadomości e-mail programu pocztowego? To wygodne rozwiązanie, które może przysłużyć się Twojej firmie. Będziesz mieć dostęp do korespondencji wszędzie i o każdej porze. Dostępu do skrzynek możesz też udzielić większej liczbie osób.

Na szczęście konfiguracja klientów pocztowych nie jest tak skomplikowana, jak mogłoby się pozornie wydawać. Wyjaśnimy Ci wszystko na przykładzie jednego z najpopularniejszych programów pocztowych – Thunderbird.

Pierwszym krokiem jest pobranie oprogramowania z oficjalnej strony internetowej. Pamiętaj, że najważniejsze jest bezpieczne wysyłanie poczty i odbieranie korespondencji. Z tego powodu korzystaj tylko ze sprawdzonych i wiarygodnych rozwiązań.

Po krótkiej instalacji możesz uruchomić Thunderbirda. Na Twoim ekranie od razu powinien pojawić się ekran konfiguracyjny adresu e-mail. Podaj w nim:

• imię i nazwisko osoby obsługującej pocztę,
• adres e-mail (my posłużymy się biuro@przykladowymail.com),
• hasło do poczty e-mail.

Następnie przejdź do ustawień zaawansowanych. Na początku musisz odpowiednio skonfigurować serwer poczty przychodzącej IMAP lub POP3. Następnie możesz przejść do serwera poczty wychodzącej, czyli protokołu SMTP. Musisz podać w tym miejscu:

• adres serwera – zwykle to po prostu serwer, na którym znajduje się Twoja skrzynka. Czasem zawiera przedrostek dotyczący danego protokołu. Powinien podać Ci go hostingodawca. Jeśli korzystasz z innych usług pocztowych, skontaktuj się z supportem lub poszukaj informacji w internecie (w przypadku Gmaila będzie to np. smtp.gmail.com),
• port – powinien być z mailu, który otrzymasz od hostingodawcy. By go uzyskać, możesz też skontaktować się z supportem poczty. Najczęściej: 25, 465, 587 lub 2525,
• bezpieczeństwo połączenia – do wyboru masz „SSL/TLS”, „STARTTLS” i „bez szyfrowania”,
• metodę uwierzytelniania – do wyboru masz „bez uwierzytelniania”, hasło zwykłe, szyfrowane, „Kerberos/GSSAPI” oraz NTLM,
• nazwę użytkownika – adres skrzynki e-mail wystarczy.

W przypadku „bezpieczeństwa połączenia” oraz „metody uwierzytelniania” zostawić możesz opcję „Wykryj”. Program wtedy sam rozpozna ustawienia Twojej skrzynki e-mail i się do nich dostosuje. Po prawidłowym wypełnieniu wszystkich pól musisz tylko kliknąć niebieski przycisk „Gotowe”.

Jeśli wszystko przebiegnie zgodnie z planem, program pocztowy pobierze wszystkie wiadomości e-mail znajdujące się na Twoim serwerze pocztowym. Będziesz mógł z poziomu Thunderbirda odbierać, wysyłać i zarządzać korespondencją. Co więcej, rozwiązanie to dostępne jest zarówno na komputery, jak i laptopy oraz urządzenia mobilne. Możesz więc przeprowadzić instalację i konfigurację na każdym sprzęcie, który ma dostęp do internetu.

Więcej: Mozilla Thunderbird: konfiguracja poczty krok po kroku i Outlook: konfiguracja poczty krok po kroku

Ograniczenia protokołu SMTP

SMTP bez wątpienia jest technologią przydatną i potrzebną. Nie oznacza to jednak, że jest pozbawiony wad. Ma jeden, podstawowy minus – nie pozwala na weryfikację nadawcy komunikatu. Co to oznacza w praktyce dla Ciebie? Otóż korzystanie z niego nie chroni Cię w pełni np. przed phishingiem czy SPAM-em. W skrajnych przypadkach internetowi oszuści mogą się podszyć pod Twoją skrzynkę i wyrządzić wiele szkód, np.:

• zmniejszyć wiarygodność Twoją i zarządzanej przez Ciebie marki,
• zniechęcić do Ciebie odbiorców,
• sprawić, że wiadomości wysyłane z Twojego adresu zaczną być traktowane jak SPAM,
• spowodować otrzymywanie wiadomości zwrotnych z błędami (Mailer Daemon),
• oszukiwać odbiorców, stawiając w złym świetle Twoją działalność.

Jak uniknąć problemów z SMTP?

Czy wyżej opisanych sytuacji da się uniknąć? Na rynku dostępnych jest kilka opcji poprawiających bezpieczeństwo poczty. Jednym z najczęściej stosowanych jest rozszerzenie SMTP-AUTH. Jego zadaniem jest zmiana działania protokołu SMTP tak, by nadawca musiał być poddany autoryzacji. Dotyczy to sytuacji, w których dochodzi do zwielokrotniania poczty. Nie jest to rozwiązanie kompleksowe i doskonałe. Nie istnieje natomiast na razie skuteczna alternatywa, która by umożliwiała pełne uwierzytelnienie i weryfikację nadawcy maila.

Dodatkowo warto zadbać o odpowiednie ustawienie rekordów SPF, DKIM, DMARC, które chronią przed podszywaniem się pod skrzynki e-mail w danej domenie. Dobre hostingi oferują wsparcie dla tych zabezpieczeń. Dodatkowo pomyśleć można o dedykowanym adresie IP i rekordzie PTR czy wdrożeniu BIMI.

Warto także korzystać ze skrzynek i programów pocztowych o zaawansowanych zabezpieczeniach. Dotyczy to zarówno użytkowników prywatnych, jak i firm. Na ochronę danych warto zwrócić uwagę, wybierając bezpieczny hosting, webmail czy klienta poczty elektronicznej. Polecane są rozwiązania sprawdzone i wiarygodne, takie jak Gmail (lub Google Workspace), Roundcube czy Thunderbird. Lepiej unikać nieznanych aplikacji i programów, z których nie korzysta zbyt wielu użytkowników.

Oprócz tego zalecane są standardowe środki ochrony, które przez wiele osób są bagatelizowane. Mowa tu np. o włączeniu weryfikacji dwuetapowej czy ustawieniu porządnego, skomplikowanego hasła. Nie zawsze to ograniczenia SMTP są odpowiedzialne za sprowadzanie kłopotów na użytkownika. Czasem włamania wynikają ze zwykłych zaniedbań oraz nieuwagi. Ich konsekwencje natomiast mogą być bardzo nieprzyjemne.