Stopka w mailu: jak zrobić stopkę i podpis w e-mail?

Jak zrobić profesjonalną stopkę w e-mailu i jak ustawić podpis w Roundcube, Gmail i Outlooku? Instrukcje, narzędzia, generatory.

Jaki jest wzór profesjonalnej stopki w mailu? Choć nie ma jednego, uniwersalnego szablonu, warto wiedzieć, jak samodzielnie wykonać profesjonalny podpis e-mail. Jest kilka rzeczy, o których żaden autor wiadomości mailowej nie może zapomnieć.

Nie istnieje jeden uniwersalny wzór stopki mailowej. Jej wygląd, budowa i zawartość powinna zostać indywidualnie dopasowana do konkretnego rodzaju działalności. Podpis maila osoby prywatnej wygląda inaczej niż projekt stopki potężnego przedsiębiorstwa. Oba te rozwiązania bez wątpienia będą miały cechy wspólne, ale i sporo znaczących różnic.

Chcesz wypaść profesjonalnie w oczach potencjalnych klientów? W takim razie obok poczty e-mail we własnej domenie musisz zaprojektować własną stopkę mailową, zawierającą wszystkie potrzebne informacje. Powinna wyglądać estetycznie, czytelnie, a jednocześnie dostarczać odbiorcy niezbędne dane. Na szczęście jej stworzenie nie jest skomplikowane. Możesz zrobić to nawet samodzielnie, bez opłacania zewnętrznych specjalistów i projektantów. Samo wdrożenie nie zajmie Ci natomiast więcej niż kilkanaście minut.

Co to jest stopka w mailu?

Stopka w mailu to nic innego, jak podpis – Twój indywidualny, służbowy lub reprezentujący całe przedsiębiorstwo. Jest to sygnatura znajdująca się na samym dole wysyłanej wiadomości. Zależnie od jej charakteru, może mieć formę:

• tekstową,
• graficzno-tekstową,
• graficzną.

Powinna zawierać podpis maila oraz wszystkie najważniejsze informacje na Twój temat. Korespondent musi znaleźć w niej najważniejsze dane, pozwalające na uwierzytelnienie Twojej osoby. To znaczne ułatwienie, oszczędzające czas obu stronom. Dzięki niemu bowiem unikacie zbędnej korespondencji. Niepotrzebne są pytania dotyczące podawania numerów telefonu, nazwy firmy (w przypadku e-mail firmowego) i kilku innych, istotnych danych.

Stopka maila powinna być widoczna i w pełni czytelna niezależnie od rozmiaru ekranu, na którym jest wyświetlana. Oznacza to, że musisz przygotować ją z myślą o komputerach, laptopach czy urządzeniach mobilnych. W każdym z tych przypadków profesjonalną stopkę cechuje nienaganny wygląd. W związku z tym nie może być zbyt duża, by nie odwracać uwagi od treści wiadomości. Jednocześnie zbyt mały formach sprawi, że szczegóły staną się nieczytelne.

To swoisty odpowiednik wizytówki – osobistej lub firmy, którą reprezentujemy. Podczas korespondencji z potencjalnymi klientami jej wygląd bez wątpienia podlegać będzie ocenie. Właśnie dlatego tak ważne jest, aby przygotować profesjonalną stopkę, bez żadnych błędów.

Co powinno znaleźć się w stopce mailowej?

Jak powinna wyglądać profesjonalna stopka mailowa? Da się wyróżnić kilka elementów, które muszą się w niej znaleźć obowiązkowo. Działają one pozytywnie na wizerunek zarówno pracownika, jak i freelancera czy właściciela firmy. Świadczą o poważnym podejściu do komunikacji, a zarazem ją ułatwiają. Warto zadbać więc o takie dane, jak np.:

• nazwa firmy, logo firmy i dane firmy – to trzy elementy reprezentatywne. Umieszczając je w stopce, utrwalasz obraz marki w oczach korespondenta. Stanowi to także dla niego potwierdzenie, że rzeczywiście kontaktuje się z reprezentantem danego przedsiębiorstwa. To zwiększa Twoją wiarygodność;
• dane kontaktowe – w stopce e-mail powinny znajdować się wszystkie metody umożliwiające nawiązanie kontaktu z Tobą i firmą w łatwy sposób. Ponadto umieść też najważniejsze informacje o samej firmie. Podaj więc:
  • adres siedziby,
  • numer telefonu,
  • dodatkowy adres mailowy.
  • NIP,
  • REGON,
  • numer konta bankowego,
  • kapitał,

• RODO i kwestie prawne – obowiązek informacyjny wymaga od Ciebie uwzględnienia celu i podstawy prawnej przetwarzania danych. Niezbędny jest też zapis o prawach odbiorcy i informacje o administratorze. W przypadku stopki newslettera często ląduje tu przycisk umożliwiający szybkie wypisanie się;
• adres strony internetowej firmy – odesłanie na witrynę przedsiębiorstwa w postaci załącznika często umieszczane jest w stopce. Taki odnośnik nie powinien być zbyt długi. Dla odbiorcy bywa natomiast naprawdę przydatny, szczególnie jeśli interesują go np. dodatkowe usługi. Generuje też dodatkowy ruch w witrynie firmowej;
• linki do social mediów – jeśli Twoja firma jest obecna w mediach społecznościowych, pochwal się tym swoim korespondentom. Dodanie odnośników to dobry sposób, by wzmocnić swoją pozycję i rozpoznawalność w internecie;
• opis stanowiska – jeśli tworzysz stopkę w mailu firmowym przedsiębiorstwa, w którym jesteś pracownikiem, określ swoje stanowisko. To będzie jasny komunikat wysłany do odbiorców – od razu dowiedzą się, z kim korespondują;
• grafika odręcznego podpisu pod pozdrowieniami – decydują się na to zwykle właściciele firm. To wyraz szacunku i ukłon w stronę odbiorcy. Wykorzystywany bywa zwykle w korespondencji oficjalnej;
• krótka notka o firmie i jej ofercie – z tą częścią nigdy nie należy przesadzać. Długość stopki mailowej jest ograniczona. Nie może być ona zbyt długa, bo będzie wyglądać nieprofesjonalnie. Jeśli jednak pozostało Ci nieco miejsca, możesz w 1-2 zdaniach opisać swoje przedsiębiorstwo. Połączyć to możesz z odnośnikiem do strony WWW.

Zobacz: Tworzenie logo online: 10 darmowych programów i kreatorów

Rodzaje stopek mailowych

Gdy chcemy przygotować stopkę mailową, musimy wybrać jej rodzaj. Wyróżnić można dwa główne typy podpisów, które są akceptowane przez zdecydowaną większość programów pocztowych. Jest to:

• graficzny podpis wiadomości e-mail,
• stopka e-mail w formie kodu HTML.

Oba te typy możesz stworzyć na kilka różnych sposobów. Zarówno samodzielnie, jak i korzystając z pomocy specjalistów. Temat ten omówimy dokładniej w dalszej części artykułu. Na razie przyjrzyjmy się każdemu z wyżej wspominanych typów podpisów.

Graficzna stopka mailowa

Celem sygnatury jest sprawienie, by Twoja wiadomość e-mail wyglądała profesjonalnie. By osiągnąć ten cel, możesz zrobić stopkę w mailu w programie graficznym. Najczęściej przybiera ona format .jpg lub .png. Pamiętaj natomiast, aby była odpowiednio zoptymalizowana. Musi bowiem dobrze wyświetlać się zarówno na urządzeniach stacjonarnych, jak i mobilnych.

Problemem tego rozwiązania jest fakt, że nie wszystkie programy pocztowe automatycznie wyświetlają pliki graficzne. Często potrzebne jest do tego zezwolenie użytkownika. Bez niego Twoja stopka nie będzie widoczna. Nigdy natomiast nie ma pewności, czy Twój rozmówca taką zgodę wyraził. Dodatkowym problemem jest brak możliwości skopiowania danych ze stopki (np. numeru telefonu czy imienia i nazwiska).

Stopka mailowa w formacie HTML

Alternatywnym rozwiązaniem jest tworzenie sygnatur w formie kodu HTML. To najpopularniejsze wyjście, odczytywane niemalże przez wszystkie programy pocztowe. Umieszczenie takiego podpisu może od Ciebie wymagać umiejętności kodowania. Alternatywnie skorzystać też możesz z kreatora czy wbudowanego edytora. W odróżnieniu od formatu graficznego, takie sygnatury wyświetlają się niemalże wszystkim użytkownikom automatycznie. Dostosowują się także do rozmiarów ekranu, na którym są wyświetlane.

Profesjonalna stopka mailowa – jak ją zrobić?

Opisane powyżej dwie metody tworzenia stopek mailowych brzmią dość skomplikowanie. Do pierwszej niezbędna jest umiejętność projektowania graficznego. Druga to z kolei wyzwanie na poziomie programowania. W praktyce jednak są cztery sposoby na stworzenie sygnatury. Nie wszystkie natomiast wymagają od Ciebie zaawansowanych umiejętności:

• wykorzystaj generator stopki mailowej – najłatwiejsze rozwiązanie. W większości programów opiera się na zasadzie „przeciągnij i upuść”. Nie wymaga umiejętności programowania, a często jest zupełnie darmowe. Wizytówki stworzysz błyskawicznie, nawet bez ściągania oprogramowania na swoje urządzenie. Z ich pomocą tworzone są najczęściej stopki w formacie HTML, choć nie tylko. W dalszej części tekstu opisaliśmy trzy popularne generatory, z których możesz skorzystać;
• samodzielnie zaprogramuj stopkę w mailu – rozwiązanie dla programistów. Daje o wiele większą swobodę niż generatory. W ten sposób zdecydowanie wyróżnisz się na tle konkurencji. Samodzielnie zadecydujesz też, co będzie zawierać stopka i w jakiej formie. Powstałe dzieło będzie dostępne w formacie HTML i łatwo zaimplementujesz je do programu pocztowego;
• samodzielnie zaprojektuj podpis graficzny – opcja dla osób uzdolnionych artystycznie, posiadających rozwinięty zmysł estetyczny. Pamiętaj, że po drugiej stronie łącza znajduje się Twój klient. Sygnatury stanowią natomiast Twoją wizytówkę. Zadbaj więc o to, by prezentowały się odpowiednio. W tym przypadku skorzystać możesz zarówno z darmowych, jak i płatnych programów do obróbki graficznej. Nie brak też takich, które udostępniają użytkownikom różnorodne wzory i szablony, którymi możesz się posiłkować;
• skorzystaj z pomocy profesjonalisty – najdroższe rozwiązanie, które jednak uchodzi za najbezpieczniejsze. Z jego pomocą zyskasz pewność, że wygląd wizytówki będzie nienaganny i miło zaskoczy Twojego odbiorcę. Oszczędzisz sporo czasu i nerwów, unikając samodzielnego tworzenia projektu. Pamiętaj jednak, że najlepsi specjaliści się cenią i niewielka wizytówka może Cię sporo kosztować.

Generatory stopek mailowych

W sieci jest wiele stron i serwisów oferujących tworzenie stopek mailowych. Bez problemu znajdziesz zarówno generatory płatne, jak i darmowe. Często wystarczy w nich tylko wypełnić dane i dodać logo oraz linki, by same stworzyły przykładowy szkic stopki. Poniżej krótko przedstawiliśmy trzy rozwiązania, popularne wśród właścicieli stron. Zapewne znajdziesz wśród nich rozwiązanie, które będzie dla Ciebie odpowiednie.

Mail Signatures

Darmowy kreator, dający użytkownikowi imponującą swobodę działania. Z jego pomocą stworzysz stopkę zawierającą wszystkie niezbędne Ci dane. Możesz określić platformę, do której tworzony podpis ma być dostosowany. Szybko dodasz do niego zdjęcia, logo i inne elementy graficzne. Problemu nie stanowią też odnośniki do profili w social mediach i linki do innych miejsc w sieci. Minusem tego serwisu jest fakt, że nie jest on dostępy w języku polskim. Sam proces projektowania jest natomiast na tyle intuicyjny, że nie powinno stanowić to większego problemu.

Serwis dostępny jest na stronie https://www.mail-signatures.com/.

Mysignature.io

Rozwiązanie dla osób, które nie czują się na siłach, by samodzielnie zaprojektować całą wizytówkę. Mysignature.io oferuje szereg nowoczesnych szablonów, które możesz swobodnie modyfikować. Bez problemu uzupełnisz je potrzebnymi Ci danymi, a system sam sprawi, że będą prezentować się profesjonalnie. Wadą tego rozwiązania jest fakt, że jest ono płatne. W przypadku korzystania z niego tylko przez jedną osobę natomiast cena wynosi zaledwie 4 dolary miesięcznie. W ramach tej ceny natomiast korzystać możesz z:

• zaawansowanych szablonów,
• narzędzi analitycznych śledzących ruch pochodzący ze stopki,
• możliwość swobodnej edycji podpisów,
• zaawansowanego supportu.

Serwis dostępny jest na stronie https://mysignature.io/.

Signature-maker.net

Rozwiązanie dla zwolenników wizytówek w formie graficznej. Najłatwiejsze w obsłudze, bo wystarczy tylko, że pożądanymi danymi wypełnisz puste pola. Jeśli zależy Ci na czasie, a dodatkowo cenisz surową elegancję, to ta forma może okazać się dla Ciebie idealna. Signature-maker.net generuje podpisy w formacie .png. Możesz je następnie dodawać w dowolnych miejscach bez żadnych ograniczeń.

Serwis dostępny jest na stronie https://signature-maker.net/email-signature.

Jak dodać automatyczny podpis maila (stopkę)?

Dodawanie stopki nie powinno zająć Ci więcej niż zaledwie kilka minut. Cały proces może natomiast różnić się, w zależności od programu pocztowego, którego używasz. Właśnie dlatego poniżej omówiliśmy ten proces w przypadku najpopularniejszych rozwiązań.

Jak dodać stopkę mailową w Roundcube?

Korzystasz z serwisu pocztowego, do którego dostęp udostępnił Ci hostingodawca? W takim przypadku możesz dodać sygnaturę z poziomu dowolnej przeglądarki internetowej. Działa to na praktycznie identycznej zasadzie w przypadku różnych rozwiązań Webmail. My pokażemy Ci to na przykładzie popularnego Roundcube.

Najpierw zaloguj się do swojego konta użytkownika. Dane powinna udostępnić Ci firma hostingowa, z której usług korzystasz. Z menu po lewej stronie wybierz opcję „Ustawienia” i przejdź do zakładki „Tożsamości„. Tam wybierz konto, którego stopkę chcesz zmodyfikować. Na dole nowego segmentu zobaczysz część „Podpis„.

Możesz tam wprowadzić tekst lub użyć gotowego rozwiązania w formacie HTML. Aby to zrobić, naciśnij opcję „HTML„, znajdującą się w lewym górnym rogu okna. Po wklejeniu lub ręcznym wprowadzeniu zmian naciśnij „Zapisz”. Od tej chwili wszystkie wysyłane z tego konta wiadomości będą miały odpowiedni podpis.

Jeśli chcesz, możesz w Webmailu dodać także stopkę w wersji graficznej. Jest to jednak nieco bardziej skomplikowane. Musisz bowiem:

1. ustawić wysyłanie wiadomości w formacie HTML – zrobisz to, przechodząc do „Ustawień”, wybierając „Preferencje”, „Tworzenie wiadomości” i zaznaczając „Twórz wiadomości HTML zawsze”;
2. umieścić obrazek na serwerze FTP (np. przy pomocy programu FileZilla lub innego programu FTP);
3. przejść do sekcji „Podpis”, opisanej powyżej i zaznaczyć opcję „podpis w HTML”;
4. w kodzie HTML wstawić znacznik obrazka (IMG) na końcu wiadomości mailowej.

Zobacz: Jak wrzucić plik na hosting? Jak umieścić stronę na serwerze?

Jak zainstalować stopkę mailową w poczcie Gmail?

Masz adres Gmail z własną domeną internetową czy korzystasz z Google Workspace? Jeśli tak, to każda Twoja wiadomość może zostać wzbogacona o odpowiednią sygnaturę. Wystarczy tylko, że zalogujesz się na swoje konto, a następnie rozwiniesz „Ustawienia”. Wybierz opcję „Zobacz wszystkie ustawienia” i przewiń listę do sekcji „Podpis”.

Jeśli do tej pory żadna wizytówka nie była ustawiona, naciśnij „Utwórz nowy„. Wpisz nazwę tej inicjatywy i zatwierdź zmiany. Teraz możesz przejść do uzupełniania swojej własnej stopki mailingowej. Może ona mieć formę czystego tekstu, jak i wyświetlać się w HTML-u. Za pomocą jednego przycisku dodasz też obraz, który liczony będzie do limitu znaków. Czasem zdarza się, że po dodaniu pliku graficznego na ekranie pojawia się błąd. W takim przypadku spróbuj zmniejszyć rozmiar uploadowanego pliku.

W tym miejscu możesz również stworzyć alternatywne podpisy dla nowych e-maili i kontynuowanej korespondencji. Do Twojej dyspozycji jest ponadto opcja ustawienia wizytówki przed cytowanym tekstem w odpowiedziach.

Jeśli chcesz zmienić istniejący już podpis, wystarczy, że wybierzesz go z listy. Następnie naciśnij ikonę pióra, symbolizującą „Edycję”. Aby usunąć stworzoną wcześniej sygnaturę, przy jej nazwie kliknij ikonę kosza na śmieci.

Jak dodać profesjonalny podpis w Outlooku?

Program pocztowy Outlook pozwala użytkownikom na ustawienie własnego podpisu. Aby to zrobić, musisz nacisnąć przycisk „Pliki”, a następnie przejść do zakładki „Opcje”. Tam wybierz „Poczta” i „Podpisy„. Na ekranie powinna pojawić się lista aktywnych wizytówek. Jeśli żadnych do tej pory nie stworzono, pole będzie puste.

Naciśnij przycisk „Nowy”, aby wprowadzić całkiem nowe rozwiązanie. Alternatywą jest „Edytuj”, by zmienić istniejącą już propozycję. W otwartym oknie możesz edytować wizytówkę w HTML. Naciskając odpowiednią ikonę, wprowadzisz także pożądane pliki graficzne.

Czytaj też: DO, DW i UDW w poczcie e-mail. Co to znaczy?