Co to jest IMAP? Jak skonfigurować? Porty i informacje

Czym jest protokół IMAP i z jakiego powodu wykorzystywany jest do obsługi poczty e-mail? Dowiedz się, dlaczego warto skorzystać z niego podczas konfiguracji programów pocztowych. Wyjaśnimy Ci, czym różni się od swojego poprzednika – nadal często używanego POP3.

Chcąc zarządzać, otrzymywać i wysyłać wiadomości e-mail, musisz mieć swoją skrzynkę pocztową. Może ona działać zarówno w ramach prowadzenia strony internetowej, jak i funkcjonować samodzielnie na hostingu pod pocztę. Działając w ramach własnej domeny internetowej, pozwala na profesjonalne kontaktowanie się z klientami czy kontrahentami.

Obsługiwać ją możesz przy użyciu rozmaitych programów pocztowych lub skrzynek online. Te ostatnie są często udostępniane przez hostingodawców za darmo. Znacznie ułatwiają komunikację i obsługę konta. Wiadomościami w skrzynce pocztowej możesz zarządzać np. z poziomu Roundcube lub innego webmaila. Alternatywą jest utworzenie konta w specjalnym kliencie pocztowym jak np. Outlook. Co jednak zrobić, aby dostęp do odebranej i wysłanej korespondencji e-mail mieć zawsze i wszędzie? Właśnie do tego służą specjalne protokoły, takie jak IMAP.

To rozwiązanie powszechnie wykorzystywane na całym świecie. Jest następcą POP3 i oferuje o wiele większe możliwości. Z jego pomocą zyskasz komfortowy dostęp do swojej poczty e-mail na dowolnym urządzeniu. Będzie można dać do niej dostęp nawet kilku osobom. Dowiedz się, jak dokładnie działa protokół IMAP i do czego służy. W tym tekście wyjaśnimy, jak możesz go wykorzystać w swojej pracy i na co dzień.

IMAP – co to? Definicja

IMAP (ang. Internet Message Access Protocol) to następca POP3 i nazwa serwera poczty przychodzącej. Ten internetowy protokół pocztowy umożliwia pobieranie, zarządzanie i kasowanie poczty oraz synchronizację folderów pocztowych. Z jego pomocą łatwe jest pobieranie nagłówków, załączników i wiadomości e-mail, znajdujących się na zdalnym serwerze.

Używanie protokołu IMAP jest najnowocześniejszą opcją do obsługi poczty w programach pocztowych. Dzięki niemu możliwe jest ściąganie samych nagłówków wiadomości. Zyskujesz w ten sposób możliwość znacznego ograniczenia transferu. Możesz też podjąć decyzję, które z nieprzeczytanych jeszcze wiadomości zechcesz pobrać na komputer lokalny.

E-maile przechowywane są w wirtualnej skrzynce pocztowej i dodatkowych folderach pocztowych. Gdy je pobierzesz, nie zostają jednak usunięte, tak jak dzieje się to w przypadku POP3. Dostęp do tych nieodebranych wiadomości nadal mają inni użytkownicy. Odczytasz je też na innym urządzeniu.

Przy użyciu protokołu IMAP zyskujesz swobodny dostęp do swojej skrzynki e-mail. Korzystać z niego możesz na dowolnych urządzeniach, bez pobierania jej zawartości. W praktyce więc odczytujesz nagłówki wiadomości z usługi poczty, oszczędzając miejsce na urządzeniu. Decydujesz, które są warte Twojej uwagi i chcesz poznać ich pełną treść. Co istotne, w tym przypadku też inaczej wygląda pobieranie załączników. Następuje dopiero po wyraźnym wydaniu takiego polecenia. Nie są one ściągane od razu, wraz z całą zawartością skrzynki.

Wszystko to sprawia, że łączenie się z serwerem poczty przy użyciu protokołu IMAP jest uważane obecnie za najlepsze rozwiązanie. Działa on znacznie szybciej niż POP3 i ma do zaoferowania o wiele więcej przydatnych możliwości. Filtrowanie korespondencji przy jego użyciu o wiele wygodniejsze. Dostęp do korespondencji będziesz mieć z poziomu:

• komputera,
• laptopa,
• tabletu,
• smartfona.

Internet Message Access Protocol – do czego służy protokół IMAP?

Pod pojęciem „poczta IMAP” kryje się tak naprawdę nowoczesny protokół pocztowy. Dla kogo jest on dobrym i przydatnym rozwiązaniem? Sięgają po niego osoby, które chcą mieć dostęp do swoich maili w zewnętrznych programach pocztowych. Mowa tu np. o:

• Thunderbird,
• aplikacja Gmail,
• Windows Mail,
• Outlook,
• Apple Mail.

Dzięki wpisaniu odpowiednich danych podczas konfiguracji, klient pocztowy uzyska dostęp do serwera. Następnie na komputer lokalny transmitowane będą wyłącznie nagłówki wiadomości. Otrzymasz do nich dostęp z każdego urządzenia, na którym zainstalujesz program pocztowy.

W praktyce IMAP działa szybko, bo nie pobiera od razu zawartości wiadomości. Te trafiają na Twoje urządzenie dopiero po otwarciu danego listu (e-maila). Bez pobierania absolutnie niczego możesz natomiast przeglądać same nagłówki wiadomości. Jeśli któraś Cię zainteresuje, dopiero poznajesz jej treść, pobierając ją. Na takiej samej zasadzie działa odczytywanie i pobieranie załączników.

Gdzie można znaleźć IMAP dla skrzynki e-mail?

Tworząc konto pocztowe w danym hostingu, nie wybierasz protokołu pocztowego. Co to oznacza? Otóż poczta przechowywana jest w skrzynce, do której dostęp możliwy jest za pomocą POP3 i IMAP. Zdecydowanie się na jedną z opcji konieczne jest natomiast, gdy chcesz połączyć się z już istniejącym kontem. Wykorzystać do tego możesz np. klienty pocztowe, pobierane na komputer w formie programów.

Konfiguracja konta w takiej sytuacji wymaga od Ciebie wpisania odpowiedniego protokołu. Najczęściej jego dane te wysyłane są przez hostingodawcę do Ciebie w wiadomości e-mail. Warto je zapisać, by później nie mieć problemów z ich znalezieniem. Często są one dostępne z poziomu panelu użytkownika na hostingu. Mogą znajdować się np. w zakładce poczta. Alternatywnie z prośbą o ich podanie zwrócić się możesz także do działu obsługi klienta.

Część hostingodawców przygotowuje gotowy plik z konfiguracją do danego programu, np. udostępniając do pobrania wariant przeznaczony do Outlooka. Aby go pobrać, wystarczy tylko, że zalogujesz się do swojego konta hostingowego z panelem DirectAdmin. Następnie przejdź do zakładki „Zarządzanie pocztą e-mail” oraz naciśnij „konta email„. Po prawej stronie, przy każdym adresie, widoczny jest znak plus. Naciśnij na niego, a następnie wybierz „Pobierz konfigurację dla Outlook„. Plik .reg trafi bezpośrednio w miejsce na dysku, które wskażesz. Stamtąd możesz go wgrać do programu pocztowego podczas jego konfiguracji.

Czytaj też: E-mail firmowy: gdzie założyć pocztę dla firm? 7 propozycji

Jak skonfigurować program pocztowy, korzystając z protokołu IMAP?

IMAP sprawia, że poczta przechowywana jest w skrzynce i folderach pocztowych na serwerze. Dzięki temu zarządzanie nią nie zajmuje miejsca na dysku lokalnym. Rozwiązanie to jest wygodne i bezpieczne. Nie każdy jednak wie, w jaki sposób skonfigurować zgodnie z nim pocztę.

Przedstawimy to na przykładzie. Posłużymy się adresem „biuro@przykladowymail.com” w programie pocztowym Thunderbird. To jeden z najpopularniejszych klientów pocztowych, wykorzystywany przez tysiące użytkowników z całego świata. Po pobraniu go z oficjalnej strony internetowej możemy przystąpić do konfiguracji. Od razu po zainstalowaniu go na dysku pojawi się przed nami okno konfiguracyjne. Musisz podać w nim:

• imię i nazwisko (nazwę konta),
• adres e-mail,
• hasło (pozwalające na dostęp do skrzynki e-mail).

Często wpisanie tych danych wystarczy, by program sam dokonał całej konfiguracji. O ile podasz poprawne dane, powinno zająć mu to tylko chwilę. My natomiast nie idziemy na łatwiznę. Przyjrzyjmy się od razu nieco bardziej zaawansowanej, samodzielnej konfiguracji serwera.

Wystarczy tylko, że wyrazisz chęć na podane danych ręcznie. W takim przypadku Twoim oczom ukaże się cały panel z danymi. Skupmy się na „Serwerze poczty przychodzącej”. To właśnie w tym miejscu zaznaczyć musisz, że interesuje Cię protokół IMAP.

Nazwa poczty IMAP najczęściej związana jest z adresem serwera, na którym zarejestrowana jest Twoja skrzynka. Jeśli korzystasz z usług hostingodawcy, to na pewno podał Ci on taką wiadomość. Widnieje też zapewne w panelu klienta. Masz skrzynkę e-mail u dostawcy usług pocztowych, takich jak np. Gmail? Informację o nazwie znajdziesz szybko w wyszukiwarce. Dla rozwiązania od Google (także dla Gmaila we własnej domenie) jest to np. imap.gmail.com. Dalej uzupełnić musisz jeszcze:

• port – hostingodawca powinien udostępnić Ci go w panelu klienta lub wiadomości e-mail – najczęściej 143 lub 993,
• nazwę użytkownika – domyślnie jest to Twój adres e-mail.

Jeśli chcesz, możesz w tym miejscu zmienić „bezpieczeństwo połączenia”. Do wyboru masz:

• bez szyfrowania,
• STARTTSL,
• SSL/TLS.

Różne opcje są też w przypadku „metody uwierzytelniania”:

• zwykłe hasło,
• szyfrowane hasło,
• Kerberos/GSSAPI,
• NTLM.

Dwa ostatnie pola, które opisaliśmy, możesz też zostawić bez zmian na polu „Wykryj”. Jeśli tak zrobisz, program sam określi, jaką domyślną konfigurację ma Twoja skrzynka pocztowa. Takiej też użyje do stworzenia konta.

Po prawidłowym wypełnieniu wszystkich danych przejdź do części dotyczącej serwera poczty wychodzącej SMTP. Informacje o niej powinny znajdować się w tym samym miejscu, co te o IMAP.

Gdy wszystkie pola zostaną uzupełnione, naciśnij niebieski przycisk „Utwórz”. Tyle wystarczy, by w programie Thunderbird pojawiły się wszystkie foldery i maile z Twojego serwera pocztowego. Możesz teraz z niego swobodnie wysyłać wiadomości i zarządzać całą swoją korespondencją. Skutki operacji, które wykonasz, będą widoczne również w innych programach i witrynach pocztowych. Zobaczą je także pozostali użytkownicy, którzy mają dostęp do konta.

Zobacz: Mozilla Thunderbird: konfiguracja poczty krok po kroku i Outlook: konfiguracja poczty krok po kroku

Konfiguracja na wielu urządzeniach

Programy oraz aplikacje pocztowe można skonfigurować na wielu urządzeniach naraz. Pozwala na to użycie protokołu IMAP. Jego zaletą jest to, że umożliwia w takiej sytuacji śledzenie zmian na bieżąco. Dane są też stałe i nie znikają po pierwszym kontakcie z użytkownikiem. W praktyce oznacza to, że wiadomość pobrana z serwera nie jest z niego usuwana. Dostęp do niej jest nadal możliwy z programów, aplikacji i innych, skonfigurowanych odpowiednio urządzeń.

Dzięki takiemu działaniu IMAP uważany jest za rozwiązanie wyjątkowo wygodne. Pozwala bowiem na korzystanie z jednej skrzynki pocztowej wielu osobom w jednym czasie. Każda z nich ma dostęp do pełnej korespondencji. Jest ona trwała i nie wpływa na jej obecność to, że jedna z osób ją przeczyta. Usunięcie jej jest możliwe, ale dopiero gdy użytkownik potwierdzi chęć skasowania jej.

W przypadku starszego POP3 każda wiadomość po pobraniu mogłaby trafiać do „Kosza”. W praktyce oznaczałoby to, że dotarłaby skutecznie tylko do jednego użytkownika skrzynki. Pozostałe osoby już by nie miały możliwości jej pobrania na swoje urządzenia. IMAP pozwala natomiast na wielokrotne ściąganie korespondencji.

Różnice między IMAP a POP3

Zarówno IMAP, jak i POP3, są bardzo popularne wśród użytkowników. Wiele osób jednak nie zna różnic, jakie je dzielą. Konsekwencją tego jest fakt, że bywają mylone i wykorzystywane naprzemiennie. W praktyce natomiast opisywany w tym tekście protokół jest o wiele bardziej zaawansowany od swojego poprzednika. Pozwala też na korzystanie z bardziej różnorodnych funkcji i jest wygodniejszy w użyciu. Wymaga co prawda stałego połączenia z internetem. Dzięki niemu natomiast zyskujesz nieograniczony dostęp do korespondencji.

IMAP od POP3 dzieli przede wszystkim to, że:

• pozwala na dostęp do maili na wielu urządzeniach jednocześnie,
• pozwala oznaczać wiadomości jako przeczytane na wielu urządzeniach,
• nie kasuje wiadomości, gdy zostaną pobrane przez jednego użytkownika,
• umożliwia wysyłanie elementów z wielu urządzeń,
• synchronizuje i zapisuje archiwum poczty na serwerze, udostępniając je wszystkim urządzeniom,
• maile pozostają na serwerze, dopóki nie zostaną usunięte przez użytkownika trwale,
• pobiera jedynie nagłówki, a nie całe wiadomości i załączniki (oszczędza w ten sposób transfer i miejsce na urządzeniu),
• pozwala użytkownikowi zdecydować, czy chce pobrać zawartość folderu SPAM,
• działa o wiele szybciej.

Co wybrać: IMAP czy POP3?

IMAP to nowocześniejsze rozwiązanie. Pozwala na zarządzanie wieloma folderami pocztowymi. Umożliwia filtrowanie wiadomości i nie wymaga pobierania ich. Prezentuje tylko nagłówki, ograniczając w ten sposób transfer. To opcja, która sprawdzi się w przypadku osób zarządzających korespondencją na wielu urządzeniach. Doskonale poradzi sobie w firmach i przedsiębiorstwach. Daje dostęp do skrzynki wielu użytkownikom jednocześnie. Będzie natomiast wygodny też dla zwykłych internautów, często korzystających ze skrzynki pocztowej.

Protokół POP3 jest starszy i może sprawiać pewne problemy. Stworzony został z myślą o obsłudze tylko w jednym programie pocztowym. Wiadomości pobiera w całości, wraz z załącznikami. To spory problem, bo zaraz po tym są one kasowane z serwera. Przez to pozostali użytkownicy nie mają już do nich dostępu. I on ma jednak swoje zalety. Można z niego korzystać offline, sprawdzi się więc w przypadku ograniczonego transferu danych.

Rozważ, na czym Ci najbardziej zależy. Zastanów się też, w jakich warunkach chcesz przeglądać swoją korespondencję. Następnie zdecyduj się na protokół, który będzie dla Ciebie wygodniejszy.

Czytaj też: ImapSync: jak przenieść pocztę e-mail między hostingami?