Programy do fakturowania: TOP 10 (2024)

Ranking TOP 10 najlepszych programów do faktur w 2024. Gdzie wystawiać faktury online? Porównanie, cenniki, porady.

Jak działają programy do wystawiania faktur, na co zwrócić uwagę przy ich wyborze i które z nich są najlepsze? Mój ranking TOP 10 programów do fakturowania pomoże Ci w podjęciu decyzji.

Wystawianie dokumentów sprzedażowych to jedno z głównych zadań przedsiębiorców. Dotyczy praktycznie każdej formy działalności, niezależnie od profilu firmy, branży czy zasięgu działania. W odpowiedzi na tę potrzebę w internecie można znaleźć wiele programów ułatwiających wystawianie faktur. Co więcej, większość z nich oferuje dodatkowe funkcjonalności, usprawniające prowadzenia biznesu.

Jak jednak znaleźć najlepsze oprogramowanie i na co zwrócić uwagę przy jego wyborze? W tym artykule opisałem TOP 10 programów pozwalających wystawić fakturę i nie tylko. Skupiłem się na rozwiązaniach intuicyjnych, zgodnych z obowiązującymi przepisami i zapewniających wsparcie techniczne przedsiębiorcy. Uwzględniłem też ich ceny, co powinno pomóc Ci w podjęciu ostatecznej decyzji.

Czym są i jak działają programy do fakturowania?

Jak łatwo się domyślić, najważniejszą cechą programów do fakturowania jest możliwość wystawiania faktur z poziomu komputera lub urządzenia mobilnego. Zwykle są to zarówno faktury VAT, jak i rachunki zwolnione z tego podatku. Do tego dodać można rozmaite funkcjonalności ułatwiające codzienną pracę przedsiębiorców, jak np.:

• wystawianie faktur kosztowych i zaliczkowych,
• dodawanie nieograniczonej liczby produktów i usług,
• zapisywanie stałych kontrahentów,
• ustalanie cyklicznych przelewów,
• możliwość wystawiania faktur zagranicznych (rozliczenia w walutach obcych),
• generowanie i przesyłanie Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK) do urzędów skarbowych,
• dostęp do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF),
• automatyzacja procesów istotnych dla funkcjonowania działalności,
• wsparcie techniczne,
• zabezpieczenia.

Warto podkreślić również, że program do wystawiania faktur może działać zarówno online, jak i offline. W moim zestawieniu natomiast skupię się na tej pierwszej grupie, bo ma ona wiele zalet. Zapewnia nie tylko oszczędność czasu, ale też spełnia oczekiwania zarówno jednoosobowych działalności gospodarczych, jak i potężnych czy średnich firm. Wynika to z faktu, że rozwiązania internetowe:

• zapewniają dostęp do faktur i innych dokumentów z dowolnego miejsca czy urządzenia, o każdej porze,
• umożliwiają wystawianie nowych dokumentów jednym kliknięciem,
• przechowują dane w chmurze, na bezpiecznych serwerach,
• dysponują wersjami darmowymi lub tanimi pakietami podstawowymi, dobrymi dla małych firm,
• użytkownik ma dostęp do supportu i opcję rozszerzenia oferty,
• system jest regularnie aktualizowany,
• w większości przypadków dostępna jest zarówno wersja przeglądarkowa narzędzia, jak i aplikacja mobilna (lub responsywna witryna WWW).

Rozwiązania offline zazwyczaj są dość drogie, a ich funkcje nie są aktualizowane zbyt często. Instalacja ich na jednym urządzeniu nie zapewnia dostępu do danych z poziomu innych sprzętów, takich jak smartfony czy tablety. Ponadto dokumenty w tym przypadku są zapisywane na fizycznym nośniku (np. dysku komputera). Są przez to bardziej narażone na zniszczenia, a to może sprowadzić na Ciebie bardzo poważne problemy w przypadku kontroli skarbowej.

W jakich firmach sprawdzi się program do faktur online?

Program do faktur z powodzeniem sprawdzi się zarówno w przypadku mikro, jak i małej oraz średniej działalności. Wiele zależy natomiast od konkretnego przypadku oraz potrzeb firmy. Przed zdecydowaniem się na takie rozwiązanie, dokładnie zapoznaj się z jego możliwościami. Następnie przeanalizuj swój biznesplan i zakres działania. Na tej podstawie ocenisz, czy dane oprogramowanie pozwoli Ci na wykonanie wszelkich potrzebnych działań.

Dodatkowym atutem programów, które znalazły się w moim zestawieniu, jest intuicyjny interfejs. Wszystkie są stosunkowo łatwe w obsłudze. Wiele pozwala w kilka sekund wygenerować fakturę, a część umieszcza na nich nawet przycisk natychmiastowej płatności. Dzięki temu ułatwisz zadanie swoim klientom, za co na pewno będą Ci wdzięczni. Nie bez znaczenia jest ponadto fakt, że szybko wprowadzisz oraz zapiszesz dane kontrahenta, które później łatwo wykorzystasz. Usprawnisz w ten sposób pracę sobie lub swojej księgowej.

Program do faktur, który wybierzesz, powinien odpowiadać potrzebom branży, w której działasz. Podejmując decyzję, upewnij się więc, że dane rozwiązanie pozwala np. na określenie różnych wariantów podatku VAT. Większość profesjonalnych oprogramowań dostępnych na rynku oferuje tę opcję w standardzie. Mimo to jednak zawsze polecam zwrócić na nią uwagę. W kwestii specyfiki wprowadzanych produktów czy usług takie narzędzia zawsze zapewniają ogromną swobodę. Sprawdzą się więc w przypadku usług e-commerce, działalności usługowych, biznesów online, tradycyjnego handlu i wielu innych.

Program do fakturowania a księgowość online. Czym różnią się te rozwiązania?

Wiele osób nie do końca wie, co różni programy do fakturowania od księgowości online. Dotyczy to szczególnie początkujących przedsiębiorców, którzy stawiają dopiero pierwsze kroki w świecie biznesu. Wiedza ta natomiast jest niezwykle istotna i pomocna. Dzięki niej fakturowanie nie będzie dla Ciebie wyzwaniem, a jednocześnie unikniesz niepotrzebnego przepłacania. Nie da się jednoznacznie określić, która z tych opcji jest lepsza, bo wszystko zależy od Twojej sytuacji i profilu przedsiębiorstwa. Poznanie ich specyfiki ułatwi Ci natomiast podjęcie właściwej decyzji.

Program do wystawiania faktur najczęściej ma dość prostą konstrukcję. Pozwala głównie wystawiać i wysyłać odpowiednie dokumenty różnego typu oraz prowadzić rozliczenia. Zwykle umożliwia też ich korektę i jest dostępny na różnych urządzeniach (stacjonarnie i mobilnie). Jego cechą charakterystyczną jest to, że użytkownik robi wszystko samodzielnie. Nie współpracujesz z księgową, tylko własnoręcznie wprowadzasz dane, drukujesz dokumenty i wysyłasz je bezpośrednio do kontrahentów. Nie pozwala na prowadzenie pełnej, rozbudowanej księgowości, przez co skierowany jest głównie do małych firm. Jego obsługa jest nieco czasochłonna, lepiej więc sprawdzi się w przypadku niezbyt dużej liczby faktur.

Księgowość online to rozwiązanie zdecydowanie bardziej rozbudowane. Od programu do fakturowania różni ją przede wszystkim to, że pozwala na prowadzenie pełnej księgowości. Odbywać się to może na podstawie dwóch najczęściej występujących scenariuszy:

• biura rachunkowego online – w tym przypadku typowa księgowość online jest połączona ze wsparciem i pomocą księgowych oraz specjalistów. W ten sposób nad wszystkimi Twoimi rozliczeniami, rachunkowością i księgowością czuwają eksperci;
• typowej księgowości online – ma formę programu pozwalającego jednak na znacznie więcej, niż tylko fakturowanie. Zależnie od rozwiązania oferuje ogrom usług dodatkowych, takich jak m.in. faktoring, zarządzanie sprzedażą, narzędzia analityczne i wiele innych.

Dzięki programowi do fakturowania wystawisz dokumenty kosztowe i rozliczysz miesiąc. Księgowość online pozwala Ci w pełni kontrolować działania firmy, często oferując wsparcie profesjonalnych księgowych. To znaczna wygoda, która jednak przekłada się na wyższe ceny. Warto więc zastanowić się, czy wolisz poświęcić czas na „papierkową robotę”, ale mniej za nią zapłacić, czy skorzystać z droższego wsparcia specjalistów.

Programy do wystawiania faktur – TOP 10

Poniżej prezentuję zestawienie TOP 10 programów do wystawiania faktur, które cieszą się szczególnym powodzeniem wśród polskich przedsiębiorców. Wszystkie są dostępne w języku polskim i oferują działanie zgodne z aktualnymi przepisami. Stosują zaawansowane zabezpieczenia, często wykorzystywane również w bankach i innych instytucjach finansowych. Dodatkowo są łatwe w obsłudze, czytelne i dostępne na różnych urządzeniach. Opisałem je również pod względem cenowym. Dzięki temu łatwej będzie Ci wybrać rozwiązanie dostosowane nie tylko do własnych potrzeb, ale i możliwości finansowych firmy.

1. Fakturownia

Fakturownia to jeden z najpopularniejszych serwisów do fakturowania w Polsce. Do tej pory skorzystało z jego usług ponad 600 tys. firm. Jego główną zaletą jest uniwersalność. Został stworzony w kilku wariantach, przystosowanych do obsługi przedsiębiorstw o różnej wielkości i profilu. Dzięki temu sprawdzi się zarówno w przypadku mikrofirm, jak i dość dużych biznesów.

Umożliwia integrację z KSeF i zapewnia ogrom możliwości dostępnych (zależnie od pakietu) dla jednego lub nawet 10 użytkowników. Z powodzeniem możesz korzystać z niego samodzielnie lub wraz z księgowym. Rozszerzone pakiety nie zawiodą nawet profesjonalnych biur rachunkowych.

W ramach usług serwisu Fakturownia do Twojej dyspozycji może być:

• program do fakturowania,
• program magazynowy,
• moduł do drukarek fiskalnych,
• oprogramowanie dla biur księgowych.

Ponadto, po zarejestrowaniu się w systemie usługodawcy, możesz zyskać dostęp do szeregu przydatnych funkcji, takich jak m.in.:

• faktury online,
• KSeF,
• szybkie fakturowanie (automatyzacja),
• statusy płatności,
• szybkie uzupełnianie,
• drukowanie i wysyłanie,
• wiele języków i walut,
• obsługa magazynów,
• ewidencja kosztów,
• faktury cykliczne,
• wielu użytkowników,
• wiele firm i działów,
• baza produktów,
• rachunki online,
• raporty i wykresy,
• płatności online,
• autopłatności,
• połączenie z bankiem,
• fiskalizacja na drukarkach,
• integracje i dodatki.

Warto podkreślić, że Fakturownia zapewnia swoim użytkownikom dostęp do wygodnego interfejsu. Serwis w standardowej formie ma postać przeglądarkową, która jest responsywna. Dla wygody klientów natomiast udostępniona została również dedykowana aplikacja mobilna. Ponadto w przypadku wystąpienia problemów jest możliwość kontaktu z doświadczonym supportem technicznym oraz merytorycznym.

Ile kosztuje Fakturownia?

Fakturownia dostarcza oprogramowanie oparte na chmurze. Za dostęp do niego trzeba zapłacić, a jest to realizowane w formie czasowych subskrypcji. Do wyboru masz cztery pakiety płatne, a w zależności od ceny, zyskujesz dostęp do określonych funkcji. Dodatkowo do wyboru masz jeden wariant darmowy, którego możliwości są jednak bardzo ograniczone.

Dostępne w serwisie Fakturownia pakiety cenowe to:

• Micro – opcja darmowa, przeznaczona dla najmniejszych firm. Pozwala na wystawienie wyłącznie 3 faktur i zapewnia dostęp jednemu użytkownikowi. Nie ma limitu produktów, usług i klientów, pozwala na wysyłanie dokumentów mailem oraz gwarantuje integrację z KSeF;
• Start – kosztuje 12,49 zł miesięcznie. Nie ma limitu wystawianych faktur, a dodatkowo pozwala na 3 automatyczne odczyty dokumentów OCR. Zapewnia dostęp do raportów i wielu działów;
• Standard – kosztuje 28,46 zł miesięcznie i jest określany przez twórców jako popularny. Może z niego korzystać do 3 użytkowników. Oprócz rozwiązań z pakietu Start oferuje również 5 automatycznych odczytów OCR, obsługę 3 magazynów i automatyczne płatności. Zapewnia ponadto import płatności z banku, automatyczne faktury cykliczne, wiele działów i 3 firmy;
• Pro – kosztuje 49,99 zł miesięcznie i jest przeznaczony dla nieco większych przedsiębiorstw. Zapewnia dostęp dla 5 użytkowników i 10 automatycznych odczytów faktur OCR. Oprócz opcji z pakietu Standard oferuje też obsługę wielu magazynów, księgowość online czy własną domenę;
• Pro Plus – kosztuje 83,46 zł miesięcznie i zapewnia pełen dostęp do wszystkich funkcji serwisu. Może korzystać z niego do 10 użytkowników oraz pozwala na ustalenie dostępu z określonego IP.

Do Twojej dyspozycji pozostaje ponadto darmowy, 30-dniowy, kres próbny. Warto z niego skorzystać, by przekonać się, jak Fakturownia działa w praktyce, bez opłat instalacyjnych i zobowiązań.

2. inFakt

inFakt oferuje szeroko pojętą księgowość online. Nie jest to darmowy program, ale działa na polskim rynku od lat i wyrobił sobie renomę rzetelnego oraz niezawodnego. W ofercie ma rozwiązania zarówno skupione na niewielkich firmach, jak i większych przedsiębiorstwach. Wszystko zatem zależy od Twoich potrzeb oraz oczekiwań.

Działa w formie responsywnego serwisu internetowego i wygodnej w obsłudze aplikacji mobilnej. W zależności od swoich potrzeb możesz z niego korzystać samodzielnie (wystawianie faktur) lub z pomocą księgowego. Wśród jego głównych funkcji znajdziesz m.in.:

• wystawianie i wysyłanie faktur,
• dostęp do dokumentów przez stronę WWW lub aplikację mobilną,
• przechowywanie dokumentów w wirtualnym sejfie,
• przypomnienia o zbliżających się płatnościach,
• informacje o wysokości podatków i składek,
• możliwość opłacania składek i podatków,
• windykację,
• dodawanie kosztów,
• pomoc i automatyzację,
• opcję połączenia aplikacji z kontem bankowym.

Dodatkowo inFakt oferuje swoim klientom bezpłatne wsparcie przy otwieraniu nowej jednoosobowej działalności gospodarczej (lub odpłatnie – spółki). Atutem tego serwisu jest stworzona przez specjalistów i udostępniana za darmo baza wiedzy. Znalazł się w niej ogrom przydatnych kalkulatorów oraz informacji z zakresu szeroko rozumianej księgowości, ale i biznesu. Może to być rozwiązanie szczególnie przydatne dla początkujących przedsiębiorców.

Ile kosztuje inFakt?

Jak wspominałem, inFakt to nie jest darmowy program i nie ma w swojej ofercie całkowicie bezpłatnej wersji. Jego atutem jest natomiast to, że sama opcja fakturowania jest wyjątkowo tania, a przy tym bardzo elastyczna. Jej cena bowiem może ulegać zmianie w zależności od:

• liczby dokumentów w miesiącu,
• wybraniu integracji z systemem bankowym,
• wybraniu dodatkowego pakietu Pomoc i automatyzacja.

Najtańsze rozwiązanie w programie inFakt kosztuje zaledwie 5 zł miesięcznie przy rozliczeniu rocznym. Pozwala ono na:

• maksymalnie 3 dokumenty miesięcznie,
• wystawianie faktur,
• dodawanie kosztów.

To bardzo skromny wariant, przeznaczony dla mikrodziałalności. Łatwo natomiast można go rozszerzyć, za dodatkową opłatą. Decydując się na pakiety:

• Połączenie z bankowością – zapłacisz 10 zł więcej miesięcznie niż w wersji podstawowej. W ramach dodatkowych opcji zyskasz:
  • opcję szybkich płatności na fakturach,
  • saldo bankowe i historię transakcji,
  • statystyki finansowe,
  • płatności za ZUS, podatki i koszty;
• Pomoc i automatyzację – zapłacisz 20 zł więcej miesięcznie niż w wersji podstawowej. W ramach dodatkowych opcji zyskasz:
  • infolinię i czat ze wsparciem specjalistów ds. Księgowości,
  • integracje i API,
  • automatyczne oznaczanie faktur, podatków i kosztów jako opłacone,
  • automatyczne rozliczanie różnic kursowych,
  • automatyczne odczytywanie danych z faktur.

Po połączeniu pakietu podstawowego z bankowością, pomocą i automatyzacją cena wynosić będzie 25 zł miesięcznie. Dodatkowo możesz jeszcze rozszerzyć swój plan, zwiększając limit dokumentów w miesiącu. Podwajając ich ilość z 3 do 6 stawka wzrośnie z 25 zł na 40 zł. Maksymalnie możesz wybrać aż 5000 dokumentów, za co zapłacisz 160 zł.

Osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą mogą zdecydować się na dwa alternatywne rozwiązania w inFakt:

• inFakt Smart – opcja dla klientów na ryczałcie bez VAT. Kosztuje 99 zł miesięcznie i zakłada, że to specjalista inFakt prowadzi księgowość Twojej firmy. Możesz w ramach tego planu liczyć na wsparcie eksperta ds. księgowych i brak limitu dokumentów;
• biuro rachunkowe online – rozwiązanie dla przedsiębiorców potrzebujących osobistego księgowego. W tym przypadku ceny rozpoczynają się od 189 zł, ale każda usługa jest wyceniana indywidualnie.

Wszystkie opcje mają 30-dniowy okres testowy.

Jeśli nie masz firmy i dopiero chcesz ją założyć, inFakt może Ci w tym pomóc. Zależnie od Twoich planów:

• założenie jednoosobowej działalności gospodarczej jest darmowe. Po zakończeniu procesu jednak klient jest zobowiązany skorzystać z księgowości. Jej ceny rozpoczynają się od 189 zł miesięcznie;
• założenie spółki z o.o. kosztuje 199 zł. Po zakończeniu procesu klient jest zobowiązany skorzystać z księgowości. Jej ceny rozpoczynają się od 619 zł miesięcznie.

3. iFirma

iFirma to kolejny program internetowy, który pozwoli Ci wystawiać faktury i znacznie więcej. Jest dostępny zarówno w wersji darmowej, jak i płatnej, o zdecydowanie rozszerzonym działaniu. Możesz wykorzystywać go tylko do fakturowania, ponosząc minimalne koszty lub nie generując ich wcale. Alternatywnie – na życzenie – skorzystasz z opcji rozszerzonych, dostępnych za dodatkową opłatą. Dzięki temu łatwo dostosujesz funkcjonalność serwisu do potrzeb własnej firmy.

Do Twojej dyspozycji jest serwis internetowy oraz aplikacja mobilna. W podstawowej wersji dostępne są trzy rozwiązania:

• darmowy programu do faktur,
• integrator e-commerce (aplikacja możliwa do zintegrowania ze wszystkimi popularnymi platformami sprzedażowymi, takimi jak Shoper, PrestaShop czy WooCommerce od WordPressa),
• samodzielne księgowanie.

Istotnym atutem iFirmy jest to, że nawet w pakiecie darmowym oferuje wsparcie profesjonalistów i szereg przydatnych opcji. Co prawda ilość faktur możliwych do wystawienia jest mocno ograniczona, zyskujesz jednak m.in.:

• wystawianie JPK,
• automatyzację wysyłki faktur internetowych z panelu użytkownika,
• dostęp do kalendarza przedsiębiorcy i przypomnień o zbliżających się płatnościach,
• bazę danych kontragentów z opcją wyszukiwania i edycji wpisów,
• intuicyjny program, za pomocą którego w wygodny i intuicyjny sposób wystawisz faktury.

Dodatkowo firmy z sektora e-commerce mogą liczyć na integrację z bazą GUS czy połączenie z urządzeniami fiskalnymi. Wszystkie dokumenty generowane i wysyłane za pośrednictwem iFirmy są zabezpieczone certyfikatem Enterprise ID. W ten sposób są chronione przed sfałszowaniem oraz przechwyceniem.

Ile kosztuje iFirma?

iFirma działa w formie abonamentowej. Oznacza to, że dostęp do określonych narzędzi jest przydzielany po opłaceniu danego pakietu cenowego na określony czas (miesiąc). Osoby wybierające podstawowy pakiet Darmowa Faktura mogą liczyć za darmo na:

• 3 faktury miesięcznie,
• wsparcie techniczne Biura Obsługi Klienta,
• obsługę faktur każdego typu,
• dostęp do CRM i Magazynu.

Jeśli chcesz usunąć limit faktur, musisz wykupić pakiet Faktura+. Zapewnia on za 150 zł rocznie:

• własny adres e-mail,
• kody QR do przelewów,
• brak stopki iFirma.pl w dokumentach,
• obsługę JPK.

Za dodatkową opłatą do usługi fakturowania możesz dodać:

• księgowość online – koszt 49 zł miesięcznie. Zapewnia:
  • automatyczne księgowanie,
  • generowanie i wysyłkę deklaracji,
  • rozliczenia i obsługę pracowników,
  • integracje z bankami;
• sprzedaż online – koszt 12,50 zł miesięcznie. Zapewnia:
  • integracje sklepów internetowych,
  • integracje z urządzeniami fiskalnymi (wymaga wykupionej opcji księgowości online),
  • zarządzania produktami, ofertami i wysyłkami na Allegro.

Podobnie jak inFakt, iFirma również oferuje pomoc przy zakładaniu nowej firmy. Mowa tu zarówno o jednoosobowej działalności gospodarczej, jak i spółce

4. Firmao

Firmao możesz kojarzyć z innego mojego rankingu najlepszych programów CRM. Nie jest to jednak wyłącznie CRM, bo oferuje również dość rozbudowane i wygodne narzędzie do fakturowania. Nie jest ono aż tak elastyczne, jak programy, które znalazły się na podium. Mimo to jednak renoma firmy, jej profesjonalizm i niezawodność przemawiają za zwróceniem uwagi na tę propozycję.

Wśród najważniejszych cech i funkcjonalności rozwiązania od Firmao wymienić można:

• tworzenie baz sprzedawanych produktów oraz usług,
• dostosowywanie szablonów faktur z firmowym logo,
• wystawianie faktur przy pomocy intuicyjnego interfejsu,
• program do fakturowania dostępny online,
• obsługa faktur VAT,
• wystawianie rachunków,
• import cenników od dostawców,
• wysyłanie faktur e-mailem.

Imponujące wrażenie robi sekcja integracji Firmao. Jest ich aż ponad tysiąc i dotyczą najróżniejszych obszarów działalności firmy, m.in. e-commerce czy komunikacji. Optymizmem napawają ponadto profesjonalne zabezpieczenia obejmujące wszystkie dane użytkowników. Odpowiada za nie strategia przechowywania informacji w profesjonalnych serwerowniach firmy Amazon.

Ile kosztuje Firmao?

W Firmao nie ma indywidualnego cennika dla programu odpowiadającego za faktury. W praktyce więc możesz jedynie skorzystać z opłacenia jednego z planów zapewniających dostęp do całego oprogramowania. Dwie tańsze opcje są dość atrakcyjne cenowo i to je polecam osobom poszukującym wyłącznie narzędzi do fakturowania. Mowa tu o pakietach:

• Standard – kosztuje 59 zł miesięcznie za użytkownika. Wśród jej funkcji związanych z fakturowaniem znalazły się faktury VAT, rachunku, paragony i rozwiązania OCR. Ostatnie z wymienionych pozwalają na wdrażanie automatyzacji obsługi faktur;
• Professional – kosztuje 89 zł miesięcznie za użytkownika. Oprócz wszystkich funkcjonalności z pakietu Standard zapewnia też w zakresie fakturowania dostęp do:
  • edytowalnych szablonów faktur,
  • edytowalnych umów i ofert,
  • automatycznego i cyklicznego generowania faktur.

Usługi oferowane przez pakiet Professional są również dostępne w planach Enterprise (149 zł miesięcznie za użytkownika) oraz Supreme (229 zł miesięcznie za użytkownika). Są to rozwiązania przeznaczone raczej dla potężniejszych firm. Warto jednak zapoznać się z ich możliwościami. Mogą stanowić wsparcie dla Twojej działalności na różnych polach, bo proponują zdecydowanie więcej niż tylko fakturowanie.

5. Faktura.pl

Faktura.pl to serwis zajmujący się fakturowaniem i księgowością w kompleksowy sposób. Znajdziesz w nim zarówno podstawowy program do faktur, jak i księgowość online, czy nawet rozwiązania dla biur rachunkowych. Obsługuje Krajowy System e-Faktur i umożliwia inteligentne połączenie z Allegro. Sprawdzi się zatem nawet w przypadku firm z sektora e-commerce.

Osoby korzystające z Faktura.pl w podstawowej formie, przeznaczonej tylko do fakturowania, otrzymują dostęp do:

• wystawiania faktur online (wraz z automatycznym uzupełnianiem danych firmy na podstawie numeru NIP),
• wysyłki faktur e-mailem,
• powiadomień SMS o wystawionej fakturze,
• statusów płatności faktur,
• błyskawicznych płatności za faktury,
• różnego rodzaju faktur (VAT, rachunków, faktur korygujących, proforma, zaliczkowych czy uproszczonych),
• weryfikacji kontragentów na podstawie numeru NIP (zgodność danych z bazami REGON i GUS, a także obecność na białej liście podatników VAT),
• dodawania dokumentów kosztowych,
• segregatora dokumentów w chmurze,
• możliwej integracji z Księgowością.

Program Faktura dodatkowo proponuje opcje ułatwiające przedsiębiorcom wykonywanie codziennych zadań. Mowa tu m.in. o opcji finansowania faktur, korzystania z dedykowanego e-maila firmowego czy terminarza.

Ile kosztuje Faktura.pl?

Faktura.pl to nie jest darmowy program, którego możesz używać bez żadnych opłat. Z drugiej strony jednak oferuje bardzo przystępne ceny, zależnie od wybranego pakietu. Różnią się one od siebie nie tylko stawkami, ale i funkcjonalnościami oraz limitami. Co więcej, różne plany zostały stworzone zarówno dla osób zainteresowanych oprogramowaniami do fakturowania, jak i księgowością online czy księgowością pod okiem eksperta.

To duża swoboda i możliwość wyboru najlepszej opcji. Ja natomiast przyjrzę się oczywiście pierwszemu z rozwiązań. W jego ramach możesz skorzystać z opcji:

• Basic – kosztuje 13,99 zł miesięcznie i jest przeznaczona dla najmniejszych firm o niewielkich wymaganiach. Pozwala wyłącznie na podstawowe czynności, takie jak m.in.:
  • fakturowanie,
  • dokumenty kosztowe,
  • dostęp dla księgowej;
• Optimum – kosztuje 18,99 zł miesięcznie i jest polecane przez twórców. Zapewnia większą swobodę niż pakiet Basic i oprócz niego oferuje również m.in.:
  • dostęp dla wielu użytkowników,
  • cyfryzację dokumentów (OCR);
• Premium – kosztuje 28,99 zł miesięcznie i jest rozwiązaniem dla przedsiębiorców potrzebujących magazynu. Oferuje wszystko to, co pakiet Optimum, a dodatkowo m.in.:
  • dostęp do magazynu,
  • integrację z Allegro.

Powyżej wymieniłem tylko najważniejsze z cech poszczególnych pakietów. Polecam natomiast wypróbować bezpłatny okres testowy programu Faktura.pl. Z jego pomocą samodzielnie przekonasz się, czy jest to opcja dla Ciebie.

6. Faktura XL

Faktura XL to profesjonalne oprogramowanie dla przedsiębiorców, księgowych oraz biur rachunkowych. Zapewnia codzienne, bezpłatne aktualizacje, a także bezpieczeństwo serwisu objętego certyfikatem SSL. Udostępnia nowocześnie wyglądające i łatwe w użyciu oprogramowanie. Jest ono zgodne z JPK, Krajowym Systemem e-Faktur, a także z RODO. Oferuje szereg przydatnych funkcjonalności, zależnych od wybranego pakietu cenowego. Do Twojej dyspozycji mogą być natomiast takie rozwiązania, jak:

• oprogramowanie pozwalające wystawiać ponad 30 rodzajów dokumentów (m.in. różne typy faktur, noty księgowe, dowody wpłat, faktury z odwrotnym obciążeniem, rachunki, paragony i wiele innych),
• księgowość online i raportowanie (w tym generowanie i wysyłka plików JPK),
• zapis i wydruki dokumentów,
• faktury kosztowe,
• dostęp do programu dla wielu użytkowników,
• brak limitów dokumentów,
• łatwość dostosowania faktur do swoich potrzeb (elastyczne jednostki miary, treści na fakturach, rodzaje numeracji i inne),
• możliwość wystawiania faktur cyklicznych,
• baza produktów oraz klientów,
• automatyzacja wyliczeń VAT, kwot netto i brutto, sum, kontynuacji numeracji i wiele innych.

Dodatkowym atutem jest całodobowe wsparcie techniczne oraz możliwość przejścia na bardziej rozbudowane pakiety w dowolnym momencie. Sam program działa zarówno w formie serwisu internetowego (responsywnego), jak i aplikacji mobilnej.

Ile kosztuje FakturaXL?

Dzięki FakturaXL możesz wystawiać faktury zupełnie za darmo. Program jest dostępny w kilku pakietach, wśród których znalazło się także rozwiązanie bezpłatne. Ma ono oczywiście pewne ograniczenia, ale powinno sprawdzić się w przypadku niewielkich firm. W razie potrzeby masz też możliwość sięgnięcia po droższe plany. Ich ceny natomiast również oceniam jako całkiem przystępne i konkurencyjne.

Poniżej skrótowo opisałem plany dostępne dla użytkowników zainteresowanych programem do fakturowania. Założyłem płatność z góry na rok, bo w tej wersji stawki są jeszcze bardziej przystępne:

• pakiet Bezpłatny – przeznaczony dla mikro i niewielkich firm, wystawiających maksymalnie 10 faktur miesięcznie. Zapewnia dostęp dla jednego użytkownika do 32 rodzajów dokumentów. Pozwala na m.in.:
  • automatyczne sprawdzanie statutu podatnika w VAT,
  • nielimitowaną ilość produktów, klientów i kosztów,
  • umieszczenie własnego logo na fakturze,
  • wystawianie faktur w 9 językach,
  • zapis faktur w PDF i wysyłkę e-mailem,
  • ograniczone wsparcie,
  • podstawowe raporty,
  • wystawianie faktur w językach obcych;
• pakiet Pełny – kosztuje 9,99 zł miesięcznie. Jest to rozwiązanie określane przez twórców mianem najpopularniejszego. Zgodnie z deklaracją jest przeznaczone do „standardowych potrzeb biznesowych”. Oprócz możliwości pakietu Bezpłatnego zapewnia także m.in.:
  • nielimitowaną ilość faktur,
  • dostęp do programu dla 3 użytkowników,
  • bezpłatną pomoc 24 godziny na dobę,
  • rozszerzone raporty, wraz z funkcją eksportu,
  • Jednolite Pliki Kontrolne,
  • Książkę Przychodów i Rozchodów (KPiR),
  • uprawnienia dla użytkowników,
  • deklaracje,
  • rozliczenia ZUS,
  • faktury cykliczne,
  • integracje API,
  • integracje z drukarkami fiskalnymi;
• pakiet pełny + magazyn – kosztuje 19,99 zł i został stworzony z myślą o średnich i większych firmach. Oprócz rozwiązań z pakietu Pełnego oferuje również m.in.:
  • 35 rodzajów dokumentów i faktur,
  • indywidualne szablony faktur,
  • nielimitowaną ilość magazynów,
  • automatyczne tworzenie dokumentów magazynowych,
  • obsługę kolejek: FIFO, LIFO,
  • inwentaryzację magazynową.

7. wFirma

wFirma to kolejny serwis, którego twórcy podchodzą na kwestii usług księgowych w sposób kompleksowy. Z tego względu rozwiązanie to zapewnia kilka wariantów działania:

• fakturowanie i sprzedaż,
• księgowość online,
• kadry i płace,
• magazyn,
• program dla biur rachunkowych,
• pełną księgowość online.

Skupię się oczywiście na pierwszej opcji. Możesz wykupić ją niezależnie od pozostałych, a oferuje dość rozbudowaną paletę możliwości. Jej funkcje twórcy podzielili na pięć głównych „obszarów działania”, a w każdym z nich skrywają się inne możliwości. Do Twojej dyspozycji pozostaje zatem:

• fakturowanie:
  • wszystkie rodzaje faktur VAT,
  • faktury w 9 językach,
  • faktury w walutach według tabeli Narodowego Banku Polskiego,
  • ustrukturyzowana faktura elektroniczna,
  • i inne;
• windykacja:
  • przypomnienia o braku płatności,
  • wezwania do zapłaty (z opcją naliczania odsetek),
  • nota odsetkowa,
  • i inne;
• integracje e-commerce:
  • z Allegro,
  • z Apilo,
  • z Shoper,
  • z Redcart.pl,
  • i innymi;
• CRM:
  • usługi cykliczne,
  • katalog kontrahentów,
  • import danych nabywcy z GUS,
  • wydarzenia i terminy,
  • i inne;
• integracje:
  • KSeF,
  • drukarki fiskalne,
  • biała lista podatników,
  • e-paragony,
  • i inne.

wFirma deklaruje korzystanie z zabezpieczeń spełniających wymogi dotyczące ochrony danych. Sama platforma ma natomiast wersję serwisu przeglądarkowego oraz dedykowanej aplikacji webowej na urządzenia mobilne. Mowa tu o platformie MOJO, z której możesz korzystać wygodnie zarówno na smartfonie, jak i tablecie.

Ile kosztuje wFirma?

Korzystanie z usług wFirmy jest płatne, cena zależy natomiast od pakietów, z których zamierzasz korzystać. Możesz opłacać je regularnie co miesiąc, jak i wybrać korzystniejsze rozliczenie roczne. Stawki prezentują się następująco:

• Fakturowanie i CRM – 19 zł miesięcznie,
• Księgowość (automatycznie zawiera pakiet Fakturowanie i CRM) – 49 zł miesięcznie,
• Kadry, płace i ubezpieczenia – 49 zł miesięcznie,
• Magazyn (do jego funkcjonowania potrzeby jest jeden z pakietów: Fakturowanie i CRM, Księgowość lub Pełna księgowość) – 30 zł miesięcznie,
• Pełna księgowość (automatycznie zawiera pakiet Fakturowanie i CRM) – 99 zł miesięcznie.

Dodatkowo każda z opcji ma 30-dniowy, darmowy okres próbny.

8. Szybkafaktura

Szybkafaktura.pl jest serwisem dedykowanym małym oraz średnim przedsiębiorstwom. Jej twórcy stawiają przede wszystkim na szybkość i łatwość dostępu. Z tego względu programowanie ma dedykowane, intuicyjne aplikacje na urządzenia mobilne z systemami Android i iOS. Zgodnie z deklaracją z ich pomocą będziesz w stanie wystawiać samodzielnie faktury w 21 sekund. Dodatkowym atutem jest daleko idąca automatyzacja, obejmująca rozmaite funkcje, np.:

• automatyczne uzupełnianie danych kontrahenta na podstawie numeru NIP,
• automatyczne generowanie i wysyłanie faktur cyklicznych,
• automatyczne rozpoznawanie danych z dokumentów (Auto-OCR),
• automatyczne tworzenie raportów.

W palecie rozwiązań dostępnych w Szybkafaktura.pl znalazło się fakturowanie online, a także magazyn, kadry oraz księgowość. W ramach pierwszego z wymienionych możesz liczyć na szereg przydatnych opcji, takich jak m.in.:

• dokumenty sprzedaży, np.:
  • faktury VAT i inne,
  • faktury wielojęzyczne;
• dokumenty kosztowe, np.:
  • paragony,
  • korekty,
  • dodawanie ręczne lub w formie pliku (skanu);
• baza kontrahentów, np.:
  • pobieranie danych z GUS i VIES,
  • dodawanie ręczne lub import listy z pliku;
• funkcja OCR, np.:
  • podział plików wielostronicowych,
  • automatyczny odczyt dokumentów;
• faktury cykliczne, np.:
  • automatyczne wystawianie powtarzalnych faktur;
• baza produktów, np.:
  • dodawanie ręczne lub import,
  • tworzenie grup cenowych;
• wysyłka faktur (mailem lub pocztą tradycyjną);
• przypomnienia i wezwania do zapłaty;
• windykacja online;
• obieg dokumentów;
• finansowanie faktur;
• raporty;
• JPK;
• historia dokumentu;
• pobieranie faktur do pliku;
• dodawanie płatności, np.:
  • łączenie faktur z przelewami,
  • rejestrowanie ręczne;
• aplikacja mobilna;
• API.

Ile kosztuje Szybkafaktura?

Szybkafaktura nie ma darmowej wersji. Jest dostępna w trzech pakietach cenowych, które są całkiem przystępne cenowo. Dodatkowo możesz testować je przez 45 dni, a jeśli zdecydujesz się na zakup, dostaniesz 3 miesiące korzystania z oprogramowania gratis. Do wyboru masz plany:

• Starter – kosztuje 7,99 zł miesięcznie i jest przeznaczony dla mikro i małych firm. Oferuje m.in.:
  • dostęp dla 1 użytkownika,
  • 3 faktury miesięcznie,
  • wszystkie typy dokumentów sprzedaży,
  • wysyłkę faktur mailem ze śledzeniem statusu,
  • bazę kontrahentów i produktów,
  • finansowanie faktur,
  • aplikację mobilną;
• Pro – kosztuje 9,99 zł miesięcznie i sprawdzi się w przypadku nieco większych przedsiębiorstw. Oprócz opcji z pakietu Starter oferuje również np.:
  • dostęp dla 5 użytkowników,
  • nielimitowane faktury miesięcznie,
  • odczyt danych z 5 dokumentów zeskanowanych,
  • własne logo na fakturze,
  • automatyczne pobieranie danych kontrahenta,
  • szybką weryfikację rachunku bankowego,
  • automatyczne tworzenie zestawienia należności i zobowiązań,
  • JPK,
  • pełną historię zmian w dokumencie;
• Turbo+ – kosztuje 14,99 zł miesięcznie i jest skierowany do średnich firm, stawiających na automatyzację. Oprócz opcji zawartych w powyższych pakietach oferuje także m.in.:
  • nielimitowaną liczbę użytkowników,
  • nielimitowaną ilość faktur,
  • odczyt danych z 10 dokumentów zeskanowanych,
  • szybkie wystawianie faktur cyklicznych,
  • masowe wystawianie faktur,
  • szybki eksport danych do programów księgowych,
  • automatyczne dodawanie płatności do dokumentu ,
  • przypomnienia o zapłacie,
  • wezwania do zapłaty.

9. Fakturowo.pl

Serwis Fakturowo.pl wygląda nieco archaicznie w porównaniu z innymi programami z tego zestawienia. Mimo to jednak jest wybierany przez wielu przedsiębiorców ze względu na niezawodność oraz przystępną formę rozliczenia. Gwarantuje pełną integrację z KSeF oraz obsługę wszystkich plików JPK. Zależnie od wybranego pakietu gwarantuje m.in.:

• wystawianie dokumentów sprzedażowych,
• wysyłanie dokumentów e-mailem,
• edycję dokumentów,
• zmianę stopki,
• interfejs API,
• 94 rodzaje dokumentów,
• 23 wersje językowe,
• dostęp do historii dokumentacji,
• automatyczne przeliczanie walut,
• dokumenty dwujęzyczne,
• rabaty kwotowe i procentowe,
• dodatkowe pola na dokumentach,
• faktury w formacie PDF,
• własne nazwy dokumentów,
• dostęp do aplikacji mobilnej,
• bazy dokumentów, klientów i produktów,
• dziennik zdarzeń,
• własny serwer SMTP,
• raporty i zestawienia,
• usługi cykliczne,
• obsługę magazynu,
• inwentaryzacje.

Dodatkowo Fakturowo może pochwalić się wdrożeniem wszelkich niezbędnych zabezpieczeń. Dysponuje szyfrowaniem SSL, ma system tworzenia kopii zapasowych oraz przechowywania danych w zaszyfrowanej formie. Sam serwis z kolei jest monitorowany 24 godziny na dobę, a czuwają nad nim doświadczeni specjaliści.

Ile kosztuje Fakturowo.pl?

Fakturowo ma niecodzienną wycenę, bo jako klient musisz płacić jedynie abonament przedłużający ważność konta. Możesz opłacić go z góry na miesiąc (15 zł), pół roku (50 zł), rok (90 zł) lub 2 lata (170 zł). W ramach tego rozwiązania zyskujesz dostęp do wszystkich podstawowych funkcji, choć część z nich jest objęta pewnymi limitami:

• 5 dokumentów sprzedażowych miesięcznie,
• 5 wysyłanych dokumentów e-mailem,
• 5 dokumentów kosztowych miesięcznie,
• edycja dokumentów przez 7 dni.

Paletę usług możesz rozszerzyć, uiszczając jednorazową opłatę. Cena jest przypisana do konkretnej usługi, dzięki czemu lepiej dopasujesz działanie programu do swoich potrzeb. Przykładowe stawki to:

• 100 zł za nielimitowane wystawianie dokumentów kosztowych,
• 100 zł na możliwość zmiany stopki,
• 50 zł za możliwość aktywacji dodatkowych powiadomień,
• i wiele innych.

10. Taxeon

Taxeon zamyka moje zestawienie TOP 10 programów do samodzielnego fakturowania. Jego główną zaletą jest bardzo przejrzysty i czytelny interfejs. Świetnie sprawdzi się dzięki niemu szczególnie w przypadku początkujących przedsiębiorców, którzy nigdy nie mieli do czynienia z tego rodzaju oprogramowaniem. Ze względu na rozbudowane funkcje natomiast z powodzeniem wykorzystywać go mogą również większe przedsiębiorstwa.

Oferuje zarówno samodzielne księgowanie, jak i księgowość online oraz rozwiązania dla biur księgowych. W pierwszej z wymienionych wersji zapewnia wszystkie podstawowe funkcje, których możesz potrzebować, m.in.:

• możliwość wystawiania faktur bez ograniczeń:
  • faktury w złotówkach i walutach obcych,
  • drukowanie dokumentów i ich wysyłka elektroniczna,
  • brak ograniczeń kontrahentów, dokumentów i produktów;
• szybkie i łatwe księgowanie z systemem umożliwiającym automatyzację,
• comiesięczne rozliczenia podatków, składek ZUS i wysyłka deklaracji;
• rozliczanie kosztów pojazdu,
• rozliczenia kosztów trwałych,
• JPK.

Taxeon gwarantuje swoim użytkownikom odpowiedni poziom bezpieczeństwa. Kopie wprowadzanych danych są tworzone automatycznie, a Ty masz do nich stały dostęp. Jest on utrzymywany nawet po zaprzestaniu korzystania z aplikacji. Dodatkowo dostęp do oprogramowania jest zabezpieczony 256-bitowym kluczem szyfrującym.

Ile kosztuje Taxeon?

Atutem programu Taxeon jest jego przejrzysty cennik. Samodzielne księgowanie dostępne jest wyłącznie w jednym wariancie. Dostęp do wszystkich funkcji kosztuje:

• przy płatności miesięcznej – 19 zł przez pierwsze 3 miesiące, a potem 43 zł miesięcznie;
• przy płatności rocznej – 39 zł przez pierwszy rok, a potem 468 zł za rok.

Fakt, że kwoty te nie należą do najniższych w tym zestawieniu. Warto jednak pamiętać, że zakładają korzystanie z całego serwisu bez żadnych limitów. Dodatkowo możesz je za darmo wypróbować przez 30 dni w ramach okresu testowego. Oprócz samodzielnego księgowania możesz skorzystać również z:

• usług księgowych (ryczałt) – 99 zł netto,
• usług księgowych (KPiR) – 139 zł netto.

Wystawianie faktur online to nie wszystko. Cechy najlepszego programu do fakturowania

Jak wybrać najlepszy, prosty program do faktur, który sprawdzi się w Twojej firmie? Musisz przede wszystkim przeanalizować stworzony przeze mnie ranking pod kątem własnych potrzeb. Żeby jednak podjąć właściwą decyzję, warto wiedzieć, jakie aspekty w przypadku tego typu oprogramowań są szczególnie istotne. Poniżej wymieniłem i opisałem te, które są zwykle najważniejsze z perspektywy klientów. Oceń sam, na których Ci zależy i wybierz rozwiązanie o najlepszym stosunku ceny do jakości.

Integracja z Krajowym Systemem e-Faktur

Rząd pracuje nad wprowadzeniem Krajowego Systemu e-Faktur. Za jego pośrednictwem faktury domyślnie mają wystawiać wszyscy przedsiębiorcy w Polsce. Można powiedzieć, że będzie do swoista „platforma” służąca do przesyłania dokumentów kosztowych między firmami. W obliczu tego obowiązku nowe usprawnienia wprowadzają twórcy programów do fakturowania.

Nawet podstawowy, prosty program do faktur, powinien być zgodny z tzw. KSeF. Dzięki temu wystawianie i przesyłanie e-dokumentów do Krajowego Systemu e-Faktur oraz kontrahentów będzie wygodne i szybkie. Pozwoli na sprawną wymianę dokumentów ze skarbówką, spełniając aktualne wymaganie określone przepisami.

Możliwość generowania faktur kosztowych

Początkujący przedsiębiorcy czasem zapominają, że możliwość wystawienia faktury kontrahentowi nie jest ich jedynym zadaniem „rozliczeniowym”. Równie ważne jest księgowanie faktur kosztowych, czyli tych dokumentujących koszty ponoszone przed przedsiębiorstwo. Są one o tyle istotne, że stanowią poświadczenie kosztów prowadzenia działalności. Na ich podstawie obliczany jest więc rzeczywisty dochód, a co za tym idzie – wysokość podatku dochodowego.

Fakturowanie dokumentów kosztowych powinno być szybkie i bezproblemowe. Dobry program do fakturowania obsłuży zarówno pliki w formacie PDF, jak i zdjęcia robione z poziomu aplikacji mobilnej. Ułatwi Ci ponadto rozliczenie miesięczne, bazując na zestawieniu przychodów oraz kosztów. Szybki dostęp do tych danych z kolei usprawni zarządzanie firmą i planowanie jej rozwoju w zależności od sytuacji finansowej.

Możliwość tworzenia faktur zaliczkowych

Nie brak na polskim rynku firm, które wystawiają dokument zaliczkowy jeszcze przed wykonaniem usługi czy dostarczeniem towaru. To praktyka powszechna w wielu sektorach gospodarki, która ma wiele zalet. Przede wszystkim jest doceniana ze względu na to, że pozwala na zachowanie płynności finansowej firmy. Aspekt ten bywa istotny zwłaszcza w przypadku początkujących, małych biznesów, które dopiero rozpoczynają budowę swojego kapitału.

Wybierając program do fakturowania, warto upewnić się, że ma on tę opcję, o ile rzeczywiście będzie Ci potrzebna. Ważne, by korzystanie z niej było proste w obsłudze i nie wymagało wiele zachodu. Cały proces powinien przebiegać podobnie jak w przypadku zwyczajnych faktur, żeby nie przysparzał przedsiębiorcy dodatkowych problemów.

Funkcja faktury cyklicznej

Dobry program do faktur powinien umożliwiać cykliczne powtarzanie wystawiania dokumentu na takie same dane. To doskonałe rozwiązanie w przypadku firm, które mają stałych kontrahentów i świadczą usługi bądź sprzedają towary o identycznej wartości. Zazwyczaj proces ten przebiega zgodnie ze schematem:

• logujesz się na swoje konto w programie do fakturowania,
• wybierasz opcję tworzenia faktury cyklicznej (czasem nazywanej np. powtarzalną),
• wypełniasz dokument odpowiednimi danymi,
• określasz termin wysyłki (np. konkretny dzień miesiąca),
• określasz powtarzalność wysyłki (np. raz w miesiącu, co kwartał czy raz w roku).

Dzięki temu stworzona przez Ciebie faktura VAT (lub nie) jest generowana automatycznie w określonym terminie. Nie poświęcasz na nią ani chwili i nie musisz martwić się, że o niej zapomnisz. Następnie jedno kliknięcie wystarczy, by wysłać ją prosto do kontrahenta (o ile program nie ma funkcji, która przeprowadzi wysyłkę za Ciebie). To ogromna wygoda oraz oszczędność czasu, szczególnie w przypadku wysokiej powtarzalności wielu dokumentów.

Automatyzacja

Rozwiązania automatyzujące proces fakturowania pozytywnie wpływają na realizację zadań. Nie musisz dzięki nim samodzielnie przeprowadzać powtarzalnych czynności każdego miesiąca. Zależnie od konkretnego programu, system może samodzielnie generować dokumenty kosztowe, wystawiać faktury czy zestawiać dane dotyczące np. poniesionych kosztów. Dzięki temu Ty masz więcej czasu, który możesz poświęcić własnej firmie.

Oczywiście zawsze należy pamiętać, że programy do wystawiania faktur mają swoje ograniczenia. Nie pozwalają na w pełni automatyczne księgowanie tak, jak rozbudowane systemy biur rachunkowych online. Im natomiast więcej czasu pozwalają zaoszczędzić, tym lepiej.

Generowanie plików JPK (Jednolitego Pliku Kontrolnego)

Jednolity Plik Kontrolny jest standardem wymiany danych księgowych, który został określony w przepisach obowiązujących aktualnie w naszym kraju. Jego zadaniem jest uszczelnienie systemu podatkowego, bo skarbówka może łatwiej weryfikować transakcje przeprowadzane między podmiotami. Na żądanie organu podatkowego dokumenty księgowe muszą zostać przekazane w odpowiednim formacie. Warto więc, by wybrany przez Ciebie program był z nim kompatybilny i nie dostarczał Ci podczas kontroli jeszcze więcej stresu.

Bezpieczeństwo danych

Bezpieczeństwo danych jest kwestią, której chyba żadnemu przedsiębiorcy nie trzeba wyjaśniać. Ochrona informacji o Twojej firmie oraz kontrahentach to sprawa absolutnie podstawowa, której nie można bagatelizować. Z tego względu polecam korzystać z usług wyłącznie sprawdzonych firm, działających z pełni legalnie i zgodnie z obowiązującymi przepisami. Warto dokładniej przyjrzeć się oferowanym przez nie zabezpieczeniom – zarówno serwisów, jak i ich serwerów. Wszelkie problemy związane z tym aspektem działalności mogą sprowadzić na Twoją firmę poważne straty finansowe, ale też wizerunkowe.

Pomoc techniczna i wsparcie ekspertów

Nawet bardzo tani, czy wręcz bezpłatny program, powinien zapewniać podstawową pomoc techniczną. W przypadku jakichkolwiek wątpliwości, czy niejasności w działaniu systemu, warto mieć opcję kontaktu ze specjalistami. Mowa tu przede wszystkim o technicznym aspekcie funkcjonowania tego typu oprogramowania. Wszelkie problemy, zawieszanie się, utraty danych i inne kłopoty mogą wiązać się z bardzo poważnymi kłopotami w Twojej firmie.

Z drugiej strony polecam zwrócić uwagę również na wsparcie ekspertów „merytorycznych”. Część programów do wystawiania faktur umożliwia (często odpłatnie) konsultacje z rozmaitymi specjalistami. Mowa tu m.in. o księgowych, doradcach finansowych i podatkowych czy specjalistach od biznesu. Decydując się na darmowy program do fakturowania, możesz przeznaczyć część zaoszczędzonych na nim środków na konsultacje, jeśli będzie tego wymagała sytuacja.

Cena księgowości online

Ostatnia kwestia, która jest szczególnie istotna, to oczywiście cena. Najważniejsze, by była ona adekwatna do jakości programu oraz funkcji, które oferuje. Nie brak na rynku rozwiązań darmowych, ich działanie jednak bardzo często jest mocno ograniczone. Sprawdzą się więc w praktyce tylko w przypadku klientów wystawiających pojedyncze faktury.

Niektóre firmy preferują z kolei system, w którym cena jest zależna od liczby klientów, faktur i innych dokumentów. W ich przypadku im bardziej rozbudowana jest księgowość w Twojej firmie, tym więcej płacisz. Warto zatem dokładnie przeanalizować możliwości dostępne za daną cenę oraz porównać je z propozycjami konkurencji.

Nie brak ponadto programów bardzo rozbudowanych i będących częścią większych biur rachunkowych online. Często proponują one dostęp do wielu dodatkowych funkcji za opłatą. Są one o tyle wygodne, że stawiają na elastyczność i dostosowują się do klientów. Zawsze musisz jednak samodzielnie ocenić, jaki system będzie dla Ciebie najlepszy i ile jesteś w stanie za niego co miesiąc płacić.

Najlepszy program do wystawiania faktur – podsumowanie

Dobra aplikacja do fakturowania musi być przede wszystkim dostosowana do potrzeb konkretnej firmy. Korzystając z darmowego programu, warto zdawać sobie sprawę ze wszystkich jego limitów i ograniczeń. Wybierając bardzo drogie rozwiązanie, wskazane jest z kolei upewnienie się, że w pełni wykorzysta się jego potencjał, bez niepotrzebnego przepłacania. Istotne ponadto, by koszt usługi był adekwatny do oferowanych możliwości, a zarazem dostosowany do Twoich możliwości.

Wybierając program, poświęć szczególną uwagę na zapoznanie się z jego funkcjami. Dobry system pozwala nie tylko wystawić standardową fakturę VAT, ale i zwolnioną z tego podatku czy zaliczkową. Istotne są ponadto dokumenty kosztowe, generowanie JPK czy zgodność z KSeF. Im więcej zabezpieczeń, lepszy support i bardziej zaawansowane automatyzacje, tym lepiej. Pamiętaj jednak, by wszystko to było łatwe w obsłudze i usprawniało Twoją pracę, a nie ją dodatkowo komplikowało.

W moim rankingu TOP 10 programów do fakturowania zgromadziłem propozycje o korzystnym stosunku ceny do jakości. Są sprawdzone, wiarygodne i korzystają z nich dziesiątki przedsiębiorców. Zapewniają wszystko, czego mogą potrzebować mikro, małe, a nawet średnie firmy, udostępniając swoje funkcje w przystępny sposób. Jak zawsze natomiast polecam osobiście przetestować różne opcje, korzystając z ich okresów próbnych. Dzięki temu przekonasz się, który program odpowiada Ci najbardziej.