Adres Gmail z własną domeną internetową: Instrukcja

Poczta e-mail od Google z własną domeną? Wszystko o Gmail we własnej domenie internetowej. Instrukcja tworzenia skrzynki krok po kroku.

Jak założyć konto Gmail, które będzie obsługiwało nazwę domeny firmowej? Wystarczy tylko, że skorzystasz z Google Workspace. Proces zakładania skrzynki w firmowej domenie nie jest skomplikowany, a niesie ze sobą wiele korzyści.

Aby założyć konto Gmail z własną domeną, nie musisz dysponować imponującą wiedzą i umiejętnościami. Poradzić sobie powinien z tym każdy, kto stosunkowo sprawnie obsługuje komputer. Cały proces trwa zaledwie kilkanaście minut, a może być momentem przełomowym dla Twojej firmy.

W jednej chwili otrzymasz dostęp do Kalendarza Google, Dysku Google i wielu innych, przydatnych narzędzi. Zyskasz też profesjonalny wygląd adresu, na bazie Twojej domeny firmowej. Dzięki temu wysyłanie wiadomości do kontrahentów nabierze cech profesjonalizmu i umocni Twoją pozycję na rynku. Indywidualna domena ponadto może przekonać użytkowników do korzystania z Twoich usług.

Konto Gmail z własną domeną? Skorzystaj z konta Google Workspace

Najskuteczniejszym i prawidłowym sposobem na to, aby mieć Gmail z własną domeną, jest rejestracja w Google Workspace (dawniej G Suite). Dzięki temu zyskasz dostęp do wszystkich funkcjonalności standardowego Gmaila, a dodatkowo liczne udogodnienia biznesowe. Do Twojej dyspozycji będzie m.in.:

• Google Docs,
• Google Sheets,
• Google Meet,
• Google Keep,
• i wiele innych.

Ponadto oczywiście – co najważniejsze – możesz do konta podpiąć własną domenę. Zależnie od Twoich preferencji, dotyczyć to może:

• domen kupionych w ramach serwisu, za pośrednictwem Google Domains,
• domen kupionych w zewnętrznych serwisach, przypisanych do hostingu i strony WWW,
• domen kupionych w ramach hostingu pod pocztę.

Połączenie tych dwóch rozwiązań sprawi, że Twój e-biznes będzie wyglądał profesjonalnie. Pozwoli Ci to udostępniać np. pliki czy kalendarz klientom, w których widoczna będzie Twoja domena. Dodatkowo zyskasz możliwość dodania do konta użytkowników, którzy z Tobą współpracują. Nikt nie będzie już widział darmowej i nieprofesjonalnej skrzynki założonej na Gmailu z końcówką „@gmail.com”.

Co to jest Google Workspace?

Wspomniany wcześniej Google Workspace to zaawansowana i firmowa wersja standardowego Gmaila. Oferuje profesjonalną pocztę wraz z zaawansowanymi usługami dodatkowymi. Pozwala nie tylko tworzyć dokumenty, ale także nimi zarządzać, udostępniać, przesyłać itd. To platforma, której zadaniem jest ułatwienie prowadzenia firmy przez użytkownika. Umożliwia komunikację wewnętrzną i zewnętrzną, a także sprawowanie nadzoru nad wykonywanymi projektami.

Konto użytkownika na stronie Google Workspace możesz założyć od podstaw lub podpiąć pocztę Google Workspace pod własną domenę, która już istnieje. Oprogramowanie to jednak nie jest darmowe. Konieczne jest jego abonamentowe opłacanie. Do wyboru masz jeden z czterech wariantów cenowych. Są one natomiast na tyle różnorodne, że każdy użytkownik Gmaila wybierze spośród nich ten, który mu najbardziej odpowiada.

Tworzenie maila w Google Workspace krok po kroku

Chcesz mieć Gmail z własną domeną? Rozpocznijmy zatem proces tworzenia konta w Google Workspace. Wszystko opiera się na czterech głównych krokach:

• otwarciu konta,
• weryfikacji domeny,
• edycji rekordów w strefie DNS,
• konfiguracji ustawień zgodnie z potrzebami własnej działalności.

Proces ten może przebiegać na różne sposoby. Wszystko zależy od tego, czy posiadasz już jakąś domenę. Zawsze możesz też kupić ją podczas zakładania firmowego konta Gmail.

Zakładanie konta

Pierwszym krokiem jest wejście na główną stronę usługi, czyli https://workspace.google.com/intl/pl/business/new-business/. W tym miejscu znajdziesz podstawowe informacje dotyczące Google Workspace. Gdy się z nimi zapoznasz, naciśnij niebieski przycisk „Rozpocznij„.

System przeniesie Cię do formularza rejestracji. Najpierw konieczne jest podanie w nim podstawowych informacji dotyczących Twojej firmy, takich jak:

• nazwa,
• liczba pracowników,
• region działania.

Krok drugi to podanie swojego imienia, nazwiska oraz obecnego adresu e-mail, którym dysponujesz.

Dalej musisz podjąć decyzję w sprawie Twojej domeny firmowej. Do wyboru masz dwie opcje:

• mam domenę, której chcę użyć – naciśnij, jeśli korzystasz z domeny zarejestrowanej w zewnętrznym serwisie,
• nie mam domeny, potrzebuję nowej – naciśnij, aby przejść do rejestracji nowej domeny z pomocą serwisu Google.

Domenę możesz wyszukać za pomocą poniższej wyszukiwarki i zarejestrować u jednego z najtańszych rejestratorów domen.

Zobacz też: Jak sprawdzić, czy domena jest wolna? i Jak zarejestrować domenę internetową? Instrukcja krok po kroku

Zakładając, że chcesz założyć Gmail z własną domeną od podstaw, naciśnij drugą opcję. Pojawi się ekran, w którym musisz wpisać nazwę domeny, którą chcesz zarejestrować. Wykorzystać tu możesz np. nazwę swojej firmy lub inny adres, który będzie wyglądał profesjonalnie.

Po wpisaniu nazwy system wyświetli domeny, które masz do wyboru, wraz z ich rocznymi cenami. Wybierz tę opcję, która Ci najbardziej odpowiada. Wtedy na ekranie wyświetli się podsumowanie Twojego wyboru. Dowiesz się też, że:

• po konfiguracji konta Google Workspace utworzysz na podstawie tej domeny firmowy adres e-mail (oraz opcjonalnie potrzebne Ci aliasy pocztowe),
• zyskasz dostęp do Gmaila i innych usług,
• domenę kupisz po zakończeniu procesu tworzenia konta.

Kliknij „Dodaj” i przejdź do formularza, który musisz uzupełnić szczegółowymi danymi swojej firmy:

• ulicą i numerem budynku,
• kodem pocztowym,
• miejscowością,
• numerem telefonu.

Następnie system przeprowadzi Cię przez końcówkę procesu rejestracji. Zakończy się on utworzeniem konta. Wtedy też możesz przejść do drugiego etapu, przybliżającego Cię do korzystania z Gmaila we własnej domenie.

Weryfikacja domeny

Przejdź do usługi Google Cloud Platform i wybierz domenę, którą chcesz zweryfikować. To procedura, której nie można pominąć, bo opiera się ona na poprawnej konfiguracji rekordów DNS. W panelu Google Cloud Platform i zakładce „Cloud DNS” znajdziesz rekordy TXT, które musisz dodać.

Pamiętaj, że wygląd panelu edycji rekordów DNS różni się, w zależności od serwisu, w którym zarejestrowana jest domena. Jeśli potrzebujesz pomocy w jego wypełnieniu lub znalezieniu, skontaktuj się z administracją konkretnej witryny.

Edycja rekordów DNS

Jeśli masz domenę zarejestrowaną w Google Domains, to ten krok możesz pominąć. Dotyczy on bowiem przede wszystkim osób, które adres mają w serwisach zewnętrznych. W takim przypadku bowiem konieczna jest jeszcze edycja rekordów MX domeny.

Aby je znaleźć, wystarczy tylko, że w Google Cloud Platform naciśniesz rozwijaną listę „Typ rekordu zasobu”. Następnie wybierz wariant „MX” i skopiuj odpowiednie parametry. Wklej je we właściwym miejscu w serwisie, w którym masz zarejestrowaną domenę. Dalej przejdź do zapisu zmienionych danych i poczekaj, aż zostaną wdrożone. Czasem edycja może trwać nieco dłużej, ale nie musisz się tym przejmować. Spróbuj wysłać próbną wiadomość na nowy adres, aby sprawdzić, czy nowe rozwiązanie zostało wdrożone prawidłowo.

Ustawienia wstępne konta firmowego Gmail

Po uzyskaniu dostępu do konsoli administracyjnej Gmaila możesz rozpocząć regulowanie ustawień wstępnych. Dzięki nim zarządzanie skrzynką będzie przebiegało tak, jak tego zechcesz. To moment, w którym dostosujesz serwis pocztowy do potrzeb i wymagań Twojej działalności. Możesz tam np.:

• rozpocząć dodawanie kont użytkowników z Twojej firmy,
• stworzyć listę alternatywnych adresów,
• dodać kolejne domeny, aliasy i przekierowania e-mail,
• stworzyć grupy e-mailowe,
• ustalić jednostki administracyjne,
• ustawić autorespondery,
• włączyć logowanie dwuetapowe z kodem weryfikacyjnym,
• zmienić usprawnienia administracyjne do aplikacji.

Zalety i wady adresu Gmail z własną domeną

Zalety Gmaila z własną domeną

• profesjonalnie wyglądający adres e-mail,
• zaawansowane zabezpieczenia skrzynki,
• BIMI i certyfikat VMC,
• możliwość rejestracji domeny w Google Domains i zewnętrznych serwisach,
• dostęp do konta dla wielu użytkowników zatrudnionych w firmie,
• liczne aplikacje i programy dodatkowe,
• dostęp do narzędzi ułatwiających organizację i zarządzanie pracą w grupie,
• narzędzia ułatwiające komunikację w grupie,
• opcja personalizacji usług,
• przestrzeń na pliki firmowe w chmurze.

Wady Gmaila we własnej domenie

• opłata za rejestrację domeny i płatny abonament Google Workspace,
• nie każda firma wykorzysta potencjał narzędzi Google.

Czy warto korzystać z poczty Gmail z własną domeną? Podsumowanie

Korzystanie z Gmaila z własną domeną to bez wątpienia dobry pomysł. Jego największą zaletą jest poprawa wizerunku przedsiębiorstwa. Korzystając z darmowej skrzynki, nie stawiasz w dobrym świetle swojego biznesu. Korespondujesz z kontrahentami czy klientami przy użyciu bezpłatnych adresów. Sugerujesz w ten sposób brak inwestycji w swojej firmie i niechęć do troski o każdy detal jej działania. Unikatowy adres natomiast może wzmocnić Twoją pozycję profesjonalisty i ugruntować miejsce na rynku.

Druga kwestia przemawiająca za Gmailem we własnej domenie to wygoda i funkcjonalność. Takie rozwiązanie wiąże się bowiem z możliwościami konta Google Workspace. Zyskasz dzięki niemu dostęp do szeregu przydatnych aplikacji i programów. Ich możliwości wykorzystasz natomiast zarówno przy wyzwaniach wewnętrznych, jak i zewnętrznych. Zależnie od branży, część z nich może okazać się nawet najlepszym rozwiązaniem do wykonywania zleceń na rzecz klientów.

Każde rozwiązanie ma jednak swoje wady. Gmail z własną domeną wiąże się z comiesięcznym wydatkiem płaconym w formie abonamentu za Google Workspace. Nie każdy przedsiębiorca jest chętny na taki koszt. Kolejną kwestią jest też fakt, że zdarzają się firmy, które zwyczajnie nie potrzebują żadnego z narzędzi z pakietu Google. W takiej sytuacji równie dobrze (i taniej!) sprawdzić się więc może zwykły hosting pod domenę. Przemyśl zatem, czy rozwiązanie to jest Ci potrzebne i będziesz z niego korzystać. Jeśli tak, to śmiało odkryj jego możliwości.