Jak założyć maila firmowego? Krok po kroku

Jak założyć maila firmowego? Instrukcja tworzenia konta e-mail z własną domeną (końcówką) krok po kroku.

Jak i gdzie założyć firmowe konto pocztowe? Spraw, by adres nadawcy, widziany przez Twoich odbiorców, wyglądał profesjonalnie i działał na korzyść Twojego biznesu.

Potrzebna Ci firmowa skrzynka pocztowa osadzona w Twojej domenie internetowej? To prosty sposób nie tylko na wygodne odbieranie wiadomości, ale też skuteczne zarządzanie komunikacją biznesową. Co więcej, korzystanie z maila z własną końcówką nada Ci wiarygodności. Unikalny adres wygląda profesjonalnie, podobnie jak wysyłane z niego maile. Wszystko to może więc działać na korzyść firmy i umacniać jej wizerunek w sieci.

Instrukcja zakładania firmowej skrzynki pocztowej krok po kroku

Poniżej znajdziesz szczegółową instrukcję, w której wyjaśniłem, jak założyć własnego maila firmowego, krok po kroku. Co jest do tego potrzebne? Przede wszystkim musisz:

• mieć wykupiony hosting,
• posługiwać się własną domeną,
• założyć maila z własną końcówką z poziomu panelu klienta u dostawcy hostingu.

Potem wystarczy tylko nabrać wprawy w obsłudze poczty e-mail i gotowe. Będziesz mógł wysyłać i odbierać wiadomości, a także wykonywać wiele innych czynności ułatwiających komunikację firmową.

Do dzieła!

1. Załóż konto hostingowe

Poczta firmowa przede wszystkim wymaga posiadania serwera. To miejsce, w którym przechowywane są kompletne wirtualne dane internetowe. Możesz umieścić w nim wszystkie swoje skrzynki pocztowe, którymi dysponujesz. Dzięki temu bezpieczne i dostępne online pozostaną np.:

• treści wiadomości e-mail,
• konta e-mail,
• listy adresów e-mail,
• załączniki.

Oczywiście serwer sprawdzi się także w przypadku sklepów internetowych, czy osób posiadających swoją stronę internetową. W jaki jednak sposób go zdobyć?

Najłatwiejszym rozwiązaniem będzie zdecydowanie się na hosting. Zależnie od wielkości swojej firmy i indywidualnymi oczekiwaniami wybierać możesz między:

• hostingiem współdzielonym,
• hostingiem w chmurze (cloud hosting),
• hostingiem VPS,
• serwerem dedykowanym.

Jeśli jesteś małym lub mikroprzedsiębiorcą, to zapewne najlepsza będzie dla ciebie pierwsza z wymienionych opcji. Co więcej, sprawdzi się ona nawet w przypadku średnich i dość dużych firm. Warunkiem jest natomiast to, że chcesz mieć one dostęp do skrzynki pocztowej we własnej domenie, ale nie masz zbyt rozbudowanej strony internetowej i nie prowadzisz ogromnej korespondencji firmowej.

Hosting współdzielony jest opcją korzystną cenowo, a przy tym bardzo wygodną. Na rynku jest ogrom firm oferujących tego typu usługi, różniące się zarówno stawkami, jak i ofertami. Polecam skorzystać ponadto z mojego artykułu, który ułatwi Ci podjęcie decyzji: Jak wybrać hosting? Poradnik.

Hosting współdzielony oznacza, że wraz z Tobą z jednego serwera korzysta wielu użytkowników. Nie musisz jednak obawiać się o funkcjonalność i bezpieczeństwo takiego rozwiązania. Większość serwisów nie potrzebuje mocy całego serwera do działania i prawdopodobnie tak jest też w Twoim przypadku. Dzięki hostingodawcy otrzymasz dostęp do panelu klienta, z poziomu którego możesz zarządzać swoim wirtualnym miejscem.

Polecam zapoznać się również z moim zestawieniem: E-mail firmowy: gdzie założyć pocztę dla firm? 7 propozycji oraz Jaki hosting pod pocztę? E-mail we własnej domenie

2. Kup własną domenę (adres firmowy)

Jeśli chcesz mieć maila z własną końcówką, musisz skorzystać z poczty e-mail we własnej domenie internetowej. Jest to unikatowa część adresu URL, prowadząca do określonego miejsca w sieci (np. do Twojej domeny firmowej czy na firmowy e-mail).

Aby tak się stało, musisz stać się „właścicielem” (na okres dzierżawy) konkretnej domeny. Możesz skorzystać przy jej wymyślaniu z nazwy firmy, którą prowadzisz, charakterystycznej nazwy produktu lub innego rozwiązania, które będzie kojarzyć się z Twoją marką. Cały proces przeprowadzisz na dwa sposoby:

• kupując domenę w zewnętrznym serwisie WWW – dostępna domena będzie możliwa do rejestracji w wielu serwisach, często za rozmaite stawki. Pamiętaj, że wszędzie działa ona tak samo, a jej funkcjonalność pozostaje identyczna. Możesz zatem wybrać po prostu najtańszą opcję. Konieczne będzie natomiast później przeniesienie jej do swojego konta hostingowego (Jak połączyć domenę z hostingiem? Instrukcja podpinania domeny);
• kupując domenę bezpośrednio w serwisie, w którym masz hosting – to zwykle najwygodniejsza opcja, chociaż bywa nieco droższa. Jej zaletą jest to, że możesz od razu dysponować własną domeną z poziomu konta użytkownika i nie musisz jej nigdzie podpinać. Z tego względu na jej wybór najczęściej decydują się osoby początkujące, kupujące swój pierwszy adres.

Po wyborze jednej z powyższych opcji zarejestruj swoją domenę. Szczegółową instrukcję znajdziesz tutaj: Jak zarejestrować domenę internetową? Instrukcja krok po kroku.

3. Załóż skrzynkę pocztową

Twoja domena i hosting są już u jednego operatora? Skoro tak, to przyszedł czas na założenie poczty e-mail. Proces ten jest o tyle problematyczny, że przebiega nieco inaczej u każdego hostingodawcy. Wynika to z faktu, że poszczególne serwisy różnią się układem i wyglądem panelu użytkownika. Na szczęście większość opiera się na dwóch głównych rozwiązaniach:

• DirectAdmin,
• cPanel.

Czasem mają nieco inny układ czy kolorystykę. Najczęściej natomiast wyglądają dość podobnie i posługiwanie się nimi nie należy do specjalnie skomplikowanych. Poniżej znajdziesz instrukcję, jak przebiega proces dodawania skrzynki pocztowej w każdym z nich.

Dodaj konto pocztowe w DirectAdmin

DirectAdmin jest bardzo intuicyjny i raczej nie będziesz mieć problemu z założeniem w nim skrzynki pocztowej. Zaprezentuję to na przykładzie ogólnodostępnego konta demonstracyjnego panelu. Twoja wersja może nieco różnić się od niej układem, barwami czy nazewnictwem.

Po zalogowaniu na swoje konto musisz najpierw rozwinąć menu główne. Znajdź w nim opcję oznaczającą pocztę. W moim przypadku jest to „Zarządzanie pocztą e-mail„. Następnie wybierz zakładkę opisującą konta e-mail.

Po przejściu do nowej strony powinny wyświetlić się wszystkie skrzynki pocztowe powiązane z danym kontem hostingowym. Prawdopodobnie w prawym górnym rogu ekranu zobaczysz też przycisk pozwalający na dodanie nowego adresu e-mail. U mnie jest to po prostu „Utwórz konto„. Naciśnij go.

Teraz musisz podać informacje niezbędne do utworzenia konta. Wpisz:

• nazwę konta (fragment, który ma znaleźć się przed znakiem @ i resztą adresu),
• hasło do poczty,
• rozmiar skrzynki (zależny od hostingu),
• limit dzienny (zależny od hostingu).

Niektórzy hostingodawcy umożliwiają również określanie innych, bardziej szczegółowych informacji na temat poczty.

Po wypełnieniu wszystkich danych naciśnij przycisk „Utwórz konto„. Od tej chwili jest ono powiązane z Twoim kontem użytkownika.

Jak założyć własnego maila w cPanel?

cPanel wygląda nieco inaczej, ale i on pozwoli Ci na błyskawiczne utworzenie skrzynki pocztowej we własnej domenie. Ja ponownie posłużę się wersją demonstracyjną. Ty natomiast zaloguj się na swoje konto użytkownika na swoim hostingu. Następnie przejdź do zakładki „E-mail„, rozwiń ją i wybierz „Konta e-mail„.

Podobnie jak w przypadku DirectAdmin, w tym miejscu zobaczysz wszystkie skrzynki we własnej domenie, którymi w danym momencie dysponujesz. W moim przypadku widoczne jest tylko jedno konto „demo1″. Widać tu również podstawowe informacje na jego temat. Naciśnij niebieski przycisk „Utwórz„, by przejść do kreowania nowej skrzynki.

Teraz uzupełnij formularz potrzebnymi informacjami, takimi jak:

• nazwa użytkownika,
• hasło,
• dodatkowe funkcje:
  • miejsce,
  • automatyczne tworzenie folderów,
  • wysyłanie wiadomości powitalnej z instrukcjami dotyczącymi konfiguracji klienta poczty.

Po wprowadzeniu wszystkich danych możesz założyć skrzynkę pocztową. Wystarczy tylko, że naciśniesz niebieski przycisk „Utwórz„.

4. Odbieranie i wysyłanie wiadomości masz w zasięgu ręki

Po utworzeniu skrzynki pocztowej możesz przystąpić do swobodnego korzystania z niej. Zarówno DirectAdmin, jak i cPanel, oferują pełną integrację z serwisami pocztowymi. Jednym z najpopularniejszych wśród polskich hostingów jest Webmail. To program, z którego poziomu możesz wykonywać wszystkie najważniejsze ruchy dotyczące poczty e-mail, np.:

• wysyłać nowe wiadomości,
• odbierać i odczytywać wiadomości,
• usuwać je,
• porządkować, tworząc foldery i przydzielając je do nich,
• tworzyć stopki (podpisy) e-mail,
• tworzyć i edytować książki adresowe,
• korzystać z filtrów,
• korzystać z aliasów,
• i wiele innych.

Uruchamianie Webmaila nie wymaga dodatkowo każdorazowego logowania do konta hostingowego. Zyskasz dzięki niemu możliwość przechodzenia bezpośrednio do skrzynki. Jest to serwis responsywny, możesz więc korzystać z niego zarówno z poziomu laptopa czy komputera, jak i urządzeń mobilnych.

Posiadanie skrzynki we własnej domenie umożliwia połączenie jej z innymi programami pocztowymi (klientami). Doskonale sprawdzi się do tego np. Gmail (zobacz: Adres Gmail z własną domeną internetową: Instrukcja) czy Mozilla Thunderbird. Dzięki temu obsługa komunikacji mailowej w firmie stanie się jeszcze wygodniejsza. Niektóre tego typu rozwiązania mają też dedykowane aplikacje mobilne, które możesz pobrać na swojego smartfona. Listę najpopularniejszych rozwiązań znajdziesz tutaj: Programy pocztowe: Top 14 darmowych.

Czy warto mieć firmowe konto pocztowe we własnej domenie?

Skrzynka pocztowa we własnej domenie (najlepiej powiązanej z nazwą firmy czy marki) zdecydowanie jest dobrym pomysłem. Świadczy o Twoim zaangażowaniu, wzmacnia wiarygodność i przyciąga klientów. Pozwala budować pozytywny wizerunek przedsiębiorstwa dzięki aktywnej i skutecznej komunikacji. Ponadto sprawia, że zapadasz w pamięć potencjalnym odbiorcom, a to przekłada się na skuteczniejsze promowanie swoich usług.

Mail we własnej domenie to ponadto atut z perspektywy „technicznej”. Wszystkie informacje masz na własnym serwerze, w jednym miejscu. Budujesz więc zaufanie klientów, jednocześnie kontrolując całą korespondencję. Nie wykorzystujesz do firmowej komunikacji własnego maila prywatnego, a dostęp do poczty możesz mieć w każdym momencie z dowolnego urządzenia. To rozwiązanie, którego zalety zaczniesz zauważać od razu po jego wdrożeniu.