DO, DW i UDW w poczcie e-mail. Co to znaczy?

Pola DO (TO), DW (CC) i UDW (BCC) w poczcie e-mail: co znaczą? Jak działają? Jak i kiedy używać ich w praktyce wysyłając wiadomości?

Pola DW, DO i UDW wykorzystywane są w większości serwisów i aplikacji pocztowych. Zapewne widziałeś je wielokrotnie, wysyłając maile służbowe czy prywatne. Czy wiesz jednak, do czego dokładnie możesz je wykorzystać i w jakich sytuacjach Ci się przydadzą?

Opisywane w tym artykule pola wiadomości e-mail pełnią bardzo ważne zadanie i są naprawdę przydatne. Wielu użytkowników jednak z nich nie korzysta, tracąc szansę na zdecydowane usprawnienie komunikacji. Dotyczy to zarówno sytuacji, w których wiadomość e-mail wysyłana jest w celach prywatnych, jak i zawodowych. Często wynika to natomiast ze zwykłej niewiedzy. Opcje te bowiem nie są specjalnie popularne.

Chcesz wysłać wiadomość do kilku adresatów, ale wolisz, żeby ich pełna lista pozostała niejawna? A może chcesz wyznaczyć głównego odbiorcę i jedynie zaznaczyć obecność osób, które otrzymają kopię wiadomości e-mail? Wszystko to załatwisz dzięki polu UDW, DW i DO. Wystarczy tylko, że dowiesz się, które z nich odpowiada za daną funkcję. Co więcej, zwykle programy pocztowe umożliwiają łączenie tych rozwiązań. To z kolei może zapewnić Ci nowe możliwości i jeszcze bardziej usprawnić procesy komunikacyjne.

DO (TO) – podstawowe pole przy wysyłaniu maili

Jak poprawnie wysłać wiadomość e-mail na wskazane adresy? Instrukcję zacznijmy od podstawowej funkcji, którą na pewno znasz, czyli DO (ang. TO). Mają ją zarówno podstawowe serwisy pocztowe, jak i webmail (w tym do obsługi e-maila we własnej domenie) czy zaawansowane aplikacje pocztowe.

Pole Do to podstawowe pole adresowe. Może służyć do wysyłania wiadomości do jednego lub większej liczby odbiorców. Dodaj kilka adresów w tym miejscu, jeśli chcesz, aby lista odbiorców była jawna. W praktyce oznacza to, że każdy zobaczy, jacy są inni adresaci i do kogo jeszcze trafiła ta sama wiadomość.

To dobre rozwiązanie, gdy odbiorcy wiedzą, że otrzymują wiadomość grupową. Mogą wtedy nawzajem sobie odpisywać, korzystając z tej samej opcji. Zwykle stosowane jest to w przypadku poczty firmowej. Każda osoba zna wszystkie pozostałe, widniejące na liście adresatów. Nie doprowadzisz więc w ten sposób do niezręcznych sytuacji czy wycieku danych.

Nową wiadomość e-mail tworzysz w tradycyjny sposób. Otwierasz aplikację pocztową i wypełniasz tylko okienko „DO”. Dodaj adresatów, wpisując po kolei ich adresy e-mail. Najczęściej nawet nie trzeba ich ręcznie rozdzielać. Po wpisaniu całego adresu wystarczy tylko nacisnąć Enter i przejść do kolejnej pozycji.

Co oznacza pole DW (CC) podczas wysyłania wiadomości e-mail?

Pole DW jest opcjonalnym rozwiązaniem. Oznacza to, że możesz z niego skorzystać, ale nie musisz. Nie zawsze też wysłanie wiadomości przy jego użyciu będzie Ci potrzebne. Mimo to warto wiedzieć, do czego służy i kiedy może się przydać.

W polu DW umieszcza się jawną listę adresową. Działa podobnie do tradycyjnego pola „DO”, bo wiadomość zostanie wysłana na wiele adresów. W tym przypadku jednak odbiorcy widzą, kim jest główny odbiorca wiadomości. Pozostali adresaci tylko otrzymują kopię komunikatu.

Jak korzystanie z DW wygląda w praktyce? Głównego adresata wiadomości i jego adres wpisz w polu „DO”. Następnie w „DW” wpisz adresy poczty e-mail osób, które mają otrzymać kopię wysyłanej korespondencji. Oczywiście może ich być więcej lub tylko jedna. Wszystko zależy od Twoich potrzeb.

Kiedy takie rozwiązanie bywa przydatne? Często jest ono wykorzystywane w korespondencji firmowej. Przełożeni niejednokrotnie chcą mieć wgląd np. w rozmowę dotyczącą określonego tematu. Mogą poprosić też o kopię wiadomości z ofertą wysyłaną do klienta czy zawieraną umową. W takim przypadku adresatem jest np. kontrahent i to on jest głównym odbiorcą maila. Jednocześnie jednak widzi on, że kopia wiadomości trafiła też do prezesa firmy.

Co oznacza pole UDW (BCC) podczas wysyłania wiadomości e-mail?

Sprawa się nieco komplikuje, gdy zamierzasz wysyłać tzw. maile ukryte do wiadomości. Załóżmy, że piszesz jednego maila i chcesz, aby dostało go kilku Twoich klientów. Może być to związane choćby z życzeniami świątecznymi czy podwyżką cen za usługi. W takiej sytuacji potencjalni adresaci w ogóle się nie znają. Mogą nawet nie wiedzieć, że korzystają wspólnie z Twoich usług. Należy zatem w takiej sytuacji wysłać wiadomość z poszanowaniem ich danych osobowych. Adresy e-mail najczęściej są już do takich zaliczane.

W takiej sytuacji zawartość pola UDW pozostaje ukryta. W praktyce więc każdy z odbiorców dostanie wiadomość zaadresowaną na swój adres. Nie zobaczy informacji, że jest więcej niż jeden adresat tego maila. Gdy użyje funkcji „Odpowiedz”, jego wiadomość także trafi wyłącznie do Ciebie. Nie dostaną jej inne osoby, do których trafił wystosowany przez Ciebie komunikat.

Jak zastosować to rozwiązanie w praktyce? Wystarczy, że pola DO i DW pozostawisz puste. Adresy wszystkich odbiorców umieszczasz natomiast w polu UDW. Każdy odbiorca dostanie wiadomość wyglądającą na zaadresowaną indywidualnie do niego.

Metoda ta znana jest powszechnie jako określenie „ukryta kopia”. Wynika to z faktu, że możesz wykorzystać ją w jeszcze jeden sposób. W polu UDW umieść odbiorcę, który ma dostać kopię wysyłanego przez Ciebie maila tak, by główny adresat się o tym nie dowiedział. W takim przypadku głównego odbiorcę umieścić możesz w polu „DO”, a ukrytych – w UDW.

DO, DW, UDW, czyli jak adresować wiadomości e-mail? Kombinacja wszystkich opcji

Trzy pola adresatów możesz wypełniać w różnych konfiguracjach. Każda funkcja ma swoje określone działanie, które natomiast możesz łączyć z innymi. Niektóre z tych sytuacji opisaliśmy już powyżej. Co natomiast się stanie, jeśli uzupełnimy wszystkie trzy pola? Wyjaśnijmy to na przykładzie z poniższego screena.

W takiej sytuacji:

• odbiorca1 otrzyma maila zaadresowanego na swój adres e-mail. Zobaczy, że kopia wiadomości została wysłana do odbiorcy2. Nie będzie miał żadnej informacji o odbiorcy3;
• odbiorca2 otrzyma maila zaadresowanego na adres odbiorcy1. Zobaczy, że do niego została wysłana tylko kopia wiadomości. Może na nią odpowiedzieć tak, by jego wiadomość otrzymał odbiorca1 i Ty – jako nadawca. Nie będzie miał żadnej informacji o odbiorcy3;
• odbiorca3 otrzyma kopię wiadomości e-mail. Będzie widział odbiorcę1 i odbiorcę2. Żaden z tych ostatnich natomiast nie będzie wiedział o kopii wysłanej do niego. Jeśli w polu UDW będzie więcej odbiorców, oni również nie będą wzajemnie wiedzieć o swoim istnieniu.

Czytaj też: Stopka w mailu: jak zrobić stopkę i podpis w e-mail?