Ta strona chce wykorzystywać pliki cookie do analizowania ruchu oraz mierzenia skuteczności i personalizacji reklam zgodnie z polityką prywatności. Zgadzasz się?
Co to jest Zoho Mail, jak działa i w jaki sposób może pomóc Twojej firmie? To jedna z opcji pakietu biurowego Zoho, pozwalająca na znacznie więcej, niż tylko odczytywanie i odpowiadanie na wiadomość e-mail.
Zoho Mail może zapewnić Ci wygodny dostęp do poczty e-mail z dowolnego miejsca i o każdej porze. To niezwykle istotne w przypadku firm posługujących się tą formą wewnętrznej lub zewnętrznej komunikacji. Oferuje rozbudowane funkcje i szereg dodatkowych aplikacji biznesowych. Jest to popularne rozwiązanie o zasięgu międzynarodowym. W wielu przypadkach wymieniane jest jako poważna konkurencja dla Gmaila czy Outlooka.
Czy jednak warto obsługiwać pocztę e-mail za pośrednictwem Zoho Mail? W tej recenzji opisałem wszystkie funkcje dostępne za pośrednictwem tego oprogramowania. Omówiłem budowę jego interfejsu, działanie najważniejszych narzędzi oraz cennik. Dodatkowo przyjrzałem się również innym aplikacjom biznesowym, dostępnym w Zoho. Przybliżyłem alternatywne rozwiązania oraz streściłem jego najważniejsze wady i zalety. Wszystko to powinno pomóc Ci znaleźć odpowiedź na zadane wcześniej pytanie.
Co to jest Zoho Mail?
Zoho Mail jest oprogramowaniem służącym do kompleksowej obsługi poczty elektronicznej e-mail. Stanowi integralną część wyjątkowo rozbudowanego pakietu biurowego Zoho. Składa się on z szeregu aplikacji umożliwiających oraz ułatwiających realizację zadań wewnątrz organizacji i nie tylko.
Jest to narzędzie oparte na chmurze, z którego skorzystasz z formie aplikacji mobilnej lub przeglądarkowej. Ze względu na zadania i potencjalne ograniczenia, założysz w nim zarówno konto osobiste, jak i biznesowe. Aby uzyskać dostęp do pełni jego możliwości, musisz natomiast liczyć się z koniecznością wykupienia uzupełniających rozwiązań płatnych.
Gwarantuje odpowiednie zabezpieczenia, ochronę przed SPAM-em oraz szereg funkcji pozwalających na sprawną komunikację mailową. Z jego poziomu dostępna jest nie tylko skrzynka odbiorcza i zwyczajna poczta elektroniczna. Oferuje ponadto m.in. zintegrowany kalendarz, przechowywanie i tworzenie kopii zapasowych czy strumieniowe konwersacje mailowe.
Do czego służy Zoho Mail?
Zadania możliwe do zrealizowania przy pomocy Zoho Mail zależą od pakietu, na który się zdecydujesz. Nawet darmowa wersja pozwala na obsługę poczty e-mail. Rozwiązania płatne zapewniają jednak większą swobodę oraz dostęp do zaawansowanych ustawień. To szczególnie istotne w przypadku przedsiębiorstw o rozmaitych profilach i wielkościach.
Wśród licznych funkcji poczty Zoho Mail znalazły się m.in. takie rozwiązania, jak:
kontaktowanie się z członkami zespołu z poziomu skrzynki odbiorczej,
integracja poczty biznesowej z systemem Zoho CRM.
Dodatkowo możesz korzystać z kalendarza czy notatek, które świetnie sprawdzają się w przypadku wykonywania pracy zadaniowej. Dzięki temu Zoho Mail ułatwia użytkownikom realizację codziennych obowiązków zawodowych. Możesz z jego pomocą skonfigurować swój urlop w określonym terminie, czy ustawić automatyczne odpowiedzi.
Nawet w wariancie darmowym umożliwia dostęp do poczty e-mail dla pojedynczej domeny internetowej. Co jednak istotne, konta biznesowe wymagają dysponowania własnym adresem. Możesz kupić go samodzielnie w zewnętrznym serwisie lub za pośrednictwem Zoho. Bez tej opcji możesz skorzystać jedynie ze skrzynki prywatnej.
Wiadomości e-mail i inne funkcje Zoho Mail
Rozważając konto e-mail w Zoho Mail, warto najpierw uważnie przyjrzeć się funkcjom udostępnianym przez to narzędzie. Poniżej omówiłem wszystkie dostępne rozwiązania, szczególnie istotne z perspektywy użytkowników biznesowych. Oczywiście dostęp do nich – podobnie jak potencjalne limity i ograniczenia – warunkują wersje planów dostępnych dla klientów. Warto natomiast zapoznać się z dostępnymi opcjami. To pozwoli Ci ocenić, które z nich sprawdzą się w Twojej firmie i będą rzeczywiście przydatne.
Pakiet poczty e-mail
Możliwość korzystania ze wszystkich funkcji poczty stanowi podstawę oferty przygotowanej przez Zoho Mail. Wykorzystasz do tego zarówno telefon, jak i uruchomisz skrzynkę na komputerze. Możesz z jej poziomu wysyłać oraz odbierać maile, a także je zapisywać oraz nimi intuicyjnie zarządzać. Ponadto masz możliwość posługiwania się rozmaitymi dodatkowymi narzędziami. Do Twojej dyspozycji są:
poczta – prosta i przejrzysta skrzynka umożliwia łatwą komunikację z odbiorcami. Z poziomu autorskiego panelu użytkownika możesz jej używać do wykonywania codziennych obowiązków. Jest intuicyjna i powinny poradzić sobie z nią nawet osoby nieposiadające większego doświadczenia i obycia z internetowymi narzędziami;
kalendarz – moduł umożliwiający tworzenie, zapisywanie i śledzenie istotnych dla Ciebie wydarzeń. Możesz być poza biurem i nadal trzymać rękę na pulsie, z wyprzedzeniem sprawdzając nadchodzące spotkania, terminy czy ważne eventy. Aby ułatwić Ci zadanie, do Twojej dyspozycji pozostaje funkcja inteligentnego dodawania pozycji. Wyróżnisz je kolorami i ustawisz przypomnienia, by na pewno o nich nie zapomnieć;
zadania – zarządzaj swoją pracą efektywnie, korzystając z wygodnych zadań. Możesz robić to z poziomu panelu użytkownika Zoho Mail. W ten sposób wygodnie podzielisz swoją pracę na etapy oraz podzadania. Zależnie od specyfiki branży, mogą być one jednorazowe, jak i regularnie powtarzalne. Z powodzeniem też przypiszesz je do konkretnych terminów i przypiszesz do nich innych użytkowników ze swojej organizacji;
notatki – wszystkie swoje przemyślenia i pomysły zapisuj na wirtualnych karteczkach samoprzylepnych. Zależnie od Twojego stylu, możesz zmieniać ich wygląd, kolory oraz style. Dodasz notatki odręczne, graficzne oraz tekstowe. Skopiujesz fragmenty wiadomości i będziesz nimi zarządzać przy pomocy integracji z programem Sticky Notes;
kontakty – korzystaj z jednej zakładki pozwalającej zarządzać wszystkimi Twoimi kontaktami. To książka adresowa, dostępna online, która ułatwi Ci obsługę mailową kontrahentów oraz klientów. Zapewni ponadto skuteczną komunikację z pracownikami. Skontaktuj się z dowolną osobą ze swojej listy z każdego miejsca, bez potrzeby sięgania po zewnętrzne narzędzia.
Domena niestandardowa
Zakładając swoje konto w serwisie, możesz liczyć na obsługę poczty we własnej domenie. Zyskujesz ponadto możliwość tworzenia aliasów, dzięki którym komunikacja staje się nie tylko wygodniejsza, ale i przynosi lepsze efekty. Co istotne, mowa tu zarówno o kontakcie zewnętrznym, jak i wewnętrznym. Współpracuj z innymi osobami ze swojej organizacji, jak również klientami czy kontrahentami. Bez chaosu w korespondencji, troszcząc się o wiarygodność swojej marki.
Skrzynka pocztowa w unikatowej, własnej domenie, ma wiele zalet. Wymienić wśród nich można przede wszystkim:
widoczność marki – korzystanie z firmowego konta e-mail na indywidualnej domenie sprawia, że odbiorca od razu widzi nazwę Twojej marki. Dzięki temu zwiększa się jej rozpoznawalność oraz widoczność. Zapada w pamięć, a ponadto Twoje dane kontaktowe stają się łatwiejsze do wyszukania w internecie;
wiarygodność – skrzynki indywidualne wyglądają profesjonalnie i dodają wiarygodności. Prezentują się znacznie lepiej niż rozszerzenia darmowe i ogólnodostępne. Są dowodem na to, że jako przedsiębiorca dbasz o rozpoznawalność swojego brandu i inwestujesz w wizerunek;
skuteczny marketing – idywidualna domena niewiele kosztuje, a stanowi istotny element marketingowy oraz PR-owy. Stawia Twoją firmę w dobrym świetle, dodatkowo doskonale współgrając z materiałami reklamowymi;
przejrzystą strukturę – indywidualne domeny, przypisane do konkretnych zespołów, ułatwiają pracę i przepływ informacji. Z ich pomocą możesz z powodzeniem wdrażać do pracy swoje zespoły, np. support, czy marketing.
Sam proces tworzenia niestandardowych adresów nie należy do specjalnie skomplikowanych. Wszystko opiera się na zaledwie pięciu intuicyjnych krokach:
dodawanie lub zakup nowej domeny i jej weryfikacja,
dodawanie użytkowników, tworzenie niestandardowych e-maili lub importowanie danych przy pomocy usługi Active Directory czy pliku CSV;
tworzenie skrzynek pocztowych opartych na Twojej domenie;
konfiguracja rekordów MX domeny w taki sposób, by obsługiwały serwery usługodawcy;
migracja poczty dla wszystkich użytkowników.
Ich szczegóły czy przebieg zależą oczywiście od konkretnych serwisów, z których skorzystasz.
Bezpieczeństwo i prywatność
Podstawą korzystania z narzędzi Zoho jest bezpieczeństwo danych. Nie inaczej jest w przypadku skrzynki pocztowej, gwarantującej w pełni chronioną komunikację. Zgodnie z zapewnieniami usługodawcy, odpowiadają za to najlepsze praktyki rynkowe, pełna zgodność z przepisami oraz przestrzeganie standardów korporacyjnych. Jest to realizowane na kilku płaszczyznach, takich jak:
bezpieczeństwo fizyczne – dostępność na poziomie 99,9 proc. oraz odpowiednie zabezpieczenia centrów danych stanowią gwarancję fizycznych zabezpieczeń. Usługodawca deklaruje korzystanie z zaawansowanych technik monitorowania oraz ograniczania dostępu, zapewniając pełną ochronę poufnych informacji;
ochrona przed zagrożeniami – zabezpieczenia przed złośliwym oprogramowaniem, atakami phishingowymi oraz innymi zagrożeniami. AntySPAM, rozwiązania antywirusowe i kontrole administracyjne;
szyfrowanie – dodatkowa ochrona przed nieautoryzowanym dostępem. Szyfrowanie danych zarówno na początku, jak i podczas przesyłania informacji (OpenPGP, TLS, S/MIME);
bezpieczny dostęp – bezpieczny proces zarządzania tożsamością na wielu urządzeniach (np. podpis elektroniczny i bezpieczna przepustka);
zabezpieczenia organizacyjne – dedykowane zespoły ds. bezpieczeństwa, zgodności i prywatności. Kontrole przeszłości pracowników oraz szkolenia specjalistów z zakresu bezpieczeństwa informacji itd.
Kontrola administracyjna
Z poziomu jednego interfejsu użytkownika masz możliwość sprawowania kontroli nad całą swoją organizacją. Rozumiane są przez to wszystkie aspekty jej komunikacji wewnętrznej oraz zewnętrznej. Mowa tu ponadto również o znacznie bardziej zaawansowanej działalności firmy, we współpracy z innymi narzędziami usługodawcy.
Nawet tak rozbudowane narzędzia pozostają przystępne i łatwe w obsłudze. Kładziony jest na ten aspekt znaczny nacisk – nie powinny one stanowić problemu dla nowych i niedoświadczonych użytkowników. W tym zakresie do dyspozycji masz zatem:
panel sterowania – umożliwia kontrolowanie wszystkich skrzynek pocztowych organizacji z poziomu jednego serwisu. Pozwala zarówno na zarządzanie poszczególnymi użytkownikami, jak i grupami, polityką antyspamową oraz wieloma innymi aspektami organizacyjnymi,
przechowywanie wiadomości e-mail i zbieranie elektronicznych materiałów – możliwość wyszukiwania i przechowywania istotnych danych zawartych w mailach. Zoho ułatwia ich śledzenie i zapisywanie, a następnie wyszukiwanie oraz odczytywanie w odpowiednim momencie,
grupy e-mail – tworzenie grup z indywidualnymi intencjami i jasno określonymi celami. Ułatwia to zarządzanie zespołami, ale też nadawanie im uprawnień czy konfigurowanie zaawansowanych możliwości,
funkcje dla przedsiębiorstw – pełen pakiet rozwiązań stworzonych z myślą o potrzebach biznesowych. Dzięki skutecznej identyfikacji potrzeb użytkownika pozwala na daleko idącą personalizację. Jest ona realizowana przez doświadczonych specjalistów odpowiadających za obsługę klienta.
Nieprzerwany dostęp
Podstawą skutecznej komunikacji jest jej ciągłość, niezależnie od miejsca i czasu. W przypadku skrzynek mailowych jest to aspekt kluczowy. Wynika to z faktu, że wpływa zarówno na wizerunek, jak i wyniki działalności Twojej firmy. Zoho również kładzie na to nacisk, skupiając się m.in. na:
dostępie w trybie offline – pozwala na dostęp do wiadomości nawet w przypadku braku połączenia z internetem. Gwarantuje bezpieczne przechowywanie maili i opcję przeglądania ich, nawet bez użycia internetu,
dostępie mobilnym – kontrola firmy i korespondencji jest możliwa zarówno z poziomu komputera czy laptopa, jak również urządzenia mobilnego. Wykorzystasz do tego zarówno responsywny serwis w wersji przeglądarkowej, jak i szereg rozwiązań mobilnych:
pocztę Zoho,
aplikację administracyjną Zoho Mail,
aplikację do strumieni korespondencji,
Zoho Cliq,
skaner wizytówek,
kliencie stacjonarnym – został stworzony z myślą o laptopach oraz komputerach stacjonarnych. Zapewnia dostęp do poczty internetowej i jej najważniejszych funkcji przy pomocy oprogramowania uruchamianego poprzez naciśnięcie ikony na pulpicie. Z powodzeniem wykorzystasz go zarówno na urządzeniach z systemem macOS, jak i Linux czy Windows.
Collabor@e (Stream)
Zoho umożliwia zmianę komunikacji mailowej na bardziej przystępną. W wersji strumieniowej przypomina ona bardziej konwersacje znane z mediów społecznościowych. Oznacza to koniec z niezbyt czytelnymi wątkami w mailach i niewygodnym kierowaniem odpowiedzi do wielu odbiorców. Sprzyja to szybkim odpowiedziom, ale też dostarcza przyjemności z samego prowadzenia korespondencji.
Atutem tego rozwiązania jest możliwość szybkiego udostępniania wiadomości za pomocą oznaczeń użytkowników przy pomocy „@”. Wygodne są ponadto tzw. walle znane z portali społecznościowych, przypisane do konkretnych zespołów. To dobry sposób zarówno na przechowywanie istotnych wiadomości, jak i swobodą, ale efektywną komunikację wewnętrzną.
Łatwa migracja
Zoho zapewnia swoim nowym klientom możliwość przeprowadzenia szybkiej migracji skrzynek pocztowych z serwisów zewnętrznych. Co ważne, takie działanie może zostać zrealizowane w indywidualny sposób, zależny od potrzeb danego przedsiębiorstwa. Do Twojej dyspozycji są takie rozwiązania, jak:
PST,
Exchange,
EML.
Nad procesami migracyjnymi czuwają doświadczeni specjaliści oraz całodobowy support. Po zainicjowaniu transferu danych możesz liczyć na regularne informacje o postępach procesu. Dodatkowo śledzić go możesz na bieżąco w panelu sterowania.
Pomoc asystenta AI
W Zoho możesz liczyć na nowoczesne rozwiązania oparte na sztucznej inteligencji. Ich czołowym przykładem jest asystent AI, wspierający komunikację mailową. Wykorzystasz go do generowania treści oraz szybkich odpowiedzi na otrzymywane wiadomości. Dysponuje ponadto funkcją autouzupełniania tworzonych komunikatów. Sugeruje frazy dopasowane do kontekstu rozmowy, przyśpieszając wysyłanie maili.
Jak zawsze polecam zachowanie ostrożności i sprawdzenie treści wygenerowanej przez AI. Mowa w końcu o korespondencji biznesowej, której niedopilnowanie może mieć fatalne konsekwencje. Mimo to natomiast uważam, że jest to funkcja wyjątkowo przydatna. Nietrudno wyobrazić sobie, w jak imponującym stopniu jest ona w stanie przyśpieszyć wykonywanie codziennych obowiązków zawodowych.
Aplikacje mobilne
Dostęp do wiadomości e-mail z poziomu urządzeń mobilnych wydaje się w XXI wieku absolutną podstawą. Twórcy Zoho doskonale rozumieją ten trend i odpowiadają na niego w kompleksowy sposób. Dowodem na to jest nie jedno oprogramowanie dedykowane urządzeniom przenośnym, ale aż pięć! Różnią się przeznaczeniem, ale wszystkie są dostępne zarówno na urządzenia z systemem Android, jak i iOS. Zależnie od potrzeb do Twojej dyspozycji oddane zostają:
Poczta Zoho – umożliwia wygodne zarządzanie wiadomościami e-mail. Wykorzystasz ją do wysyłania, odbierania i kontrolowania maili. Zapewnia dostęp do kalendarza, kontaktów czy załączników z plikami;
Aplikacja administracyjna Zoho Mail – rozwiązanie przygotowane z myślą o administratorach. Ułatwia zarządzanie pamięcią masową, resetowanie haseł, moderowanie poczty i wykonywanie wielu innych działań wewnątrz organizacji;
Strumienie – ułatwiają prowadzenie konwersacji za pomocą wiadomości e-mail. Z ich pomocą nie tylko możesz szybciej wysyłać maile, ale też je odczytywać oraz śledzić prowadzone rozmowy. W mobilnej wersji przypominają czaty społecznościowe, poprawiając komfort prowadzenia korespondencji firmowej;
Zoho Cliq – aplikacja odpowiadająca za synchronizację treści na wszystkich urządzeniach. Z jej pomocą zyskasz dostęp do kompletnych informacji w każdym miejscu i o dowolnej porze;
Skaner kart – rozwiazanie zastępujące wizytowniki i inne niewygodne zbiory wizytówek, z których korzystanie nie jest przesadnie efektywne oraz nowoczesne. Umożliwia wykonanie skanu dokumentu i błyskawiczne zapisanie użytkownika na liście kontaktów.
Integracje Zoho
Zoho jest tak rozbudowaną platformą, że sprawdza się w przypadku bardzo zróżnicowanych przedsiębiorstw. Aby jednak odpowiadać na wszystkie ich potrzeby jeszcze lepiej, udostępnia szereg przydatnych integracji. Zależnie od sposobu wdrożenia, można podzielić je na dwie podstawowe grupy:
integracje z aplikacjami Zoho – to rozwiązania autorskie, które możesz łatwo dołączyć do swojego konta. Dzięki temu zyska ono nowe funkcje, rozszerzając swoją działalność i możliwości. Do wyboru masz takie opcje, jak np.:
Zoho CRM,
Projekty Zoho,
kreator Zoho,
Zoho Docs,
i inne;
integracje za pomocą oprogramowania Zapier – zewnętrzne oprogramowanie ułatwia korzystanie z rozwiązań firm trzecich. Do wyboru masz 750 rozmaitych aplikacji. Ich wdrożenie przebiega sprawnie, intuicyjnie i nie zajmuje wiele czasu.
Support Zoho Mail
Platforma Zoho obsługuje 73 języki, a wśród nich znalazł się również polski. Niestety sam support i wsparcie klienta nie ma jednak polskiej wersji językowej. Możesz natomiast skontaktować się ze specjalistami po angielsku w przypadku wystąpienia kłopotów.
Do wyboru masz kilka zróżnicowanych metod kontaktu, jak np.:
formularz kontaktowy wysyłający wiadomości do supportu,
formularz kontaktowy wysyłający wiadomości do zespołów sprzedażowych,
wiadomości email wysyłane na adres:
support@zohomail.com (wsparcie klienta),
sales@zohocorp.com (sprzedaż),
kontaktu telefonicznego (dostępny wyłącznie dla użytkowników korzystających z pakietów płatnych) odpowiedniego dla jednego z szeregu dostępnych krajów.
Dodatkowo dla klientów twórcy przygotowali rozbudowany poradnik będący swoistym centrum pomocy. Publikowane w jego ramach artykuły są rozbudowane i wyczerpują konkretne zagadnienia. Dodatkowo warto zajrzeć do strefy FAQ, skrupulatnie opisującej wszystkie najważniejsze cechy oraz funkcje systemu. Niestety ta warstwa contentowa nie jest dostępna w języku polskim.
Zapoznanie z innymi aplikacjami Zoho Mail
Jak już wspominałem, Zoho oferuje rozbudowany zestaw aplikacji biznesowych. Są one nastawione na rozmaite cele, związane z prowadzeniem działalności gospodarczej. W zależności od potrzeb swojej firmy możesz więc sięgnąć po nie, by cieszyć się jeszcze lepszymi efektami swojej pracy.
Zależnie od bieżących potrzeb i profilu działalności, spodobać Ci się mogą aplikacje z takich kategorii, jak:
aplikacja do planowania i śledzenia czasu pracy pracowników;
legalność, np.:
aplikacja do podpisów cyfrowych;
oprogramowanie do zarządzania cyklem życia umów;
bezpieczeństwo i zarządzanie IT, np.:
menedżer haseł online dla zespołów,
Toolkit,
uwierzytelnianie wieloskładnikowe OneAuth;
BI i analityka, np.:
platforma analityczna,
wbudowana analiza biznesowa,
opcja przygotowywania danych przez sztuczną inteligencję;
zarządzanie projektami, np.:
zarządzanie, śledzenie i współpraca nad projektami,
narzędzie do nadzorowania sprintów,
oprogramowanie do automatycznego śledzenia błędów;
platformy programistyczne, np.:
narzędzie do tworzenia niestandardowych aplikacji,
integrator biurowy,
ZeptoMail;
IoT – możliwość tworzenia aplikacji IoT za pośrednictwem platformy.
Jak Zoho Mail działa w praktyce?
Czas przetestować działanie konta Zoho Mail w praktyce. Posłużę się do tego planem darmowym, który jest w pełni funkcjonalny, a jedynie nakłada na użytkownika pewne limity. Doskonale sprawdzi się do testowania narzędzia, a także przeglądu jego struktury i obsługi. Polecam założenie tego typu konta również przed wykupieniem dostępu do opcji płatnej. To dobry sposób na sprawdzenie, czy budowa serwisu Ci odpowiada w praktyce.
Aby założyć nowe konto i w jego ramach korzystać ze skrzynki pocztowej Zoho, przejdź na stronę główną serwisu. Następnie przejdź do opcji „Zoho Mail” i naciśnij w górnym menu opcję „Pricing„. Następnie wybierz odpowiedni pakiet i postępuj zgodnie ze wskazówkami wyświetlanymi na ekranie. Alternatywnie możesz wybrać również 15-dniową wersję próbną planu Mail Premium.
Założenie konta wymaga wprowadzenia danych kontaktowych oraz firmowych (w przypadku konta biznesowego). Niezbędne jest ponadto potwierdzenie adresu e-mail lub numeru telefonu. Następnie otrzymasz dwa rozwiązania do wyboru:
utworzenie konta pocztowego we własnej domenie (nazwa@twoja_domena.pl),
utworzenie konta pocztowego w domenie Zoho (nazwa@zohomail.com).
Ja skorzystam z drugiej opcji. Po określeniu nazwy adresu (pierwszego członu, znajdującego się przed znakiem @), otrzymałem dostęp do skrzynki pocztowej.
Interfejs Zoho Mail – przegląd
Skrzynka pocztowa Zoho Mail jest przejrzysta i intuicyjnie zaprojektowana. W jej ramach dostępne jest dla Ciebie pięć głównych sektorów użytkowych:
główne menu boczne lewe – zapewnia dostęp do podstawowych narzędzi w ramach konta pocztowego użytkownika (webmail). Z jego poziomu możesz błyskawicznie przełączać się między:
skrzynką pocztową,
kalendarzem,
zadaniami,
notatkami,
kontaktami,
zakładkami;
dodatkowe menu boczne lewe – wyświetla rozbudowane funkcje wewnętrzne głównych narzędzi. Zależy od wybranej opcji i pozwala korzystać z bardziej zaawansowanych i szczegółowych rozwiązań. Co istotne, możesz je konfigurować zgodnie ze swoimi potrzebami. W przypadku wyboru skrzynki pocztowej umożliwia błyskawiczne dotarcie do m.in.:
strumieni:
strony głównej,
wszystkich nieprzeczytanych;
folderów:
skrzynki odbiorczej,
wersji roboczych,
szablonów,
odłożonych,
wysłanych,
SPAM-u,
kosza,
skrzynki nadawczej;
tagów,
widoków:
nieprzeczytanych,
wszystkich wiadomości,
oflagowanych wiadomości,
wszystkich wiadomości zarchiwizowanych;
boczne menu prawe – w formie czytelnych skrótów pozwala na korzystanie z dodatkowych opcji, ustawień oraz innych aplikacji czy funkcji Zoho. Został podzielony na trzy części, w zależności od oferowanych narzędzi:
pierwsza:
ustawienia,
przeglądarka załączników,
kalendarz,
druga:
przełącz eWidget,
Zoho Desk,
Zoho CRM,
Zoho Project,
Zoho WorkDrive,
Zoho Meeting,
trzecia:
notatka Sticky Notes,
asystent poczty,
aktualizacja produktów,
przypomnienia,
tryb nocny,
wyślij opinię;
menu górne – odpowiada za ułatwianie nawigacji i szybki dostęp do konta użytkownika. Ma dość klasyczną budowę oraz funkcje:
wyszukiwarkę (w poczcie lub konkretnych funkcjach),
tryb offline,
powiadomienia,
szczegóły konta użytkownika,
panel aplikacji Zoho;
widok główny – prezentuje zawartość wybranego narzędzia. W przypadku skrzynki pocztowej prezentuje zawartość folderów wybranych z lewego dodatkowego menu bocznego (np. skrzynka odbiorcza). Jej wygląd możesz w znacznym stopniu personalizować. Znajdziesz tam wszystkie standardowe funkcje i informacje, np.:
wiadomości otrzymane,
opcje załączników,
filtry widoku wiadomości,
daty i godziny otrzymania poszczególnych wiadomości,
możliwość zaznaczenia konkretnych wiadomości,
widoki konwersacji,
odstępy w okienku listy adresów e-mail,
pokazywanie i ukrywanie pól.
Wysyłanie wiadomości z kont e-mail w Zoho Mail
Najczęściej zadawane pytania dotyczące skrzynek pocztowych są związane z procesem tworzenia i wysyłania wiadomości. W przypadku narzędzia od Zoho nie jest to skomplikowane, a odpowiedni przycisk sam przyciągnie Twój wzrok. Znajduje się w sekcji „Poczta”, w dodatkowym menu bocznym po lewej stronie. Ma niebieski kolor i napis „Nowa wiadomość”.
Po naciśnięciu strzałki w dół masz możliwość stworzenia nowych:
notatek,
zadań,
zdarzeń,
kontaktów,
zakładek.
Kliknięcie samego napisu sprawi, że w głównym widoku zobaczysz interfejs pozwalający na rozpoczęcie tworzenia nowego maila. Jest on czytelny i przypomina każde standardowe narzędzie do tworzenia wiadomości elektronicznych. Obecne są w nim wszystkie standardowe funkcje, takie jak m.in.:
Gdy skończysz konfigurować maila i podasz wszystkie istotne informacje, możesz przejść do wysyłki. Aby to zrobić, musisz tylko podać adres odbiorcy oraz nacisnąć niebieski przycisk „Wyślij”. Znajdziesz go w górnej części widoku głównego.
Ile kosztuje Zoho Mail?
Jak już wspominałem, narzędzie Zoho Mail ma zarówno wersję płatną, jak i darmową. Co natomiast istotne, nawet plany, za które trzeba zapłacić, są naprawdę przystępne cenowo. Co prawda serwis ma zasięg międzynarodowy i proponuje cennik w euro lub funtach brytyjskich. Mimo to jednak nawet najbardziej zaawansowany wariant nie kosztuje wiele w przeliczeniu na złotówki.
Do Twojej dyspozycji są cztery pakiety (3 płatne oraz jeden darmowy):
Forever Free Plan – rozwiązanie bezwarunkowo darmowe dla wszystkich użytkowników. Zapewnia dostęp do wszystkich funkcji pozwalających na swobodną obsługę skrzynki elektronicznej. Wybierając je, musisz jednak liczyć się z szeregiem istotnych ograniczeń. Ze względu na nie polecany jest raczej użytkownikom prywatnym do użytku osobistego:
dostęp tylko dla pięciu użytkowników,
5 GB przestrzeni w chmurze na użytkownika,
załączniki o pojemności maksymalnie 25 MB,
dostęp do wersji przeglądarkowej oraz aplikacji mobilnej,
hosting e-mail dla pojedynczej domeny;
Mail Lite – dostępny w dwóch wersjach:
5 GB miejsca na użytkownika – kosztuje 0,90 euro miesięcznie na użytkownika,
10 GB miejsca na użytkownika – kosztuje 1,13 euro miesięcznie na użytkownika.
Zapewnia dostęp do takich możliwości i funkcji, jak:
aplikacja mobilna na urządzenia z systemami Android i iOS,
kalendarz:
udostępnianie kalendarzy,
kalendarze grupowe,
planowanie spotkań,
synchronizacja kalendarza,
kalendarz na komórkę,
rezerwacja zasobów;
Mail Premium – kosztuje 3,60 euro na użytkownika miesięcznie przy rozliczeniu rocznym. Zapewnia 50 GB miejsca na pocztę oraz kolejne 50 GB miejsca na pozostałe pliki. Oferuje wszystko to, co plan Mail Lite, a także dodatkowo:
załączniki o wielkości maksymalnej do 1 GB,
zbieranie i przechowywanie elektronicznych danych,
tworzenie kopii zapasowych i przywracanie wiadomości,
własny branding (usunięcie nazw i logo Zoho i wstawienie brandingu własnej firmy, a także opcja ustalenia własnego adresu URL strony logowania),
protokół S-MIME;
Workplace – kosztuje 2,70 euro za użytkownika miesięcznie przy rozliczeniu rocznym. To rozwiązanie zapewniające pełny dostęp do wszystkich funkcjonalności platformy oraz aplikacji biurowych. W jego ramach możesz liczyć na:
bezpieczną i służbową pocztę e-mail,
menadżera plików online,
edytor tekstu online,
arkusz kalkulacyjny online,
oprogramowanie do prezentacji,
natychmiastowa komunikacja na czacie,
oprogramowanie do spotkań online,
intranet i współpraca.
Zoho Mail vs alternatywne rozwiązania
Zoho nie jest jedyną firmą w internecie, która oferuje narzędzie do obsługi skrzynek pocztowych. Choć wielu użytkowników kojarzy tego typu usługi głównie z Gmailem oraz Outlookiem, na rynku bez trudu znajdziesz znacznie więcej propozycji. Zależnie od Twoich potrzeb, mogą one być skierowane zarówno do użytkowników biznesowych, jak i prywatnych. W tym pierwszym przypadku polecam przyjrzeć się szczególnie takim rozwiązaniom, jak np.:
Opisy tych i kilku innych wariantów hostingu e-mail wartych rozważenia znajdziesz w moim artykule: E-mail firmowy: gdzie założyć pocztę dla firm?. Praktycznie wszystkie oferują okres testowy lub wersję darmową. Warto z nich skorzystać, aby przekonać się, który z nich najbardziej Ci odpowiada.
Zalety i wady Zoho Mail
Zalety Zoho Mail
duże załączniki już w najtańszej wersji,
najtańszy pakiet w dwóch wersjach cenowych różniących się ilością miejsca,
możliwość udostępniania wiadomości i folderów,
wygodna kooperacja z innymi użytkownikami,
dostęp w trybie offline,
szereg narzędzi dodatkowych,
korespondencja w przystępnych strumieniach,
możliwość integracji z innymi aplikacjami biznesowymi Zoho,
wersja przeglądarkowa i mobilna,
intuicyjny interfejs, dobrze zaprojektowany i łatwy w obsłudze,
darmowy plan,
wersja testowa pakietu Premium,
atrakcyjne ceny,
obsługa polskiego języka na platformie,
możliwość dopasowania planów do użytkowników wewnątrz organizacji,
możliwość kupna własnej domeny.
Wady Zoho Mail
IMAP/POP tylko w wersji płatnej,
angielska wersja językowa,
brak polskojęzycznego supportu i bazy wiedzy,
ceny w funtach i euro,
konieczność weryfikacji numeru telefonu,
wersja darmowa tylko dla pojedynczej domeny.
Wszystkie wiadomości e-mail w jednym miejscu i znacznie więcej. Czy warto skorzystać z Zoho Mail?
Zoho Mail ma wiele do zaoferowania przedsiębiorcom poszukującym platformy do kompleksowej obsługi firmowej skrzynki pocztowej. Ma bardzo rozbudowany zestaw narzędzi, zamkniętych w intuicyjnym interfejsie. Nie kosztuje wiele, a osoby o mniejszych wymaganiach mogą nawet skorzystać z wersji darmowej. Dzięki temu postrzegany jest jako intrygująca konkurencja dla takich gigantów jak Gmail czy Outlook. Ma wersję przeglądarkową oraz mobilną, a także szereg zaawansowanych aplikacji. Dzięki temu umożliwia wygodne zarządzanie pocztą w każdym momencie.
Oczywiście ma swoje wady, ale nie ma ich zbyt wiele. Większość dotyczy bezpłatnej wersji, która nie dysponuje IMAP/POP i ma bardzo rygorystyczne limity. Z drugiej strony jednak pakiety płatne są na tyle tanie, że nie stanowi to większego problemu. Osoby nieznające języka angielskiego mogą być poirytowane powszechnym angielskim (np. support czy baza wiedzy). Problem ten pozwala natomiast błyskawicznie rozwiązać translator wbudowany w przeglądarce.
Biorąc to wszystko pod uwagę ostatecznie polecam skorzystanie z Zoho Mail i wypróbowanie jego możliwości w pakiecie darmowym lub wersji testowej. To narzędzie, z którego pomocą komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna Twojej firmy może realnie wznieść się na nowy poziom.
