Programy pocztowe: TOP 14 darmowych klientów e-mail

Ranking i zestawienie TOP 14 najpopularniejszych i najlepszych darmowych programów pocztowych. Wybierz odpowiedni program do poczty e-mail.

Jaki program do obsługi poczty elektronicznej wybrać? Sprawdź najlepsze 14 propozycji, które działają na laptopach lub urządzeniach mobilnych. Nie zapłacisz za nie nawet złotówki.

Obsługa kont e-mail jest jednym z podstawowych zadań nowoczesnej firmy. Mowa tu zarówno o komunikacji wewnętrznej, jak i bieżącej zewnętrznej, biznesowej czy marketingowej. Skrzynki e-mail od lat odgrywają gigantyczną rolę w funkcjonowaniu przedsiębiorstw online. Biorąc to pod uwagę, nic dziwnego, że Ty również szukasz rozwiązania dla siebie.

Powszechne korzystanie z maili sprawiło jednak, że w internecie można znaleźć dziesiątki rozwiązań umożliwiających obsługę poczty elektronicznej. W Twoim zasięgu są zarówno programy pocztowe na urządzenia stacjonarne, jak i takie dedykowane na sprzęty mobilne. Poniżej znajdziesz po 7 propozycji najlepszych darmowych rozwiązań dla każdej z tych kategorii. Ponadto dowiesz się również, na jakie aspekty zwrócić szczególną uwagę, aby podjąć możliwie jak najlepszą decyzję.

Program do obsługi poczty e-mail – co to jest?

Innym określeniem programu do obsługi poczty elektronicznej jest klient poczty. Zależnie od urządzenia, na którym działa, może mieć on formę programu komputerowego, aplikacji webowej czy aplikacji mobilnej. Jest to oprogramowanie zapewniające użytkownikowi dostęp do jego kont e-mail. Pozwala korzystać swobodnie z poczty e-mail w zakresie zależącym od konkretnego rozwiązania i oferty. Może proponować m.in.:

• wysyłanie i odbieranie wiadomości e-mail,
• usuwanie maili,
• segregowanie ich,
• filtrowanie,
• oznaczanie,
• etykietowanie,
• wyszukiwanie,
• dodawanie i pobieranie załączników,
• planowanie wysyłki,
• i wiele innych działań.

Ich zadaniem jest poprawa wydajności obsługi skrzynki e-mail i usprawnienie komunikacji wewnętrznej, biznesowej lub z klientami. Dobrze dobrany klient poczty e-mail zwiększa produktywność zespołu i ułatwia organizację pracy w firmie. Zależnie od rozwiązania może dysponować szeregiem rozwiązań dodatkowych. Najczęściej spotykane są m.in. integracje z listami zadań, kalendarzem czy systemami CRM.

Program a aplikacja do obsługi poczty elektronicznej

Jak wspomniałem, klient poczty e-mail może mieć zarówno formę programu komputerowego, jak i aplikacji. Pierwsze rozwiązanie jest dedykowane urządzeniom stacjonarnym. Mowa tu zarówno o tradycyjnych komputerach, jak i laptopach, niezależnie od ich systemu operacyjnego. Na rynku nie brakuje programów pocztowych na sprzęty z systemem Windows czy macOS.

Alternatywnie możesz wybrać klienta poczty e-mail w formie aplikacji. Zależnie od konkretnej opcji może być ona dopasowana do obsługi na różnych urządzeniach mobilnych. Najczęściej natomiast mowa jest o smartfonach i tabletach. Jego zaletą zwykle jest intuicyjny interfejs, dostosowany do obsługi dotykowej. Pozwala ponadto trzymać rękę na pulsie i obserwować konta e-mail z dowolnego miejsca i o każdej porze.

Część klientów poczty e-mail ma jedną z dwóch wymienionych typów. Czasem opcja mobilna nie ma programu na urządzenia stacjonarne, ale dysponuje wersją przeglądarkową (np. Gmail) lub na odwrót. Zdarzają się natomiast również takie w obu wersjach dostępnych dla użytkowników (np. Outlook). Od Ciebie więc zależy, na jaki wariant się zdecydujesz i w jakiej konfiguracji.

W moim zestawieniu umieściłem 14 odrębnych rozwiązań, dedykowanych kolejno sprzętom stacjonarnym i mobilnym. Część z nich ma jednak różne formy (np. stacjonarną i mobilną), z których także możesz skorzystać. W praktyce więc znajdziesz tu jeszcze więcej opcji dla siebie!

Programy i aplikacje do obsługi poczty e-mail a usługi e-mailowe

Programy i aplikacje do obsługi skrzynek e-mail często mylone bywają z usługami e-mail. Rzeczywiście nazewnictwo w tym zakresie jest dość nieprecyzyjne i może wprowadzać do tematu niepotrzebne zamieszanie. Szczególnie irytujące jest to dla początkujących właścicieli serwisów i stron internetowych, poszukujących swoich pierwszych klientów.

Dla ułatwienia sprawy postaram się to zwięźle wyjaśnić. Otóż:

• programy pocztowe i aplikacje – to oprogramowanie zapewniające użytkownikowi dostęp do konta e-mail na różne sposoby. Zależnie od typu można je zainstalować na własnym urządzeniu lub obsługiwać online. Dodatkowo czasem w jego ramach możliwe jest korzystanie z rozbudowanych funkcjonalności i narzędzi ułatwiających zarządzanie wiadomościami e-mail;
• usługi e-mailowe – ściśle związane z firmami prowadzącymi skrzynki e-mail. Odpowiadają za przechowywanie wiadomości e-mail na własnym serwerze oraz przekazywanie ich między kontami użytkowników. Zobacz: Gdzie założyć maila firmowego?, Jak wybrać hosting poczty e-mail? i Jak (krok po kroku) założyć firmową pocztę e-mail?

Jak zapewne już się domyślasz, w tym artykule skupiam się oczywiście na pierwszym typie rozwiązań. Poniżej znajdziesz najpierw ranking programów pocztowych na urządzenia stacjonarne (TOP 7), a następnie na mobilne (TOP 7).

Najlepsze darmowe programy pocztowe – TOP 7

Poniżej prezentuję TOP 7 darmowych programów do obsługi poczty e-mail na urządzeniach stacjonarnych. Coś dla siebie znajdą tam zarówno użytkownicy korzystający z urządzeń z systemem Windows, jak i macOS. W zestawieniu znalazły się rozwiązania o różnym stopniu zaawansowania. Część sprawdzi się do użytku domowego i w przypadku małych firm, a inne nie zawiodą nawet potężnych przedsiębiorstw prowadzących intensywną komunikację tym kanałem.

1. Microsoft Outlook

Microsoft Outlook jest rozwiązaniem kojarzonym głównie z systemem Windows. Wbrew pozorom jednak może on funkcjonować również na macOS i ma dedykowaną aplikację mobilną kompatybilną z systemem Android oraz iOS. Działa ponadto oczywiście w wersji przeglądarkowej. W wersji mobilnej sprawdza się niczym typowy klient. Umożliwia dodawanie dowolnych kont przy pomocy protokołów POP lub IMAP, a także kont Microsoft 365, Outlook.com, Exchange, Gmail czy Yahoo.

Atutem tego rozwiązania jest naprawdę znaczna intuicyjność. Jego pierwsza konfiguracja jest bardzo szybka, bo jest on w stanie automatycznie wykryć większość Twoich skrzynek. Domyślnie filtruje ponadto otrzymywane wiadomości, sprzyjając utrzymywaniu porządku w skrzynce odbiorczej. Dzieli je na priorytetowe i pozostałe, umożliwiając jednocześnie wdrażanie innych filtrów.

Jak większość dużych narzędzi pocztowych, Outlook gwarantuje integracje z podstawowymi narzędziami zewnętrznymi. Z powodzeniem połączysz go z kalendarzem i innymi aplikacjami z konta 365. Jest bardzo czytelny, estetyczny i intuicyjny. Oferuje ponadto szablony e-maili oraz odpowiednie zabezpieczenia. Jego atutem jest wygodna wyszukiwarka. Sprawdzi się zarówno przy poszukiwaniu zawartości wiadomości, jak i np. kontaktów.

Istotnym atutem poczty Outlook są dodatki. Użytkownicy mogą korzystać z ich długiej listy, choć nie wszystkie są darmowe. Nie tylko usprawniają obsługę komunikacji i wykonywanie czynności zawodowych, ale też tworzenie wiadomości. Wymienić tu można m.in. takie rozwiązania, jak:

• autoresponder,
• Wunderlist (zmienia maile w projekty zapisywane jako zadania w menedżerze),
• GIPHY (w oknie Outlook możesz dodawać GIPHY do swoich wiadomości),
• PayPal (umożliwia dokonywanie wpłat bezpośrednio z poziomu Outlook),
• i wiele innych.

Czytaj: Outlook: konfiguracja poczty krok po kroku

2. Mozilla Thunderbird

Mozilla Thunderbird to program typu open source. Na posługiwanie się nią pozwalają wszystkie systemy operacyjne. Dowolnie zintegrujesz z nią ponadto wszystkie konta pocztowe, jak np. Google Workspace. Co jednak istotne, jeszcze do niedawna nie miała wersji mobilnej. Możliwe było więc wyłącznie korzystanie z niej na komputerze czy laptopie, ale nie na tablecie oraz smartfonie.

W październiku 2024 roku nastąpił jednak przełom. Na Androida trafiła najpierw pierwsza testowa wersja Mozilla Thunderbird, a niedługo później jej stabilna opcja. Alternatywnie twórcy stworzyli również K-9 Mail. Opisałem tę aplikację w zestawieniu rozwiązań mobilnych.

Mozilla Thunderbird prezentuje się bardzo niepozornie. Wygląd tej poczty jest dość archaiczny i niezbyt ładny. Może to odstraszać osoby doceniające estetykę i nowoczesność. W niczym to jednak nie ujmuje jej funkcjonalności. Nadal oferuje ogrom przydatnych opcji, zdecydowanie usprawniających zarówno komunikację biznesową, jak i prywatną. Co więcej, jest bezustannie udoskonalana i działa wokół niej bardzo proaktywna społeczność. Dzięki temu dysponuje ogromną biblioteką wtyczek. Z ich pomocą łatwo dopasujesz ją do swoich potrzeb.

Mozilla Thunderbird umożliwia szyfrowanie maili i obsługuje protokoły IMAP, SMTP i POP. Ma ponadto bardzo rozbudowany system filtracji, dzięki któremu łatwo zachowasz porządek poczty. Inteligentnie kontroluje załączniki (np. przypominając o ich braku) i obsługuje kanały RSS. Oprócz tego wyróżniają ją też takie cechy, jak m.in.:

• obsługa pakietu Microsoft 365,
• filtr niechcianej poczty,
• wsparcie importu i eksportu skrzynek e-mail,
• integracje z kalendarzami,
• automatyczne aktualizacje,
• obsługę komunikatorów,
• powiadomienia,
• zaawansowaną personalizację interfejsu.

Czytaj: Mozilla Thunderbird: konfiguracja poczty krok po kroku

3. Apple Mail

Apple Mail to klient poczty elektronicznej od amerykańskiego giganta. Jak nietrudno się domyślić, działa na wszystkich urządzeniach firmy Apple. Mowa tu zarówno o iPhone’ach, jak i MacBookach, iMacach czy Apple Watchach. Co więcej, nie musisz martwić się o jego pobieranie, bo program komputerowy oraz aplikacja mobilna instalowane są domyślnie. Dostęp do konta pocztowego może być z kolei zsynchronizowany z iCloudem i kontem Apple.

Zaletą poczty od Apple jest jej prostota. Błyskawicznie połączysz ją ze swoimi skrzynkami zewnętrznymi dowolnego typu. Z jej poziomu może być obsługiwana zarówno skrzynka iCloud, jak i Gmail, poczta Onet czy jakakolwiek inna. Interfejs jest bardzo prosty, przejrzysty i utrzymany w charakterystycznym, minimalistycznym stylu firmy. Dzięki temu jego obsługa jest bardzo łatwa i intuicyjna. Do Twojej dyspozycji pozostaje szereg przydatnych rozwiązań umożliwiających komunikację czy zarządzanie wiadomościami. Wymienić w tym miejscu można m.in.:

• filtry,
• autoresponder,
• planowanie wysyłki maili,
• integracje z innymi aplikacjami Apple,
• obsługę folderów,
• oznaczanie maili (flagowanie w wielu kolorach),
• ustawianie automatycznych podpisów wiadomości przypisanych do danych skrzynek,
• i wiele innych.

Jednocześnie podkreślić warto, że jest to aplikacja znacznie mniej rozbudowana niż np. Mozilla Thunderbird. Nie oferuje aż tak wielu opcji dostosowania czy zaawansowanego zarządzania wiadomościami. Funkcjonuje ponadto wyłącznie w środowisku Apple, przez co bywa kłopotliwa w przypadku zastosowania firmowego.

4. Canary Mail

Canary Mail to klient pocztowy dostępny w kilku opcjach cenowych. Zależnie od Twoich potrzeb, możesz korzystać z jednej z jego wersji płatnych, jak i rozwiązania darmowego. Ja oczywiście skupię się na tym ostatnim. Sprawdzi się głównie w przypadku użytkowników prywatnych oraz studentów. Wiąże się pewnymi ograniczeniami, ale nadal pozostaje stosunkowo interesującą opcją. Powinien sprawdzić się w przypadku większości standardowych użytkowników. . W ramach jego planu Free zyskujesz:

• nieograniczone miejsce na serwerze,
• nieograniczoną liczbę kont pocztowych,
• podstawową personalizację oprogramowania,
• ujednoliconą skrzynkę odbiorczą,
• opcję drzemki i przypinania wiadomości e-mail,
• skrzynkę odbiorczą Zero,
• potwierdzenie odczytania wiadomości,
• powiadomienia push,
• opóźnienie wysyłki o 5 sekund,
• szablony wiadomości e-mail,
• synchronizację między urządzeniami,
• jasny i ciemny motyw.

Z programu Canary Mail możesz skorzystać w wersji mobilnej oraz stacjonarnej. Jest dostępny na urządzeniach z systemami iOS, macOS, Android oraz Windows. Nawet w wersji darmowej pozwala łączyć różne konta mailowe i to bez żadnych ograniczeń. To zdecydowanie wyróżnia go na tle licznej konkurencji. Co więcej, nie ustanawia limitów również w zakresie miejsca przyznawanego na serwerze. Dzięki temu może świetnie sprawdzić się w przypadku osób zarządzających większymi ilościami danych.

Korzystanie z tego rozwiązania jest dobrym pomysłem z perspektywy bezpieczeństwa. Wdraża nowoczesne i powszechnie wykorzystywane technologie ochronne. Canary Mail funkcjonuje zgodnie z ROSO oraz HIPAA. Może pochwalić się ponadto dużym doświadczeniem z zakresu ochrony danych klientów z sektorów wrażliwych, takich jak np. opieka zdrowotna. Działa to na jego korzyść, świadcząc o odpowiednim doświadczeniu i sprawdzonych praktykach.

Najpoważniejszą wadą Canary Mail jest brak polskiej wersji językowej. Program ten działa w kilku językach, niestety jednak nie ma wśród nich polskiego. Pocieszeniem w tej sytuacji jest intuicyjny interfejs, z którego obsługą powinny poradzić sobie nawet osoby znające zaledwie podstawy angielskiego. Dodatkowo serwis na swojej stronie nie udostępnia kompletu informacji dotyczących ewentualnych ograniczeń planu darmowego (dotyczących np. wielkości załączników). Biorąc pod uwagę natomiast intuicyjny układ, dostęp w różnych systemach i nieograniczone miejsce na serwerze, zdecydowanie jest to rozwiązanie warte rozważenia.

5. eM Client

eM Client to kolejne rozwiązanie pocztowe, dostępne w kilku pakietach cenowych do wyboru. Ma wersję darmową, która sprawdzi się w przypadku prywatnego użytku. Połączysz z nim dowolne konta pocztowe, co ułatwi intuicyjny integrator. Z jego poziomu możesz liczyć na:

• 2 konta e-mail,
• integrację ze sztuczną inteligencją (dodatek AI),
• zarządzanie kontaktami,
• integrację z kalendarzem oraz zadaniami,
• wbudowane i konfigurowalne motywy,
• konwersacje e-mailowe,
• dostęp do czatu,
• integrację z Google Workspace,
• szyfrowanie maili PGP i S/MIME.

Jego zaletą jest bardzo przyjemny w obsłudze interfejs. Możesz go w dość dużym stopniu dostosować do swoich potrzeb. Z powodzeniem dodasz do niego też rozwiązania od Google, takie jak np. Meet, ale też zewnętrzne (np. Dropbox). W wersji darmowej dostępny jest zarówno jego program stacjonarny, jak i aplikacja mobilna. Możesz korzystać z nich na urządzeniach z systemami macOS i iOS, ale też Windows czy Android.

Jego największym minusem jest bez wątpienia to, że w bezpłatnej wersji nie zezwala na użytek komercyjny. Z tego względu sprawdzi się wyłącznie w przypadku użytkowników prywatnych. Takie zastosowanie utrudnia jednak również możliwość dodania maksymalnie dwóch kont pocztowych. To uciążliwe ograniczenie, które jednak rekompensują dobre zabezpieczenia i wysoka funkcjonalność.

6. Airmail

Airmail bywa określany jako najlepsza alternatywa dla Apple Maila. Ma wersję darmową oraz płatną (Pro). Do Twojej dyspozycji bez opłat pozostaje aplikacja mobilna oraz desktopowa. Oba rozwiązania są wyjątkowo estetyczne i bardzo dobrze współgrają z ekosystemem Apple. Są przejrzyste, łatwe w obsłudze i zapewniają wszystkie funkcje niezbędne dla użytkowników:

• nadawanie etykiet (na ich podstawie tworzone są foldery),
• integracje z iCloudem, Google, Microsoft Outlook,
• IMAP-POP3,
• możliwość korzystania ze skrzynki zbiorczej dla wszystkich kont pocztowych,
• automatyczny filtr biuletynów, newsletterów i SPAM-u,
• możliwość ustawienia „drzemki” bez powiadomień,
• planowanie wysyłki,
• filtrowanie i wyszukiwanie maili,
• integracja aplikacji desktopowych i mobilnych, by dodawać załączniki z dowolnego urządzenia.

Aplikacja mobilna Airmaila jest bardzo dobrze dostosowana do obsługi dotykowej. Podobnie jak wersja desktopowa pozwala na instalację licznych wtyczek, umożliwiających np. obsługę potwierdzeń odczytu czy szyfrowania SMIME. Oprogramowanie pozwala na korzystanie z Siri do wysyłania wiadomości i obsługi skrzynki. Ponadto oczywiście bezbłędnie współpracuje z aplikacjami obsługiwanymi przez Apple, jak kalendarz czy Dropbox.

Problemem darmowej wersji Airmaila jest wyjątkowo irytujący system promocji pakietu Pro. Wyświetla się on co chwilę, m.in. podczas dodawania nowych kont czy codziennej obsługi wiadomości. To szalenie irytujące, nie ma bowiem możliwości „wieczystej” rezygnacji z chęci wykupienia opcji płatnej. Bezpłatna aplikacja nie pozwala też na „flagowanie” wiadomości różnymi kolorami, tak jak działa to w Apple Mailu. W połączeniu z etykietami spójnymi z folderami obniża to nieco jej funkcjonalność i negatywnie wpływa na wygodę zarządzania korespondencją.

7. Mailbird

Moją ostatnią propozycją w tej części zestawienia jest Mailbird. W wersji płatnej jest to jedno z najlepszych rozwiązań biznesowych. Oferuje ogrom zaawansowanych i rozbudowanych funkcji w bardzo przystępnej formie. Jeśli jednak szukasz klienta to użytku domowego, bez bardziej profesjonalnych wymagań, może być to opcja warta rozważenia.

Bez żadnych opłat możesz liczyć w Mailbird na dostęp do standardowych rozwiązań, takich jak m.in.:

• 1 konto e-mail na urządzenie,
• obsługa protokołów IMAP i POP3,
• aplikacja desktopowa na Windows i macOS,
• dostęp do bazy wiedzy.

Mailbird oferuje dość dużą swobodę w zakresie kreacji własnego obszaru roboczego. Możliwe jest zintegrowanie z nim zewnętrznych aplikacji, takich jak Dysk Google czy komunikatory społecznościowe. W przypadku bardziej zaawansowanych opcji może natomiast generować to dodatkowe koszty.

Cieszy się znaczną popularnością wśród użytkowników (ponad 4 miliony) i gwarantuje odpowiednie zabezpieczenia. Pozwala na filtrowanie wiadomości i wygodne zarządzanie nimi. Sam program został zaprojektowany w przyjemny dla oka sposób. Prezentuje się bardzo nowocześnie, ale niestety nie ma wersji mobilnej.

Najlepsze darmowe aplikacje mobilne do obsługi poczty e-mail – TOP 7

Jaki program pocztowy wybrać na swój telefon? Poniżej opisałem siedem rozwiązań, które sprawdzą się do mobilnej obsługi poczty e-mail. Podobnie jak w przypadku rozwiązań stacjonarnych, tutaj też postawiłem na różnorodność. Z aplikacji tych – zależnie od konkretnego rozwiązania – możesz korzystać z poziomu dowolnego sprzętu z systemem Android czy iOS.

1. Google Mail (Gmail)/Google Workspace

Gmail jest jednym z najpopularniejszych rozwiązań pocztowych na świecie. Oczywiście jego największą zaletą jest pełna integracja z kontem Google oraz aplikacjami funkcjonującymi w jego ramach. Pozwala na bardzo wygodne połączenie z Google Workspace, Kalendarzem Google, Google Maps i innymi. Ponadto w jego ramach zyskujesz dostęp do Dysku Google o pojemności 15 GB w wersji darmowej. Możesz wygodnie przechowywać na nim swoje materiały oraz zasoby poczty.

Gmail jest dostępny za darmo, ale możesz korzystać z niego również w ramach pakietu firmowego Google Workspace (płatnego) – Gmail we własnej domenie. Ma zarówno wersję przeglądarkową, jak i mobilną. Aplikację Gmail zainstalujesz na urządzeniach z Androidem oraz iOS. Wśród najważniejszych cech tego oprogramowania wymienić można takie rozwiązania, jak m.in.:

• nielimitowana ilość skrzynek e-mail,
• w pełni funkcjonalna i wygodna w obsłudze aplikacja mobilna,
• możliwość integracji z innymi kontami pocztowymi (obsługa SMTP, POP i IMAP (tylko w aplikacji mobilnej)),
• inteligentna kontrola załączników,
• wysoka wiarygodność i bezpieczeństwo,
• tworzenie folderów i flagowanie wiadomości,
• kreacja podpisów i stopek,
• tworzenie czatów i spotkań,
• lista zadań,
• priorytetyzacja maili, ich filtrowanie i wyszukiwarka,
• czytelny interfejs w wersji przeglądarkowej,
• ochrona antySPAM.

Decydując się na aplikację Gmail (a tym bardziej na wersję przeglądarkową), musisz jednak zdawać sobie sprawę z tego, że nie jest to typowy klient pocztowy. Owszem, możesz dodać do niego innego konta e-mail z różnych platform. Będzie działać w ten sposób zarówno Twoja poczta Onet, jak i Exchange czy Webmaile we własnych domenach. Problem jednak w tym, że aplikacja Gmail nie będzie traktowała ich w równy sposób. Nadal priorytetowe działanie dotyczyło będzie skrzynek Gmail i to one będą najwygodniejsze w obsłudze.

Zobacz: Jak podpiąć pocztę Google Workspace pod własną domenę? Instrukcja

2. K-9 Mail

K-9 Mail to klient e-mail dostępny jako aplikacja mobilna typu open source. Jest aktualnie dostępny wyłącznie na urządzenia z systemem Android. Stworzył go zespół odpowiedzialny za Mozilla Thunderbird i przez lata był „zastępczym” rozwiązaniem mobilnym dla tego oprogramowania. Cechuje go prostota wykonania, dostęp do wszystkich najważniejszych funkcji oraz łatwość obsługi. Jest dostępny bezwarunkowo za darmo, a zapewnia dostęp do takich rozwiązań, jak np.:

• obsługa protokołów POP3 i IMAP,
• tworzenie folderów i kategoryzowanie e-maili,
• tworzenie indywidualnych podpisów i stopek,
• szyfrowanie wiadomości z obsługą OpeKeychain,
• obsługa GPG i PGP/MIME,
• powiadomienia (z możliwością ustawienia ich dla poszczególnych kont),
• ujednolicona skrzynka e-mail,
• biały i ciemny motyw.

Bez wątpienia zaletą tego oprogramowania jest jego uniwersalność. Możesz wykorzystać go zarówno do celów komercyjnych, jak i osobistych. Dodasz do niego dowolne konta, a następnie obsługiwać je będziesz na smartfonie oraz tablecie. Cała struktura jest czytelna, przejrzysta, a jej obsługa nie należy do szczególnie wymagających. W dodatku wokół niego zgromadziła się liczna i aktywna społeczność, co przyczynia się do ciągłego rozwoju.

Z drugiej strony K-9 Mail nie jest pozbawiony wad. Przede wszystkim ma wyłącznie formę mobilną i nie działa na iOS. Dodatkowo – jak większość oprogramowań open source – jest dość minimalistyczny i nie wygląda przesadnie nowocześnie. Nie można zapomnieć ponadto, że solidną konkurencją dla niego jest nowa aplikacja Thunderbird.

3. myMail

myMail jest klientem pocztowym dostępnym zarówno na urządzenia mobilne z systemami Android, jak i iOS. To aplikacja o wyjątkowo estetycznym wyglądzie, która może spodobać się miłośnikom nowoczesnych rozwiązań. Jest bardzo wygodna w obsłudze, całkiem intuicyjna i pozwala na wykorzystanie komercyjne oraz prywatne. Jest dostępna za darmo i daje dostęp do wszystkich podstawowych rozwiązań potrzebnych standardowym użytkownikom, jak np.:

• błyskawiczne powiadomienia o wiadomościach,
• możliwość dostosowania powiadomień push do cyklu pracy i odpoczynku,
• wyciszenie dla określonych kont,
• wątkowanie e-maili,
• zarządzanie podglądami wiadomości i awatarami,
• rozbudowane filtry wyszukiwania,
• zarządzanie kontaktami (wraz z ich sugestiami z książki adresowej),
• możliwość wdrożenia kodu PIN i obsługa identyfikacji dotykowej.

Dodasz do myMail konta pocztowe z dowolnych innych serwisów. Obsługuje zarówno protokół POP3, jak i IMAP. Możesz dzięki temu łatwo odczytywać na nim maile z kont Gmail, Microsoft Outlook, iCloud i innych.

Jego największym problemem jest brak zaawansowanych funkcji, niezbędnych np. w komunikacji marketingowej. Nie do końca funkcjonalne jest też oflagowywanie wiadomości i kategoryzowanie ich. Z drugiej strony jednak nie są to problemy, które boleśnie odczują standardowi użytkownicy. Nie powinny dotknąć nawet przedsiębiorców prowadzących jedynie standardową, niezbyt rozbudowaną komunikację wewnętrzną i zewnętrzną.

4. Spark

Spark stawia na minimalizm i nowoczesność. Wyglądem bardzo wpasowuje się w estetykę urządzeń od Apple, ale jego zastosowanie jest uniwersalne. Został przygotowany w kilku wersjach webowych oraz mobilnych. Dzięki temu sprawdzi się zarówno na urządzeniach z systemem Android, jak i iOS, Windows czy macOS.

Umożliwia integrację z zewnętrznymi kontami pocztowymi. Dzięki temu z jego poziomu możesz obsługiwać nieograniczoną ilość skrzynek. Mowa tu o wszystkich popularnych rozwiązaniach, takich jak Gmail, Microsoft Outlook, Yahoo, iCloud itd. Dodatkowo pozwala wykorzystać protokół IMAP i SMTP do połączenia go z innym, zewnętrznym rozwiązaniem. Sprawdzi się w przypadku użytku osobistego, komercyjnego czy biznesowego.

Zapewnia dostęp do wszystkich standardowych narzędzi i funkcji, takich jak m.in.:

• zarządzanie odbieranymi i wysyłanymi wiadomościami,
• wysyłanie szybkich odpowiedzi,
• priorytetyzacja wiadomości,
• zapraszanie członków zespołu do wspólnej obsługi skrzynki,
• blokady niechcianych nadawców i weryfikacja kontaktów,
• priorytetyzacja nadawców,
• załączniki powyżej 25 MB wysyłane przez Spark Cloud,
• zgodność z RODO, szyfrowanie wiadomości i szyfrowanie danych za pomocą infrastruktury chmurowej Google.

Warto ponadto wspomnieć, że twórcy oprogramowania Spark kładą znaczny nacisk na korzystanie ze sztucznej inteligencji. Rozwiązania AI są już dostępne dla użytkowników. Przy ich pomocy możesz m.in. ustalać priorytety otrzymywanych maili oraz błyskawicznie generować odpowiedzi.

Wśród największych wad tego rozwiązania wymienić można brak wersji Linux. Biorąc pod uwagę rozbudowane aplikacje mobilne i webowe, aż prosi się o stworzenie spójnej alternatywy na ten system. Muszę wspomnieć ponadto o nieco skromnie poprowadzonej linii integracji. Mogłoby być ich znacznie więcej – zwłaszcza tych biznesowych. Spark jednak bezustannie jest rozbudowywany i aktualizowany, a jak na darmowe oprogramowanie i tak ma naprawdę rozbudowaną ofertę.

5. Workspace ONE Boxer

Workspace ONE Boxer to kompletna przestrzeń robocza na Twojego smartfona. Aplikacja mobilna została zaprojektowana z myślą o urządzeniach z systemem iOS oraz Android. Składa się z kilku elementów:

• skrzynki pocztowej boxer,
• koncentratora aplikacji,
• notatnika,
• menedżera plików,
• huba sieciowego.

Skupię się na skrzynce odbiorczej, do której możesz uzyskać dostęp za darmo. Ma ona nowoczesną i minimalistyczną formę, która jest przyjemna dla oka. Jak przystało na część rozbudowanego systemu, pozwala na integrację z wieloma narzędziami zewnętrznymi, jak np. kalendarz czy lista zadań. Z jej poziomu możesz m.in.:

• wysyłać i odbierać maile,
• zarządzać wiadomościami,
• przeglądać rozmowy w widoku klasycznym lub konwersacji,
• przeprowadzić integracje z innymi kontami pocztowymi,
• tworzyć szablony szybkich odpowiedzi,
• ustalać priorytety,
• wysyłać wiadomości dotyczące Twojej dostępności,
• stworzyć skrzynkę współdzieloną,
• i wiele innych.

Workspace ONE Boxer nie ma aplikacji webowej, a część użytkowników skarży się na problemy z powolnymi powiadomieniami. Ponadto irytujące dla niektórych może być to, że skrzynka stanowi część większego pakietu, w ramach którego najskuteczniej działa. Może być to problem np. dla firm korzystających z własnych rozwiązań.

6. Aqua Mail

Aqua Mail jest dość rozbudowanym klientem pocztowym. Działa jako aplikacja mobilna, dostępna aktualnie na urządzenia z systemem iOS oraz Android. Ma wersję darmową oraz płatną. Z obu możesz korzystać prywatnie oraz do celów komercyjnych. Ta pierwsza jednak wprowadza dość uciążliwe ograniczenia, które raczej sprawdzą się głównie w przypadku użytkowników domowych. W jej przypadku bowiem możesz korzystać wyłącznie z jednej skrzynki e-mail.

Oprogramowanie działa z dowolnymi kontami pocztowymi. Sprawdzi się zarówno w przypadku Microsoft Outlook, jak i Gmail, Onet, iCloud i innych. Dodatkowo za darmo zapewnia także:

• bezpieczne logowanie (OAUTH2) do Gmaila, Hotmail, Yandex i Yahoo,
• inteligentne tworzenie folderów,
• synchronizacja kontaktów i kalendarza dla programu Exchange,
• edytor tekstu sformatowanego,
• obsługę podpisów e-mail (również HTML),
• zapisywanie wiadomości e-mail w formacie PDF,
• pełną personalizację,
• kopie zapasowe i przywracanie,
• i inne.

Sam edytor jest przejrzysty i łatwy w obsłudze. Pozwala na szybkie zarządzanie wiadomościami za pomocą przesunięć i gestów. Zapewnia odpowiednie zabezpieczenia i szyfrowanie maili, a także wygodne zarządzanie nimi. Deklaruje udostępnianie ponad 300 funkcji i ustawień (część w wersji rozszerzonej), które pomogą Ci dopasować go do własnych potrzeb.

Bez wątpienia jego największą wadą jest tylko jedno konto w planie darmowym. Dla wielu użytkowników może być to argument skutkujący natychmiastowym odrzuceniem tej propozycji. Kolejny minus należy się za brak aplikacji webowej. Jeśli jednak te dwie kwestie nie są dla Ciebie kluczowe, to jest to oprogramowanie warte przetestowania.

7. Blue Mail

Blue Mail to jeden z najbardziej uniwersalnych klientów e-mail. Możesz zainstalować go na takich systemach, jak:

• iOS,
• Android,
• Huawei,
• Windows 10 i 11,
• Windows (exe),
• Linux RPM,
• Linux SNAP.

Ma on kilka wariantów cenowych oraz w pełni użytkową opcję płatną. W praktyce oznacza to, że dodasz do niego dowolną liczbę skrzynek, z których korzystasz i nic za to nie zapłacisz. Mowa tu o każdym dostawcy, od Gmaila, przez Microsoft Outlook, aż po maile we własnych domenach. Przechodzenie między nimi jest bardzo wygodne, podobnie jak obsługa dobrze zaprojektowanego interfejsu. Ma nowoczesne akcenty, ale jednocześnie pozostaje bardzo intuicyjny.

Do Twojej dyspozycji pozostaje szereg przydatnych funkcji. Część z nich może wykorzystać każdy przeciętny użytkownik. Niektóre jednak mogą okazać się szczególnie przydatne w przypadku obsługi biznesowej. Mowa tu o takich rozwiązaniach, jak np.:

• ujednolicona skrzynka odbiorcza,
• klastry pozwalające na organizację i zarządzanie wiadomościami według grupy i nadawcy,
• zintegrowany kalendarz,
• BlueChat (wewnętrzna aplikacja do czatu),
• poczta internetowa z poziomu przeglądarki,
• tablica zadań dla e-maili,
• udostępnianie poczty,
• natychmiastowe powiadomienia push.

W wariancie płatnym Blue Mail oferuje również wsparcie sztucznej inteligencji. W ramach oprogramowania zyskujesz dostęp do asystenta pocztowego o nazwie GemAI. Jest zasilany przez ChatGPT, z którego pomocą możesz znacznie usprawnić komunikację. Jest w stanie np. sugerować odpowiedzi na podstawie kontekstu oraz przygotowywać skondensowanie podsumowania długich maili, które otrzymujesz. To znaczne ułatwienie, które może przynieść Ci znaczne oszczędności czasu.

Największym minusem Blue Mail jest to, że niektóre funkcje, narzędzia i usprawnienia dostępne są tylko w wariantach płatnych. Mowa tu np. o wspomnianym już GemAI, ale też priorytetowym wsparciu czy pulpicie zarządzania korporacyjnego. W przypadku standardowych użytkowników jednak wariant darmowy powinien okazać się wystarczający.

Najlepszy klient poczty elektronicznej – czym kierować się przy wyborze?

Który z programów lub aplikacji wybrać do obsługi wiadomości e-mail? Jak widzisz, wybór jest ogromny, a propozycje wyjątkowo różnorodne. Wszystkie są darmowe (choć mają płatne czy biznesowe wersje) i oferują możliwość wysyłania i odbierania poczty oraz znacznie więcej. Podstawowe cechy nie pomogą Ci zatem w podjęciu ostatecznej decyzji. Na szczęście da się wyróżnić kilka aspektów, którymi warto się kierować, wybierając najlepszy program pocztowy.

Kompatybilność i synchronizacja

Pierwszym krokiem jest upewnienie się, czy dany program pocztowy będzie działać na Twoim urządzeniu. Posiadając smartfona z systemem Android, nie nastawiaj się na korzystanie z minimalistycznego Apple Mail. Z drugiej strony użytkownicy macOS nie mogą liczyć na rozwiązania dostosowane do pracy w systemach Windows. Podobnie działa to w przypadku rozróżnienia programów komputerowych, aplikacji webowych i aplikacji mobilnych.

Druga kwestia to synchronizacja oraz zarządzanie kontami e-mail. W programie pocztowym powinna być możliwość łatwego „przekierowania” Twojego konta e-mail. Mowa tu szczególnie o obsłudze protokołów POP3 i IMAP czy protokołu SMTP. Ponadto zwróć uwagę na akceptowaną liczbę kont pocztowych. Darmowy program może mieć w tym zakresie liczne (często irytujące) ograniczenia. Niejednokrotnie ich obecność wykluczy go np. jako narzędzie firmowe.

Limity i ograniczenia przy wysyłaniu wiadomości e-mail

Jedną z najważniejszych czynności wykonywanych w programach pocztowych jest oczywiście wysyłanie wiadomości. Pamiętaj jednak, że niektóre rozwiązania mogą wprowadzać w tym zakresie pewne ograniczenia. Najczęściej dotyczą one:

• liczby wysyłanych wiadomości w określonym czasie (np. w ciągu doby),
• ilości odbiorców jednej wiadomości,
• miejsca do przechowywania otrzymanych wiadomości, załączników, list kontaktów itd.,
• ilości pozycji w listach kontaktów.

Zazwyczaj nie stanowią poważnego problemu w przypadku standardowego użytku domowego. Jeśli jednak Twoja działalność, funkcjonowanie firmy, jej aktywność czy marketing oparte są na wysyłaniu ponadprzeciętnej ilości wiadomości, lepiej zwróć na tę kwestię szczególną uwagę.

Funkcjonalność i kompleksowe zarządzanie wiadomościami

Jednym z najważniejszych kryteriów, mających decydujący wpływ na wybór konkretnego klienta poczty elektronicznej, jest jego funkcjonalność. Im więcej zaawansowanych opcji oferuje oprogramowanie, tym wygodniej możesz obsługiwać swoją skrzynkę odbiorczą i zarządzać wiadomościami. Mowa tu o dostępie do takich możliwości, jak m.in.:

• filtry,
• wyszukiwarka,
• obsługa poczty we własnej domenie,
• etykiety,
• wygodna obsługa załączników,
• intuicyjne tworzenie folderów i grupowanie wiadomości,
• tworzenie list odbiorców,
• wygodne zarządzanie kontaktami i możliwość ich importu/eksportu,
• klasyfikowanie kontaktów,
• integracje z rozwiązaniami zewnętrznymi (np. kalendarzem),
• wbudowane przydatne narzędzia (np. lista zadań),
• i inne.

Warto jeszcze przed podjęciem ostatecznej decyzji zastanowić się nad tym, co powinno znaleźć się w Twoim programie pocztowym. Rozważ przede wszystkim, jakie funkcjonalności skrzynek e-mail mogą być szczególnie przydatne w przypadku Twojej firmy. Bez czego nie może się ona obejść? Odpowiedź na to pytanie jest dość jednoznacznym wskaźnikiem, który znacznie ułatwi Ci wybór.

Obsługa poczty e-mail i design

Kwestia przez niektórych pomijana, ale w praktyce niezwykle istotna. Możliwość obsługi poczty z poziomu dowolnego urządzenia to nie wszystko. Równie ważne jest bowiem, by dany program pocztowy był wygodny w użyciu, miał intuicyjny interfejs i zapewniał komfort użytkowania. Zwykle możesz sprawdzić to w wersji demo lub po prostu instalując wszystkie opcje po kolei na swoim komputerze czy smartfonie (w końcu są darmowe!).

Troska o wygodną obsługę kont e-mail jest szczególnie ważna, jeśli decyzja ma wpłynąć nie tylko na Ciebie, ale też np. na Twoich pracowników. Pamiętaj, że im łatwiejszy w obsłudze będzie program, tym wyższa efektywność wykonywanych zadań. Dodatkowo warto wziąć tu pod uwagę również znajomość systemów Windows i macOS. Często polecana jest organizacja kursu z obsługi nowego oprogramowania.

Nie bez znaczenia jest ponadto to, jak program pocztowy wygląda. Przyjemny dla oka interfejs użytkownika jest wartością dodaną, która świadczy dobrze o firmie. Może poprawiać nastrój pracowników, a czasem nawet możliwe jest dopasowanie estetyki skrzynki do brandu firmy.

Personalizacja poczty

Osoby na co dzień obsługujące pocztę e-mail doskonale wiedzą, jakie opcje są im najpotrzebniejsze. Potrafią również ocenić, w którym miejscu powinny znajdować się poszczególne przyciski, by praca na komputerze czy smartfonie przebiegała sprawnie. Im większą swobodę w zakresie personalizacji skrzynek e-mail zapewnia program pocztowy, tym lepiej dla Ciebie i pracowników.

Bezpieczeństwo i antySPAM

Kwestia, o której nigdy nie wolno zapominać. Zawsze upewniaj się, czy dany program pocztowy na pewno spełnia odpowiednie standardy bezpieczeństwa. Poszczególne narzędzia realizują to na rozmaite sposoby, sięgając po takie rozwiązania, jak m.in.:

• ochrona przed nieautoryzowanym dostępem do konta (np. podwójne logowanie i weryfikacja dwuetapowa),
• konieczność wprowadzenia silnego hasła użytkownika,
• szyfrowanie wiadomości,
• filtrowanie SPAMu,
• skanowanie wiadomości i załączników w celu wykrycia złośliwego oprogramowania,
• obecność na
• ostrzeżenia przed podejrzanymi wiadomościami,
• wsparcie ekspertów i dobrze funkcjonujący support.

Wspomniane filtrowanie SPAMu jest zapewniane praktycznie przez wszystkie narzędzia pocztowe. Co jednak istotne, poziom tej ochrony bywa bardzo różny. Niestety w niektórych przypadkach jest zwyczajnie niewystarczający. Warto zwrócić na to uwagę i upewnić się, czy dane rozwiązanie korzysta np. ze SpamAssassin.

Cena dostępu do funkcji i pakietów zaawansowanych

Dostęp do kont e-mail za pomocą rozwiązań ze stworzonych przeze mnie rankingów jest całkowicie darmowy. Część z nich jednak oferuje również swoje bardziej zaawansowane warianty. Taki klient „dla wymagających” jest zazwyczaj płatny, ale w jego ramach możesz liczyć na szereg korzyści, jak np.:

• możliwość większej personalizacji i wdrożenia firmowego brandingu,
• odbieranie i przechowywanie większej liczby wiadomości oraz załączników (więcej miejsca na serwerze),
• zniesienie lub podwyższenie limitów dotyczących wysyłanych wiadomości i liczby odbiorców,
• zniesienie lub podwyższenie limitów dotyczących wielkości załączników,
• i wiele innych,
• priorytetowe wsparcie,
• lepsze zabezpieczenia,
• i wiele innych.

Na tym etapie możesz uważać, że rozwiązanie darmowe do obsługi kont pocztowych w zupełności Ci wystarcza. Nie widzisz potrzeby instalowania czy wykupowania rozbudowanych opcji i jest to w pełni zrozumiałe. Pamiętaj jednak, że Twoja firma bezustannie się rozwija i z czasem sięgnięcie po zaawansowane narzędzia może okazać się konieczne. Warto więc od razu zwrócić uwagę na ceny. Pozwoli Ci to w przyszłości oszczędzić sobie zamieszania z ewentualnym przenoszeniem konta.

Jaki program do obsługi poczty e-mail wybrać? Podsumowanie

Programy do obsługi poczty elektronicznej są bardzo różnorodne. Zależnie od typu, mogą mieć formę aplikacji mobilnej, programu komputerowego, aplikacji webowej czy serwisu przeglądarkowego. W każdym z tych przypadków wyglądają i działają nieco inaczej, ale to dwa pierwsze rodzaje wiodą prym wśród użytkowników. Są wygodne, usprawniają pracę i pozwalają na kontrolę korespondencji wszędzie, gdzie tylko masz dostęp do internetu.

Wolisz nieśmiertelne klasyki, takie jak Gmail czy Microsoft Outlook, czy może szukasz dla nich alternatywy? Wybór konkretnej aplikacji mobilnej i klienta na urządzenia stacjonarne zależy od Twoich oczekiwań. Pamiętaj, że rozwiązania darmowe mają pewne ograniczenia, ale świetnie sprawdzają się w przypadku mniej wymagających użytkowników. Nie generują kosztów, a przy tym umożliwiają pełną komunikację biznesową. Przed podjęciem ostatecznej decyzji polecam zatem wypróbowanie przynajmniej kilku rozwiązań. To pozwoli Ci wybrać jedno, które w największym stopniu będzie odpowiadało potrzebom Twojej firmy.