Co to jest catch-all? Dlaczego warto go ustawić?

Co to jest funkcja catch-all na serwerze i w skrzynce pocztowej? Jak działa? Jak ją ustawić? Czy i kiedy warto?

Intuicyjna obsługa skrzynki mailowej korzystnie przekłada się na naszą codzienną efektywność pracy w biurze. Posiadając własną domenę i liczne adresy mailowe na niej postawione, zwiększamy ryzyko utracenia maili z wygasłych adresów lub takich, w których ktoś zrobił literówkę. Odpowiedzią na te problemy może być ustawienie adresu catch-all. Czym jest, do czego służy i dlaczego warto go ustawić? Sprawdźmy!

Co to jest catch-all?

Catch-all to funkcja serwera pocztowego pozwalająca na przechwycenie wszystkich wiadomości e-mail wysyłanych na nieistniejący adresy w ramach domeny i przekierowanie ich na wybraną skrzynkę e-mail.

Serwer poczty elektronicznej catch-all to dedykowana funkcja, którą możemy ustawić na skrzynkach mailowych obsługiwanych w ramach jednej domeny. Zadaniem tej funkcji jest zbieranie wszystkich maili, które wysyłane są na naszą domenę, jednak docelowo miały trafić na wygasłe adresy lub w ich treści nadawca zrobił literówkę. 

Wygasłe adresy mogą być związane z rotacją pracowników w ramach jednej organizacji, a literówki to efekt pośpiechu i braku skupienia nadawców. W konsekwencji takich działań może dojść do sytuacji, gdy ważny mail nigdy do nas nie dojdzie, co będzie miało wpływ na efektywność prowadzonego biznesu lub jeden z kluczowych projektów. Wykorzystanie funkcji adresu catch-all to minimalizowanie takiego ryzyka. 

Przeczytaj też: Jaki hosting pod pocztę? E-mail we własnej domenie i E-mail firmowy: gdzie założyć pocztę dla firm?

Jak działa funkcja catch-all?

Przyjmijmy, że w ramach jednej domeny mamy kilka adresów mailowych. Wśród nich znajdują się także imienne adresy pracowników organizacji. Funkcja catch-all sprawia, że jesteśmy w stanie ustawić przekierowanie z dużej liczby adresów poczty elektronicznej powiązanych z daną domeną, które docelowo będą trafiały na naszą skrzynkę lub wybraną przez nas skrzynkę zbiorczą. To wygodne rozwiązanie, które sprawdza się w wielu sytuacjach.

Zobacz też poradnik dot. przekierowywania pojedynczych adresów e-mail (Jak ustawić przekierowanie poczty e-mail?) i aliasów pocztowych (Co to jest alias pocztowy? Jak działa? Jak utworzyć?)

W jakich sytuacjach catch-all się przydaje?

Narzędzie catch-all przydaje się w kilku określonych przypadkach. Do głównych wskazań do zastosowania tej funkcji zaliczają się:

• rotacja pracowników w firmie;
• minimalizowanie ryzyka nieotrzymania wiadomości z powodu literówek w adresie;
• zbieranie zbiorcze maili z wielu adresów w domenie, również tych nieistniejących. 

Rotacja pracowników w firmie

Obecnie rotacja na rynku pracy jest stosunkowo wysoka, dlatego może dojść do sytuacji, ze potencjalny klient lub klient powracający wyśle wiadomość na adres imienny osoby, która już z nami nie pracuje. Adres ten będzie wygasły i jeżeli nie wdrożymy funkcji catch-all, to z dużym prawdopodobieństwem tego maila nigdy nie otrzymamy.

O ile niektórzy klienci lub partnerzy biznesowi zdecydują się na ponowienie maila na adres ogólny, o tyle wielu innych może po prostu zrezygnować z kontaktu z naszą organizacją. Wdrożenie catch-all sprawi, że żaden mail nam nie umknie i w pełni wykorzystamy nadarzający się potencjał biznesowy. Jest to o tyle ważne, że wiele z tych wiadomości może dotyczyć także kwestii rozliczeń lub spraw administracyjnych. Przekierowanie można ustawić także z nieistniejących adresów e-mail. 

Literówki w adresie e-mail

Warto zastanowić się nad tym, na jakiej zasadzie działa funkcja catch-all email wtedy, gdy nadawca wpisze błędny adres odbiorcy. Funkcja będzie skuteczna wtedy, gdy ewentualna literówka nastąpiła w adresie przed znakiem @ oraz domeną. W przypadku popełnienia błędu w domenie, narzędzie nie będzie w stanie prawidłowo wychwycić danej wiadomości i przypisać jej do danej skrzynki mailowej. Do takich sytuacji dochodzi m.in. wtedy, gdy adres e-mail dyktowany jest przez telefon lub przekazywany przez inne osoby. 

W takich sytuacjach mail do Ciebie dojdzie:

buiro@twojadomena.pl zamiast biuro@twojadomena.pl. 

Analogicznie mail nie dojdzie wtedy, gdy nadawca wpisze:

biuro@twojedomena.pl zamiast biuro@twojadomena.pl

Po wdrożeniu funkcji catch-all literówka w wyrazie biuro nie wpłynie na brak dostarczenia do odbiorcy. Dzięki temu nie umknie nam żaden mail i odpowiemy na wszystkie istotne wiadomości. Jeżeli jednak literówka pojawi się w domenie, to mail nie dojdzie do odbiorcy, mimo że wdrożymy catch-all.  

Catch-all jako przekierowanie do wszystkich adresów bez konieczności ich tworzenia

Funkcja catch-all daje jeszcze jedną ciekawą możliwość właścicielom domeny. Dzięki niej nie ma konieczności tworzenia adresów mailowych pod konkretne działy małej firmy. Wystarczy ustawić catch-all na przekierowanie z nieistniejących adresów, które często rozpoczynają się na takie słowa jak: biuro, sprzedaż, marketing, cc, wsparcie, pomoc itp. Ustawienie przekierowania sprawi, że maile wysyłane na te nieistniejące adresy i tak dotrą do adresata. To wygodne rozwiązanie, które ułatwi administrowanie skrzynką odbiorczą w małej organizacji. Ten model nie będzie miał większego sensu w przypadku większych i rozbudowanych organizacji. 

Wdrożenie catch-all – jak to wygląda?

Wiemy już, na jakiej zasadzie działa funkcja catch-all. Pora zastanowić się nad tym, jak ją wdrożyć w praktyce. Procedura może się nieznacznie różnić od tego, na jakim serwerze mamy postawioną skrzynkę pocztową wraz z domeną. 

cPanel

Ustawienie funkcji catch-all w panelu administratora cPanel jest bardzo intuicyjne. Należy postępować zgodnie z następującą sekwencją kroków:

1. Zaloguj się do swojego panelu administratora cPanel;
2. Przejdź do sekcji E-mail;
3. Wybierz opcję: Domyślny adres e-mail;
4. Przejdź to sekcji: Wysyłaj wszystkie nietrasowane wiadomości e-mail kierowane do następującej domeny i ustaw interesująca Cię domenę, dla której ma zostać skonfigurowana funkcja catch-all (na tym etapie możesz wybrać różne ustawienia, w zależności od indywidualnych preferencji);
5. W sekcji Opcje zaawansowane możesz wybrać dodatkowe ustawienia;
6. Potwierdzenie zmian następuje po kliknięciu w opcję: Zmień, aby zapisać ustawienia catch-all dla wybranej domeny w cPanel. 

Jeżeli przekierowanie nie działa, przejdź przez cały proces ponownie. 

Direct Admin

Bardzo podobnie wygląda wdrożenie funkcji catch-all w Direct Admin. W tym wypadku wystarczy zastosować się do następujących kroków:

1. Zaloguj się do panelu administratora w Direct Admin;
2. Przejdź do sekcji: Catch All E-mail;
3. Skonfiguruj ustawienia przekierowania (na tym etapie wybierz domenę oraz adres, na który mają wpadać wiadomości);
4. Zapisz zmiany za pomocą przycisku Save.

Jeżeli przekierowanie nie działa, przejdź przez cały proces ponownie. 

Jak sprawdzić poprawność wdrożenia funkcji catch-all?

Po przejściu przez cały proces warto wysłać wiadomości weryfikacyjne, w celu potwierdzenia prawidłowego funkcjonowania przekierowania. Jeżeli wiadomość z innego adresu zostanie przekierowana na docelowy, to znaczy, że poprawnie wszystko ustawiliśmy. W przypadku gdy wiadomość nie dotrze, warto ją ponowić. Gdy sytuacja się powtórzy, rekomenduje się ponowne przejście przez cały proces. 

Nie mam dostępu do panelu hostingowego – co wtedy?

Są sytuacje, w których administratorzy strony nie mają dostępu do panelu hostingowego na danym serwerze. W takiej sytuacji nic straconego. Podstawowym krokiem jest bezpośredni kontakt do firmy obsługującej serwer oraz poproszenie jej o ustawienie danego przekierowania z funkcją catch-all. 

Dodatkowe możliwości funkcji catch-all

Narzędzie catch-all posiada szereg dodatkowych funkcjonalności, z których mogą skorzystać użytkownicy. Ich ustawienie jest kwestią indywidualną i zależy od realnych potrzeb właściciela domeny i użytkowników adresów mailowych. Przykładowe funkcjonalności to:

• ignorowanie wiadomości;
• zwrot wiadomości.

Pierwsza sprawia, że wiadomości otrzymywane na błędne lub nieaktywne adresy będą ignorowane. Druga funkcjonalność pozwala na ustawienie dedykowanej wiadomości zwrotnej do nadawców, gdzie można podać informacje m.in. o właściwym adresie e-mail oraz o rozwiązaniu stosunku pracy z danym współpracownikiem. 

Plusy przewyższają ewentualne minusy 

Oczywiście ustawienie adresu catch-all ma swoje plusy i minusy. Wśród plusów znajduje się przede wszystkim otrzymanie większej ilości kluczowych maili oraz dostęp do wiadomości nadsyłanych do byłych pracowników firmy. Funkcja nazywana jest często też serwerem „akceptuj wszystko”, ponieważ jej ustawienie sprawia, że na docelowy adres e-mail wpadają praktycznie wszystkie wiadomości. Konsekwencją takiej modyfikacji może być większa liczba spamu, który będzie wpadał na podany adres e-mail (nawet mimo korzystania przez hosting z list RBL do blokowania niechcianych wiadomości). Mimo wszystko w takiej sytuacji ewentualne korzyści znacznie przeywższają minusy, dlatego warto zdecydować się na to rozwiązanie i ustawić adres catch-all. 

Czytaj też: Jak zabezpieczyć skrzynkę e-mail przed SPAMem? 10 sposobów