Czym jest POP3 i jak działa? Dowiedz się, co różni go od protokołu IMAP i kiedy warto po niego sięgnąć. Zarządzaj swoją skrzynką pocztową nawet w trybie offline.
Spis treści
W XXI wieku większość użytkowników internetu korzysta z poczty e-mail. Niezbędna jest np. do przechodzenia procesów uwierzytelniania w wielu serwisach. Sprawdza się też w przypadku prowadzenia korespondencji biznesowej. Masz własny hosting i domenę? Zapewne więc wysyłasz i odbierasz wiadomości e-mail od swoich kontrahentów i współpracowników. Masz własną, unikatową skrzynkę pocztową. Dodaje ona Twojej działalności powagi i profesjonalizmu.
To wszystko jednak nie znaczy, że musisz coś wiedzieć na temat skrzynek pocztowych od strony technicznej. Dla wielu osób nazwy, takie jak SMTP, IMAP czy POP3, brzmią zupełnie obco. W tym artykule przyjrzymy się więc ostatniemu z wymienionych protokołów. Poznanie zasad jego działania znacznie ułatwi Ci codzienne zarządzanie korespondencją. Korzysta z niego wielu internautów na całym świecie. Pozwala na odbiór wiadomości e-mail z serwera pocztowego i pobranie ich na komputer lokalny. Transmitowane dane następnie możesz odczytać i nimi zarządzać zgodnie z własnymi potrzebami.
Choć POP3 jest powszechnie stosowany, nie jest tak funkcjonalny, jak protokół IMAP. Mimo to jednak warto znać różnice między tymi dwoma rozwiązaniami oraz sposoby ich konfiguracji. Dzięki temu będziesz swobodnie pobierać korespondencję np. do programu pocztowego, który zainstalujesz na swoim komputerze. Nie będziesz też mieć żadnego problemu z podpięciem do niego konta e-mail i znalezieniu potrzebnych do tego danych.
POP3 – co to? Definicja
POP3 (ang. Post Office Protocol) to tekstowy protokół internetowy, dzięki któremu poczta przechowywana w serwerze zdalnym może zostać pobrana do lokalnego komputera z wykorzystaniem połączenia TCP/IP. Jest następną POP1 i POP2 oraz alternatywą dla popularnego protokołu IMAP (ang. Internet Message Access Protocol).
POP3 służy do pobierania wiadomości, które znajdują się w wirtualnej skrzynce pocztowej. Korzystasz z jego pomocy, gdy chcesz odczytać je na swoim komputerze lokalnym. Tym protokołem pocztowym posługują się np. programy pocztowe, takie jak np. popularny Thunderbird.
Co interesujące, wykorzystać go możesz do obsługi poczty, nawet gdy nie masz stałego dostępu do internetu. Wystarczy tylko, że nawiążesz połączenie na chwilę, by ściągnąć korespondencję. Działanie protokołu opiera się na pobraniu wiadomości, która następnie przestaje być widoczna w skrzynce wirtualnej. Właśnie dlatego najlepiej sprawdza się w przypadku pracy jednej osoby na danym koncie. W innej sytuacji, po otwarciu danego listu przez pierwszego użytkownika, nie byłby on już dostępny dla kolejnej osoby lub na innym urządzeniu.
Istotny jest fakt pobierania całych wiadomości przez opisywany protokół. Oznacza to, że cała poczta przechowywana na serwerze wirtualnym oferującym hosting e-mail trafia prosto na Twój komputer lokalny. Dotyczy to nagłówków, treści oraz załączników. Takie rozwiązanie cieszyło się popularnością jeszcze kilka lat temu. Wiele plików w skrzynce e-mail mogło doprowadzić bowiem do jej przepełnienia.
Obecnie nie stanowi to większego problemu, a serwery poczty e-mail są o wiele pojemniejsze. Wpływa to więc na fakt, że coraz więcej osób przenosi się na protokół IMAP. On bowiem pobiera same nagłówki wiadomości, oszczędzając w ten sposób transfer. Nie kasuje przy tym korespondencji po przeniesieniu jej do programu pocztowego. Sprawdza się też w przypadku skrzynek obsługiwanych przez wiele osób lub na kilku urządzeniach.
Jak działa i do czego służy POP3?
Z pomocą tego protokołu program pocztowy może pobierać wiadomości e-mail ze zdalnego serwera (hostingu). Jeśli zostanie on poprawnie skonfigurowany, pozwoli na pobranie całej korespondencji. Do komputera lub dowolnego urządzenia z zainstalowanym programem pocztowym, trafią wszystkie dane. Będzie można więc nimi swobodnie zarządzać, nawet offline. Wprowadzane zmiany (np. wysłane e-maile) wejdą w życie (np. zostaną wysłane) po ponownym podłączeniu do sieci.
Proces komunikacji serwera z klientem pocztowym opisać można w sześciu punktach:
- klient wysyła identyfikator użytkownika, którego korespondencja będzie ściągana – polecenie „USER”,
- klient podaje hasło do skrzynki – polecenie „PASS”,
- klient prosi o listę wiadomości oczekujących na pobranie – polecenie „LIST”,
- następuje pobranie wiadomości – polecenie „RETR”,
- dochodzi do wykasowania wiadomości z serwera pocztowego po jej pobraniu – polecenie „DELE’,
- zakończenie sesji – polecenie „QUIT”.
Jak wspominaliśmy, protokół ten jest tekstowy. Oznacza to, że pozostaje w pełni czytelny dla człowieka. Dzięki niemu program pocztowy komunikuje się z serwerem za pomocą zrozumiałych dla użytkownika poleceń. Komunikacja ta natomiast może zostać zaszyfrowana. Wykorzystać do tego można protokół SSL.
Protokół POP3 umożliwia wykonywanie działań offline. Jednorazowe nawiązanie połączenia z siecią wystarczy, by pobrać na urządzenie oczekującą korespondencję. Odpisywanie na nią może przebiegać już bez dostępu do internetu. Kolejne nawiązanie połączenia pozwoli na wysyłkę zredagowanych maili. Może to być więc dobre rozwiązanie np. w przypadku osób przebywających za granicą. Ogranicza to bowiem zużycie transferu i nie traci go na pozostawanie cały czas w trybie dostępności.
Opisywany protokół nie pozwala na filtrowanie korespondencji bez jej pobierania na urządzenie. Zawodzi także w przypadku jednoczesnej pracy na wielu urządzeniach. Ściąganie większych paczek korespondencji bywa dość długotrwałe. Co istotne, nie będzie kontynuowane w przypadku zerwania połączenia. To wszystko sprawia, że POP3 coraz częściej ustępuje pola protokołowi IMAP.
Gdzie można znaleźć POP3 dla skrzynki e-mail?
Przeprowadzając konfigurację programu pocztowego, musisz podać protokół poczty przychodzącej. Może być nim IMAP lub POP3. Posiadasz własny hosting i domenę? Dane obu powinien wysłać Ci Twój hostingodawca. Zwykle znajdują się one w jednej z pierwszych wiadomości e-mail otrzymywanych po założeniu konta. Alternatywnie znaleźć je możesz również na swoim koncie użytkownika. Zwykle umieszczone są w zakładce dotyczącej kont pocztowych.
Jeśli nie masz swojego hostingu, tylko korzystasz z internetowej skrzynki pocztowej, również nie musisz się martwić. W pole POP3 wystarczy zwykle wpisać nazwę serwera, na którym znajduje się Twoja skrzynka. Często to po prostu adres serwisu z odpowiednim przedrostkiem. W przypadku popularnego Gmaila od Google (standardowego i Gmaila z własną domeną) serwerem poczty przychodzącej jest np. pop.gmail.com. Takie dane bardzo łatwo też znaleźć w wyszukiwarce internetowej.
W obu przypadkach możesz też skontaktować się z działem obsługi klienta. W krótkim czasie dostaniesz zapewne komplet informacji, niezbędnych do skonfigurowania skrzynki w danym programie pocztowym. Wielu hostingodawców ma także przygotowane specjalne instrukcje dla użytkowników. Pomagają one przejść przez tę procedurę krok po kroku.
Metoda konfiguracji programów pocztowych przy użyciu POP3
My również postaramy się pomóc Ci w konfiguracji programu pocztowego. Zrobimy to na przykładzie jednego z najpopularniejszych oprogramowań – Thunderbird. Pobierzesz go błyskawicznie z oficjalnej strony Thunderbird.net. Następnie kieruj się instrukcjami wyświetlanymi na ekranie.
Gdy już przejdziesz proces instalacji, czas przystąpić do zakładania nowego konta. Aby to zrobić, naciśnij znacznik przypominający śrubkę. Znajduje się w lewym dolnym rogu okna.
Następnie naciśnij przycisk „Ustawienia kont„. Znajdziesz go po lewej stronie okna programu. Będzie niedaleko wcześniej wspominanej śrubki.
Kolejnym krokiem jest rozwinięcie listy „Czynności„. Wybierz z niej opcję znajdującą się na samej górze: „Dodaj konfigurację konta pocztowego„.
Czas przejść do właściwej konfiguracji. W pierwszej kolejności musisz podać:
- imię i nazwisko,
- adres e-mail skrzynki, którą chcesz dodać do programu,
- hasło do konta pocztowego.
System może sam ściągnąć dane potrzebne do uruchomienia konta. My przyjrzyjmy się natomiast konfiguracji ręcznej. Ona pozwoli Ci lepiej zrozumieć proces zastosowania protokołu POP3. Sekcja ta znajduje się pod napisem „Serwer poczty przychodzącej”. Obok znacznika „protokół” rozwiń listę i wybierz z niej „POP3″. Następnie podaj:
- adres serwera – zwykle taki jak domena serwisu (czasem z przedrostkiem) lub serwer wykupiony od hostingodawcy,
- port – powinien podać Ci go hostingodawca lub serwis świadczący usługi pocztowe – najczęściej 110 lub 995,
- bezpieczeństwo połączenia – możesz wybrać między opcją bez szyfrowania, STARTTLS lub SSL/TLS,
- metoda uwierzytelniania – możesz wybrać między opcją bez uwierzytelniania, zwykłym i szyfrowanym hasłem, Kerberos/GSSAPI oraz NTLM,
- nazwa użytkownika – zwykle jest to pełny adres skrzynki e-mail.
W przypadku „bezpieczeństwa połączenia” oraz „metody uwierzytelniania” możesz zostawić pola „wykryj”. W takim przypadku program sam sprawdzi, jakie parametry są wykorzystywane w Twoim serwerze pocztowym. Następnie wybierze spójne z nimi rozwiązanie. Dzięki niemu oprogramowanie będzie działało prawidłowo. Na koniec wystarczy tylko, że naciśniesz niebieski przycisk „Gotowe”.
Zobacz pełen poradnik: Mozilla Thunderbird: konfiguracja poczty krok po kroku
Konfiguracja na wielu urządzeniach
Opisywany w tym artykule protokół stworzony został z myślą o jednym urządzeniu. Pobierane przez niego wiadomości dostępne są w programie, w którym skonfigurowane zostało konto. Co by się stało, gdyby serwer został połączony w ten sposób z dwoma miejscami? W takiej sytuacji e-maile pobierane by były tylko do tego, który wyśle komendę jako pierwszy. Drugi użytkownik zastałby pustą skrzynkę, a pobrana korespondencja zostałaby usunięta z serwera pocztowego.
Rozwiązaniem tego problemu może być wprowadzenie dodatkowej funkcjonalności. Musiałaby ona zakładać, że tworzona jest kopia każdej pobieranej (i usuwanej) wiadomości. Ta pozostawałaby na serwerze wirtualnym dla kolejnych użytkowników. Jest to natomiast rozwiązanie dość skomplikowane. Przez to więcej internautów decyduje się na protokół IMAP. Dotyczy to szczególnie osób potrzebujących dostępu do poczty z kilku urządzeń lub zarządzających nią w większej grupie.
Różnice między POP3 a IMAP
W przypadku IMAP korespondencja trzymana jest w skrzynce pocztowej oraz dodatkowych folderach pocztowych. Pobierane są jedynie nagłówki wiadomości. Oszczędzany jest w ten sposób transfer oraz miejsce na urządzeniu lokalnym. Ściągnięcie danego maila zachodzi, gdy odczytać go zechce użytkownik. Analogicznie rozwiązana została też kwestia przesyłanych plików. Pobranie załączników następuje dopiero wtedy, gdy wyrazisz na to zgodę.
W praktyce zatem IMAP pozwala na kasowanie i filtrowanie korespondencji bez jej pobierania z serwera. Dzięki temu jest to rozwiązanie doskonale sprawdzające się w przypadku obsługi skrzynki na wielu urządzeniach. Na wszystkich wyświetlisz taką samą jej zawartość. Nie zniknie też ona, gdy zostanie pobrania przez pierwszą osobę.
POP3 nie korzysta z folderów i pobiera od razu całą oczekującą na serwerze zawartość. Dzięki temu natomiast po tej operacji pozwala na zerwanie połączenia z internetem. Ściągniętymi danymi możesz zarządzać offline. Wykonane przez Ciebie operacje zostaną zlecone. Ich wykonanie odbędzie się po nawiązaniu ponownego połączenia z siecią. To rozwiązanie przeznaczone do obsługi korespondencji przez jedną osobę na jednym urządzeniu. Sprawdzi się, jeśli nie chcesz cały czas pozostawać online.
Co wybrać: IMAP czy POP3?
W jakiej sytuacji warto podczas konfiguracji programu pocztowego wybrać protokół POP3? To rozwiązanie starsze i mniej funkcjonalne. Sprawdzi się tylko w określonych sytuacjach i trudno nazwać je uniwersalnym. Może być dla Ciebie odpowiednie, jeśli pocztę odbierasz tylko na jednym urządzeniu, np. komputerze służbowym. To także atrakcyjne rozwiązanie, jeśli koszt przebywania w sieci dużo Cię kosztuje. Jego funkcjonowanie offline to dobry pomysł np. w przypadku zagranicznego wyjazdu. Wybierać go mogą też osoby, które do pracy wykorzystują taryfowane połączenia z internetem.
Używasz stałego połączenia z siecią, a pocztę sprawdzasz na wielu urządzeniach? W tej sytuacji korzystniejszy będzie dla Ciebie protokół IMAP. Działa szybciej, ogranicza zużycie transferu i pozwala trzymać rękę na pulsie. Świetnie sprawdzi się w poczcie e-mail dla firm, gdzie z jednej skrzynki na raz korzysta wiele osób z różnych działów. Oba rozwiązania natomiast konfiguruje się tak samo szybko i łatwo. Ostateczny wybór więc należy tylko do Ciebie.