Czym jest alias pocztowy, jak go utworzyć i w jaki sposób używać? Dowiedz się, jak alternatywny adres e-mail pomoże Ci w sprawnym zarządzaniu swoją skrzynką pocztową.
Spis treści
Wiele osób nie zdaje sobie sprawy z istnienia alternatywnych adresów e-mail prowadzących do wybranej skrzynki e-mail. W praktyce natomiast są one niezwykle funkcjonalnym i wygodnym rozwiązaniem. Mogą usprawnić prace w Twojej firmie i ułatwić Ci komunikację z klientami lub odbiorcami.
Wiadomości wysłane na którykolwiek z adresów trafią do Ciebie błyskawicznie. Wszystkie odbierać będziesz wygodnie w jednym miejscu, ale podzielone na odpowiednie grupy. Jeśli zechcesz, wprowadzisz też wygodne przekierowania. Jednocześnie nie będzie trzeba martwić się nawet o literówki czy błędne wpisanie maila przez nadawcę.
Masz wykupiony tylko hosting pod pocztę e-mail (firmowa poczta e-mail) czy prowadzisz serwis internetowy? W obu przypadkach tworzenie aliasów przebiega bardzo podobnie. Na pewno sobie poradzisz z ich ustawieniem, bo cały proces nie jest specjalnie skomplikowany. Odpowiednio ustawione filtrowanie poczty sprawi, że Twoja skrzynka e-mail będzie uporządkowana. Zyskasz szansę na sortowanie wiadomości pod względem tematyki, nadawców czy charakteru sprawy. Dodatkowy adres e-mail prowadzący do istniejącej skrzynki e-mail ułatwi pracę zarówno Tobie, jak i Twoim współpracownikom.
Co to jest alias pocztowy? Definicja
Alias pocztowy jest dodatkowym identyfikatorem w formie adresu poczty elektronicznej. Wysłane na niego wiadomości, kierowane są na tę samą skrzynkę. Może służyć do filtrowania e-maili czy tworzenia odpowiedniego podziału korespondencji wg ustalonych kryteriów. Doskonale nadaje się też do przechwytywania utraconej poczty.
Skrzynka e-mail jest miejscem znajdującym się na serwerze, którym możesz swobodnie dysponować. Jeśli działa ona w ramach Twojej domeny (zobacz: Co to jest domena?), to zapewne masz też wykupiony hosting (zobacz: Co to jest hosting?). W takim przypadku usługodawca „dzierżawi” Ci fragment serwera. Możesz trzymać na nim wszystkie swoje wiadomości e-mail: wysłane, otrzymane czy zapisane. Zarządzasz tam nimi, odpowiadasz na nie, segregujesz itd.
Każda taka skrzynka ma swój adres konta pocztowego. To unikalna nazwa, która sprawia, że wiadomości wysłane na nią trafiają prosto do Ciebie. To konto pocztowe chronione jest za pomocą:
- loginu (zwykle jest nim adres e-mail),
- hasła (ustalasz je samodzielnie).
W obliczu tych informacji warto zapytać, czym w takim razie są aliasy e-mail? Otóż są to zbiory dodatkowych adresów e-mail, prowadzących do tej samej skrzynki pocztowej. Możesz utworzyć je na tym samym serwerze, a logujesz się do nich identycznymi danymi. Wiadomości e-mail, wysłane na alternatywne adresy, trafiają w to samo miejsce, co te z adresu głównego. Dodawanie aliasów pocztowych realizowane jest zazwyczaj z poziomu:
- panelu klienta u swojego hostingodawcy,
- w Webmailu,
- w programie pocztowym.
Skoro wiadomości wysyłane w oba te punkty trafiają w to samo miejsce, to jak możesz wykorzystać alias pocztowy? Dodatkowe adresy pocztowe to przede wszystkim sposób na:
- filtrowanie otrzymywanych e-maili,
- przechwytywanie utraconej korespondencji,
- segregowanie wiadomości zgodnie z potrzebami,
- lepszą organizację pracy,
- łatwiejsze zarządzanie otrzymywanymi e-mailami,
- większą kontrolę nad odpowiedziami,
- skuteczniejszą komunikację z korespondentami.
Jak działają aliasy pocztowe?
Załóżmy, że tworzysz swoją własną stronę internetową o nazwie przykladowa-strona.pl. Reklamujesz na niej swoje usługi, ale też prowadzisz niewielki sklepik online. Odbieranie poczty i sprawne zarządzanie korespondencją jest w takiej sytuacji niezbędne. Dzięki temu masz kontakt zarówno ze swoimi klientami, jak i kontrahentami. Korzystać możesz w tym celu z głównego adresu ogólnego, np. szef@przykladowa-strona.pl. Trafiają tam wszystkie maile, które ludzie do Ciebie wysyłają.
Problem w tym, że wiadomości e-mail z czasem jest już zbyt dużo i trudno nad nimi zapanować. Te dotyczące zamówień zaczynają przeplatać się z tymi od współpracowników oraz z zapytaniami od klientów. Zaczynasz mylić się, który mail jest do kogo. Wyzwaniem staje się podpisywanie się imieniem i nazwiskiem oraz używanie tytułu „Obsługa klienta”. Tworzy się prawdziwe zamieszanie, a Ty potrzebujesz pomocy.
Właśnie wtedy warto przystąpić do tworzenia dodatkowych adresów e-mail. Alias pocztowy tworzony może być np. z myślą o konkretnej grupie odbiorców. Komunikację w tym przypadku ułatwi Ci stworzenie np.:
- faktury@przykladowa-strona.pl,
- kontakt@przykladowa-strona.pl,
- zamowienia@przykladowa-strona.pl.
Dzięki temu osoby o konkretnych potrzebach skorzystają z odpowiadającym im adresów. Z maila ogólnego możesz korzystać natomiast tylko do wysyłania wiadomości kontrahentom. Nic nie stoi też na przeszkodzie, by z jego poziomu wyłącznie zarządzać skrzynką pocztową.
E-maile służbowe mogą przychodzić i być wysyłane wyłącznie z poziomu aliasów. Dostęp do wszystkich możliwy będzie za pomocą logowania do jednej skrzynki. Nie musisz pamiętać dzięki temu wielu różnych haseł i loginów. Wszystko masz zgromadzone w jednym miejscu, co sprzyja lepszej organizacji pracy. Jest o wiele łatwiejsze niż zarządzanie kilkoma osobnymi pocztami e-mail.
Wiele aliasów prowadzących do jednej skrzynki e-mail
Jak wspominaliśmy, za dodatkowym adresem e-mail nie idzie tworzenie nowej skrzynki pocztowej. Każdy nowy alias pocztowy kieruje całą korespondencję w jedno miejsce. Ma to zarówno szereg zalet, jak i nieco słabsze strony.
Największym atutem tego rozwiązania jest łatwość jego użycia. Nie musisz logować się co chwilę do innego konta pocztowego przy użyciu rozmaitych danych. Zarówno zamówieniami, jak i obsługą klienta zajmujesz się z jednego miejsca. To zdecydowana oszczędność czasu, ale i usprawnienie procedur. Nie ma zagrożenia, że pomylisz hasła albo o jednym z kont zapomnisz w ogóle. Dzięki temu też Twoja praca jest efektywniejsza. Nie tracisz czasu na przeszukiwanie dziesiątek nieuporządkowanych wiadomości. Na wszystko odpisujesz sprawnie, nawiązując satysfakcjonujący kontakt np. z klientem.
Główny minus aliasów jest jeden. Nadal całą pocztę masz w jednym miejscu, tylko podzieloną na kilka adresów. Jeśli nie przemyślisz ich organizacji, możesz doprowadzić do jeszcze większego zamieszania. To natomiast uznać można tylko za łatwą do pokonania przeszkodę. W jej ominięciu pomogą Ci bowiem foldery pocztowe oraz przekierowania.
Segregacja korespondencji na wiele folderów
W większości skrzynek pocztowych ilość aliasów jest niemalże (lub dosłownie) nieograniczona. Ta sama reguła dotyczy tworzenia nowych folderów. Oznacza to, że możesz dodać alias do konkretnego, wydzielonego miejsca w swojej skrzynce. Co w ten sposób zyskasz? Korespondencja pochodząca np. z zamowienia@przykladowa-strona.pl będzie wpadać do folderu „Zamówienia”. Analogicznie stać się może też z każdym dodatkowym adresem.
To najlepszy sposób, aby zapanować nad kontem pocztowym. Możesz podzielić e-maile tematycznie, w zależności od odbiorcy czy sprawy, która jest w nich poruszana. Następnie wystarczy, że umieścisz adres w odpowiednim miejscu na stronie lub przekażesz go konkretnej grupie odbiorców. Przemyśl, po co mogą oni chcieć się z Tobą skontaktować. Następnie załóż takie aliasy, które odpowiedzą na wszystkie ich potrzeby. Twoim zyskiem będzie to, że każda próba kontaktu trafi do odpowiedniego folderu. Nie będziesz więc tracić więcej czasu na przeszukiwanie korespondencji i próby zapanowania nad nią.
Do adresu możesz przypisać także odpowiednie reguły i ustawienia. Dzięki temu np. ustawisz inny podpis w mailach do klientów oraz do wspólników. Nigdy też już nie pomylisz grupy, z którą piszesz. To poprawi Twoje relacje z kontrahentami, a przy okazji postawi firmę w dobrym świetle. Zasugeruje, że masz działy odpowiadające np. za „zamówienia” czy „kontakt z klientem”. Takie zagranie umacnia wiarygodność marki i wpływa na wzrost zaufania do niej.
Wygodne przekierowania
Prowadząc stronę, warto zainteresować się też przekierowaniem poczty do danej osoby. Dzięki temu rozwiązaniu każdą wiadomość oddelegujesz do konkretnych pracowników. W ten sposób będą oni na swoje maile otrzymywać korespondencję, która ich dotyczy. Jednocześnie nie będzie konieczne dawanie im dostępu do głównej, firmowej skrzynki e-mail.
Opcja taka może też dotyczyć całych działów. Dodatkowy adres e-mail, związany z procesami rekrutacyjnymi, może prowadzić prosto do skrzynki HR-u. Utworzysz też alias dla supportu, działu sprzedaży, marketingu itd. Stworzenie dedykowanego adresu e-mail dla konkretnych grup to ogromna oszczędność czasu dla Ciebie. Nie musisz ręcznie odsyłać maili i tracić czasu na czytanie korespondencji, która Cię nie dotyczy.
Częstą strategią przedsiębiorstw działających online jest umożliwienie wyboru adresu klientowi. Możliwe jest to np. poprzez formularz kontaktowy. Dzięki temu firma wygląda na profesjonalną i o złożonych strukturach. To sprzyja jej wiarygodności i pomaga w budowaniu zaufania. Klienci dzięki temu mogą liczyć na to, że ich e-maile trafią do osób umiejących odpowiedzieć na ich pytania. Zyskują przekonanie, że ich sprawą zajmują się specjaliści.
Do czego mogą przydać się aliasy pocztowe?
Wiele aliasów w ramach jednej skrzynki e-mail ma rozmaite zastosowania. W zasadzie każda firma może korzystać z tej funkcji w nieco inny sposób. Wyróżnić można natomiast trzy główne funkcjonalności, którymi chwalą się dodatkowe adresy e-mail:
- umożliwienie lepszej organizacji pracy,
- przechwytywanie utraconej korespondencji,
- ułatwienie kontaktu.
Wygodny podział pracy
Ta kwestia została już w znacznej mierze opisana powyżej. Adres e-mail przypisany do konkretnych osób czy działów usprawnia ich funkcjonowanie. Warto utworzyć alias, aby przyśpieszyć procesy komunikacyjne. Jest to niezwykle istotne w przypadku np. obsługi klienta. Co więcej, model ten łatwo dostosować do potrzeb konkretnej firmy. Sprawdzi się w przypadku:
- małych przedsiębiorstw — zautomatyzuje zarządzanie pocztą, zapewniając Ci więcej czasu na inne obowiązki;
- średnich i dużych przedsiębiorstw — pozwoli na przypisanie adresu do każdego działu. Jest łatwy w konfigurowaniu i chroni przed chaosem wywołanym dużą ilością spływających e-maili.
Literówki i błędy w adresach e-mail
Tworząc pocztę e-mail, warto pamiętać, że ktoś jej adres będzie musiał wpisywać w okienko „Odbiorca”. Może zdarzyć się, że osoba taka popełni błąd czy zrobi literówkę. Niektóre nazwy notorycznie są mylone z innymi lub zawierają problematyczne słowa. Mowa tu zarówno o kwestiach ortograficznych, jak i specyfice nazw własnych. Dobrze ustawiony alias pozwoli Ci na przekierowanie korespondencji ze wszystkich błędnych adresów. Wiadomość dotrze pod dobry adres nawet wtedy, gdy nadawca:
- zapomni o znaku interpunkcyjnym,
- pomyli literki,
- zmieni układ słów.
Wystarczy tylko, że wcześniej stworzysz alternatywny adres, który to przewidzi. To świetne uzupełnienie popularnej funkcji catch-all. Połączenie tych dwóch opcji pozwoli Ci zbierać wszystkie e-maile wysyłane na nieistniejące adresy.
Ułatwianie kontaktu z firmą
Czasem główny adres e-mail firmy jest skomplikowany. Niełatwo go wymówić, a jeszcze trudniej zapisać. Sprawa dodatkowo komplikuje się w przypadku dyktowania go przez telefon. Przemyślany alias pomoże Ci jednak tego problemu uniknąć.
Dodatkowy adres może być nieskomplikowany i łatwy do zapamiętania. Powinien ułatwiać skontaktowanie się z Tobą czy firmą. O wiele łatwiej np. posługiwać się mailem „biuro@przykladowa-strona.pl” niż „kazimierz.majchrzak@przykladowa-strona.pl„. Drugi z wymienionych będzie dobrze prezentował się na stronie. Stamtąd i tak będzie przekierowywał do kontaktu, więc jego forma nikomu nie będzie przeszkadzać. Prostszy alias prowadzący na to samo konto pocztowe ułatwi natomiast kontakt w sytuacjach dynamicznych.
Jak utworzyć alias pocztowy krok po kroku
Alias pocztowy można utworzyć z poziomu:
- aplikacji/programu pocztowego,
- konsoli administracyjnej hostingu.
Proces zakładania alternatywnego adresu poczty może przebiegać różnie. Wiele zależy od firmy, z której usług korzystasz. Najczęściej natomiast alias zdobędziesz w kilka minut i bez zbędnego problemu.
Tworzenie aliasu pocztowego w kliencie poczty e-mail
Proces tworzenia nowego aliasu zademonstrujemy na przykładzie Roundcube. To bardzo popularna aplikacja poczty internetowej. Dostęp do niej swoim użytkownikom przyznaje wielu hostingodawców.
Pierwszym krokiem jest zalogowanie się do Roundcube. Zapewne przekierowanie do strony logowania możliwe jest z poziomu konsoli administracyjnej Twojego hostingu.
Po podaniu danych znajdziesz się w aplikacji. Tam, po lewej stronie, znajduje się przycisk „Ustawienia”. Naciśnij go, a następnie przejdź do zakładki „Tożsamości”. Tu zebrane są wszystkie aliasy, których używasz na skrzynce, na którą się zalogowałeś.
W prawym górnym rogu widnieje opcja „Utwórz”. Naciśnij ją, by pojawił się formularz dodawania nowego adresu e-mail. Możliwe do ustawienia są tam takie informacje, jak:
- nazwa wyświetlana,
- e-mail,
- organizacja,
- odpowiedź do,
- ukryta kopia,
- podpis.
Ponadto nowy alias możesz ustawić jako domyślny przy wysyłaniu maili z tej skrzynki. Gdy wypełnisz wszystkie potrzebne Ci pola, naciśnij tylko „Zapisz”. Od tej pory ze swojej skrzynki pocztowej możesz wysyłać korespondencję, której nadawcą będzie ten nowy alias.
Jak sprawić, by korespondencja wysyłana na utworzony alias trafiała do jednego, konkretnego folderu? W „Ustawieniach” przejdź do zakładki „Filtry”. Następnie naciśnij przycisk „Utwórz” i sformułuj „Regułę” oraz „Akcję”. Zwróć uwagę na to, by:
- zaznaczone były e-maile „Do” – ich adresatem musi być stworzony alias,
- maile były przenoszone do stworzonego przez Ciebie folderu.
Ustawienie przekierowania w DirectAdmin
By odbierać wiadomości przy użyciu aliasu, konieczne jest też ustawienie przekierowania na koncie hostingowym. W panelu DirectAdmin zrobisz to błyskawicznie. Musisz jedynie przejść do zakładki dotyczącej skrzynek e-mail. Tam możesz utworzyć odpowiednie przekierowanie. Pokażemy to na przykładzie panelu SeoHost.
Po zalogowaniu się do swojego panelu przechodzimy do zakładki „Zarządzanie pocztą e-mail”. Następnie wybieramy opcję „przekierowania”.
Naciśnij zielony przycisk „Utwórz przekierowanie e-mail”. W pierwszym oknie podaj nowy alias. Jeśli stworzysz ich kilka, to nic nie stoi na przeszkodzie, by dodać od razu wszystkie za jednym razem. W drugiej linijce pozostaw wariant „E-mail”. Na koniec podaj skrzynkę, do której ma prowadzić przekierowanie. Gdy wszystkie dane zostaną wprowadzone prawidłowo, naciśnij przycisk „Utwórz” i gotowe.
Ustawienie przekierowania w cPanel
cPanel również pozwala na szybkie i łatwe utworzenie przekierowania. W zakładce „Email” wystarczy wybrać opcję „Forwarders”. Pokażemy to na przykładzie wersji demo tego panelu.
Dalsza instrukcja wygląda bardzo podobnie jak w przypadku DirectAdmin. Naciskasz przycisk odpowiadający za tworzenie nowych przekierowań – „Add Forwarder”. W tym miejscu możesz przy okazji zobaczyć też przekierowania, które już na Twojej stronie działają.
Ponownie kolejno musisz uzupełnić trzy pola:
- twój nowy alias,
- domenę,
- skrzynkę, na którą mają być kierowane wiadomości.
Po wykonaniu tych kroków potwierdź operacją, naciskając przycisk „Add Forwarder” i gotowe. Twój alias działa.
Czy warto korzystać z wielu adresów e-mail?
Przy pomocy adresu e-mail możesz nawiązać wiele współprac. Skontaktujesz się tak z klientami, współpracownikami czy kontrahentami. Czasem jednak zapanowanie nad natłokiem korespondencji staje się poważnym wyzwaniem. Dotyczy do zarówno potężnych firm, jak i drobnych przedsiębiorstw czy freelancerów. Gdy maili jest zbyt wiele, to utrzymanie komunikacji na wysokim poziomie jest niemalże niewykonalne.
Na szczęście z pomocą przychodzi Ci alternatywny adres prowadzący na twoje konto pocztowe. Alias tworzony jest najczęściej w połączeniu z odpowiednią konfiguracją. W ten sposób wszystkie maile, które są na niego wysyłane, trafiają do odpowiedniej osoby lub folderu. To sprzyja skutecznemu delegowaniu pracy lub koordynowaniem komunikacji, np. z klientami. Taki adres możesz utworzyć za darmo, a korzyści z niego płynące zauważysz błyskawicznie.
Wszystko to sprawia, że alias jest świetnym pomysłem. Utworzenie go powinna rozważyć każda osoby intensywnie korzystające z poczty e-mail. Jeśli widzisz, że Twoje konto e-mail zaczyna ogarniać chaos, to sięgnij po aliasy. Stworzysz je w ciągu kilku sekund. Pozwolą Ci „wykopać się” spod stosu korespondencji i zacząć nią zarządzać skutecznie.