Recenzja iFirma (2024): Test i opinie

Test i szczera recenzja iFirma (2024). Opinie o programie do faktur, księgowości online i biurze rachunkowym. Funkcje, Wady i Zalety. Sprawdź!

Zasady

ifirma.pl

Ocena ogólna: 8.55/10

• pakiet darmowy
• rozszerzenia w przystępnych cenach
• trzy pakiety cenowe
• biuro rachunkowe
• wsparcie księgowych
• nowoczesny interfejs
• aplikacja mobilna
• szybkie wystawianie faktur
• bogata funkcjonalność
• usługi dodatkowe
• liczne integracje
• darmowy CRM
• polski support
• obszerna baza wiedzy
• wiele metod kontaktu
• 30-dniowy okres testowy
• ograniczony czas pracy supportu
• automatyczne przypisanie księgowej
• płatne usługi dodatkowe
• limit 3 faktur w koncie darmowym

Idź do ifirma.pl

Pełny dostęp przez 30 dni

iFirma – księgowość online, biuro rachunkowe lub program do faktur

ifirma.pl

Czy warto skorzystać z usług iFirma i co ten serwis ma do zaoferowania? Sprawdziłem jego możliwości z zakresu fakturowania, księgowości online i nie tylko. Dzięki temu ocenisz, czy jest to rozwiązanie dla Ciebie.

Polscy przedsiębiorcy chętnie korzystają z usług iFirmy. Jest to program wykorzystywany do zarządzania fakturami, ale i księgowości internetowej. Może pełnić funkcję biura rachunkowego oraz pomóc Ci w wielu innych kwestiach, istotnych przy prowadzeniu firmy. Na rynku jednak nie brak alternatywnych, równie atrakcyjnych ofert. Pojawia się więc pytanie, czy rzeczywiście ta jest najlepsza?

W tej recenzji znajdziesz omówienie wszystkich funkcji serwisu, które mogą być istotne dla klientów biznesowych. Wziąłem pod uwagę zarówno fakturowanie oraz samodzielną księgowość, jak i biuro rachunkowe czy rozwiązania dodatkowe. Omówiłem ponadto budowę oraz obsługę panelu iFirma w praktyce, dostęp do najważniejszych narzędzi, a także cennik. Na koniec w zwięzłej formie przedstawiłem alternatywy oraz najważniejsze wady i zalety tego programu. Dzięki temu łatwiej będzie Ci podjąć decyzję, czy chcesz zarządzać księgowością przy użyciu tego oprogramowania.

Co to jest iFirma?

iFirma to platforma księgowa, ułatwiająca przedsiębiorcom miesięczne i roczne rozliczanie działalności ich biznesów. Jej właścicielem jest firma IFIRMA SA, której historia sięga 1997 roku. Działała wtedy jeszcze pod nazwą Power Media. Aktualnie pozostaje jednym z najczęściej wybieranych rozwiązań, a jego oferta jest wyjątkowo bogata. Swoje usługi kieruje przede wszystkim do mikro, małych oraz średnich działalności, proponując trzy główne rozwiązania:

• program do faktur,
• obsługę księgowości online,
• internetowe biuro rachunkowe.

Wszystkie te trzy opcje są dostępne w różnej konfiguracji i odmiennych pakietach cenowych. Dodatkowo jest możliwość rozbudowania ich możliwości o dodatkowe funkcje, jeśli takich będziesz potrzebować. Wszystko to sprawia, że serwisem iFirma interesują się użytkownicy z rozmaitych branż, prowadzący biznesy o najróżniejszych profilach.

Warto wspomnieć, że platforma ta jest dostępna dla klienta w dwóch formach:

• serwisu internetowego – serwis dostępny za pośrednictwem przeglądarki internetowej. Jest w pełni responsywny, więc uruchomisz go na urządzeniach stacjonarnych i mobilnych. Został zaprojektowany jednak w taki sposób, by najwygodniej obsługiwało się go z poziomu komputera czy laptopa;
• aplikacji mobilnej – rozwiązanie dedykowane sprzętom mobilnym, takim jak smartfony czy tablety. Wygodniejsze w obsłudze na urządzeniach dotykowych. Pozwala wystawiać faktury, zarządzać płatnościami i kontrolować sytuację w firmie z dowolnego miejsca i o każdej porze.

Do czego służy iFirma?

Wiesz już, że iFirma to połączenie biura rachunkowego, księgowości internetowej i programu do fakturowania. Jakie czynności jednak w praktyce możesz wykonywać za pośrednictwem tego oprogramowania? Wszystko zależy od pakietu, który wybierzesz. Do Twojej dyspozycji natomiast mogą być takie usługi, jak m.in.:

• dodawanie i wysyłanie faktur, faktur proforma i innych dokumentów płatniczych,
• generowanie i wysyłka deklaracji,
• CRM i obsługa magazynu,
• rozliczenia podatków VAT i ZUS,
• przeprowadzanie integracji ze sklepami internetowymi,
• integracje z urządzeniami fiskalnymi,
• wsparcie osobistych księgowych,
• szczegółowe podsumowania finansowe,
• księgowanie przychodów i wydatków,
• księgi handlowe,
• tworzenie sprawozdań finansowych,
• i wiele więcej.

Zależnie od wybranej opcji, Twoimi rozliczeniami zajmiesz się samodzielnie lub skorzystasz ze wsparcia profesjonalnych księgowych. Alternatywnie wykorzystasz też ten system, jeśli zatrudniasz własnego księgowego. Wszystko to natomiast zgodnie z obowiązującymi przepisami i bieżącymi wytycznymi rządowymi.

Korzystanie z aplikacji, księgowości internetowej i biura rachunkowego, czyli funkcje serwisu iFirma

Czas przyjrzeć się dokładniej palecie funkcjonalności oferowanych przez iFirmę. Zakres dostępnych usług omówiłem zgodnie z podziałem stworzonym przez twórców. Wyróżnili oni kilka kategorii:

• aplikacja iFirma,
• biuro rachunkowe iFirma,
• pomoc przy zakładaniu firmy,
• CRM,
• Magazyn.

Poszczególne usługi mogą być dostępne w różnych planach cenowych lub w formie rozwiązań dodatkowych. Warto zatem najpierw zastanowić się, jakie narzędzia są Ci rzeczywiście potrzebne do komfortowego prowadzenia księgowości. Pozwoli Ci to wybrać pakiet adekwatny do Twoich potrzeb, ale i możliwości finansowych.

Aplikacja iFirma

Aplikacja iFirma to podstawowe rozwiązanie, dostępne w ramach opisywanego serwisu. Po jego wyborze nie zostanie Ci przydzielona księgowa. Zyskasz natomiast możliwość samodzielnego prowadzenia rozliczeń online swojej firmy. Możesz w ten sposób dodawać i wysyłać dokumenty księgowe, tworzyć raporty, deklaracje i wiele innych. Jest to rozwiązanie zarówno dla klasycznych jednoosobowych działalności gospodarczych, jak i firm rozliczających się ryczałtowo.

Sprawdzi się w przypadku mikroprzedsiębiorstw oraz niewielkich firm, niewystawiających wielu faktur. Generuje niewielkie koszty, ale może być nawet całkowicie darmowy. Chętnie wybierany przez freelancerów współpracujących z niewielkim gronem kontrahentów.

Darmowy program do faktur

To bezwarunkowo darmowe rozwiązanie, zapewniający darmowy program CRM i obsługę GTU. Oferuje odpowiednio zabezpieczone e-archiwum, dzięki któremu zyskasz dostęp do wszystkich danych z dowolnego miejsca. Możesz go obsługiwać zarówno na urządzeniach stacjonarnych, jak i mobilnych. Jego najważniejsze cechy to:

• bezpłatne fakturowanie – bez opłat wystawisz maksymalnie trzy faktury miesięcznie. Alternatywnie możesz wykupić pakiet Faktura+ za 150 zł rocznie, znoszący ten limit całkowicie;
• baza danych kontrahentów – stwórz listę firm, z którymi regularnie współpracujesz. To przyśpieszy wystawianie dokumentów, ale nie tylko. Pozwoli również na używanie narzędzi do przeprowadzania badań rentowności, windykacji czy obsługi projektów;
• kalendarz przedsiębiorcy – bardzo przydatna opcja, pomagająca w zarządzaniu biznesem. Z wykorzystaniem powiadomień nie przegapisz żadnego terminu. Ich dodawanie, sprawdzanie i edycja możliwe są w każdym momencie;
• program do faktur – pozwala na wystawianie wszystkich rodzajów faktur i nie jest Ci do tego potrzebna księgowa. Zajmiesz się rachunkami zarówno w złotówkach, jak i walutach obcych;
• automatyzacja wysyłki e-faktur – pozwala na wysłanie dokumentów kontrahentom bezpośrednio z poziomu serwisu. Szczególnie przydatne dla osób obsługujących rozliczenia na urządzeniach mobilnych;
• JPK – w pakiecie Faktura+ jest możliwość generowania i pobierania deklaracji JPK. Są one zgodne z wytycznymi Ministerstwa Finansów.

Integrator e-commerce

Z iFirmy mogą z powodzeniem korzystać firmy prężnie rozwijające się w branży e-commerce. System ten oferuje szereg udogodnień optymalizujących i usprawniających rozliczenia tego typu działalności. Pozwala nie tylko na zarządzanie zamówieniami, ale też integracje z marketplace’ami czy wystawianie i synchronizację ofert. Na swoim koncie ma już współprace z wieloma dużymi podmiotami z tej branży, możesz więc liczyć na konkretną i sprawną obsługę.

Integrator e-commerce jest rozwiązaniem, które możesz „dodać” do Faktur online. Z racji bezpłatnej obsługi tego ostatniego, taki „pakiet” nie będzie Cię wiele kosztował. Więcej na temat kosztów i cennika serwisu iFirma przeczytasz w dalszej części artykułu.

Wśród najważniejszych cech Integratora e-commerce wymienić warto:

• zarządzanie wszystkimi zamówieniami – pobieraj zamówienia i zarządzaj sprzedażą z poziomu konta użytkownika. To szansa na usprawnienie pracy, wzrost zysków, a jednoczesne zachowanie porządku w rozliczeniach;
• magazyn produktów – umożliwia import produktów z każdego systemu. Dzięki temu będziesz w stanie przeprowadzać szybkie i zbiorcze aktualizacje dostępnych produktów;
• obsługę KSEF – iFirma gwarantuje integrację i pełną synchronizację z systemem KSeF;
• integracje z urządzeniami fiskalnymi – umożliwia błyskawiczny przesył danych z systemu do drukarek fiskalnych najpopularniejszych producentów;
• zarządzanie ofertami Allegro – pełna integracja z serwisem Allegro, pozwalająca na import ofert i produktów oraz zarządzanie nimi z kokpitu użytkownika;
• automatyzację sprzedaży oraz wysyłki – umożliwia realizację przesyłek z Allegro, w tym również generowanie etykiet, zamawianie kurierów czy zarządzanie przesyłkami.

Samodzielna księgowość online

Zapewnia więcej rozbudowanych funkcji niż sam program do fakturowania. Pozwala na przesyłanie dokumentów, które system automatycznie księguje, eliminując potencjalne błędy. Z tego poziomu możesz prowadzić Księgę Przychodów i Rozchodów oraz ewidencję ryczałtu. Dodatkową zaletą jest możliwość skorzystania ze wsparcia doświadczonych specjalistów oraz darmowego sprawdzenia dwa razy w roku KPiR.

Księgowość online to kolejne „rozszerzenie” pakietu „Aplikacja iFirma”. Możesz wybrać ją za dodatkową opłatą, zdecydowanie niższą niż pełnowymiarowe Biuro Rachunkowe. Wśród jej najważniejszych funkcji wymienić należy m.in.:

• monitoring rozliczeń – system sam będzie generował wykresy, analizy i raporty bazujące na wprowadzanych przez Ciebie danych. Dzięki nim błyskawicznie zorientujesz się w kondycji swojego biznesu. Łatwiej też na ich podstawie stworzysz dalsze plany rozwoju;
• ochronę danych – iFirma robi wszystko, by zapewnić swoim użytkownikom bezpieczeństwo danych. Przekazywane informacje są szyfrowane za pomocą 4096-bitowego klucza SSL. Faktury są dodatkowo objęte zabezpieczeniami SHA-256 RSA, a codziennie wykonywane są kopie zapasowe.

Biuro rachunkowe iFirma

Nie brak przedsiębiorców poszukujących rozwiązań oferujących nieco więcej niż programy do fakturowania czy księgowość internetowa. Odpowiedzią na takie potrzeby w serwisie iFirma są pakiety Biuro rachunkowe, dostępne dla JDG oraz spółek. Są to opcje droższe od planów opisywanych powyżej. Jednocześnie jednak zapewniają znacznie więcej funkcjonalności. Przy okazji ograniczają też do minimum obowiązki właściciela firmy. Nad wszystkim w tej wersji czuwa bowiem dedykowana księgowa.

Biuro rachunkowe JDG

Biuro rachunkowe JDG zapewnia zarówno dostęp do aplikacji iFirma, jak i integracji e-commerce. Twoim głównym zadaniem w tym przypadku jest dostarczanie dokumentów księgowych. Możesz robić to zarówno pocztą czy kurierem, jak i zdalnie. W tym ostatnim przypadku mowa zarówno o gotowych plikach (np. PDF), jak i zwykłych zdjęciach. Sprzyja to mobilności i wygodzie. Rozliczenia i deklaracje są wysyłane punktualnie przez internet przez dedykowanych księgowych. Jednocześnie firma ponosi pełną odpowiedzialność za ten proces.

Wśród najważniejszych cech tego rozwiązania (oprócz tych wymienionych już przy okazji tańszych pakietów) warto zwrócić uwagę również na:

• wygodę i oszczędności – Biuro rachunkowe jest rozwiązaniem obejmującym swoimi funkcjami wszystkie opcje rozliczeniowe. Zajmują się nimi księgowi iFirmy, Ty więc nie musisz tracić na to czasu ani myśleć nad zatrudnieniem etatowych specjalistów. Pozostaje Ci jedynie kontrola efektów i dbanie o rozwój firmy;
• swobodny dostęp do wszystkich danych – dedykowany moduł CRM pozwala na kontrolowanie wszystkich istotnych parametrów przedsiębiorstwa. Mowa tu zarówno o fakturach, jak i kontrahentach, pracownikach, towarach, majątku, pojazdach i wielu innych aspektach. Wszystkie je znajdziesz w jednym miejscu;
• bezpieczeństwo – firmy potrzebujące Biura rachunkowego zwykle prężnie się rozwijają i generują większą liczbę dokumentów. Wraz z ilością danych rośnie natomiast zagrożenie wystąpienia pomyłki w przypadku samodzielnego rozliczania. Dedykowany księgowy chroni Cię przed tym scenariuszem, osobiście dbając o zgodność z przepisami.

Pełna księgowość online dla spółek

Biuro rachunkowe dla spółek jest usługą skoncentrowaną na obsłudze firm tego typu. W jednym miejscu pozwala na zarządzanie wszystkimi aspektami takiej działalności, od poprawności ksiąg, aż po składanie deklaracji podatkowych. Gwarantuje integracje z wieloma bankami, a dedykowany księgowy ma doświadczenie w rozliczaniu firm z Twojej branży. Ty natomiast zyskujesz m.in.:

• konto współdzielone – możesz dodawać do niego swoich współpracowników czy zatrudnionych, własnych specjalistów od księgowości;
• archiwum dokumentów – gwarantuje dostęp do wszelkiej dokumentacji, list pracowników i innych wprowadzanych przez Ciebie danych w module CRM;
• integracje z platformami e-commerce – pozwala na integracje zarówno ze sklepami internetowymi, jak i marketplace’ami oraz zarządzanie nimi z jednego miejsca;
• stały kontakt z księgowym – możliwość kontaktowania się z księgowym zarówno mailowo, jak i telefonicznie, z dowolnego miejsca.

Pomoc przy zakładaniu firmy

Nie masz jeszcze swojej działalności, ale rozważasz jej założenie? iFirma oferuje Ci wsparcie w tym zakresie. Jeśli zechcesz, nad wszystkim może czuwać doświadczony ekspert, który będzie gotów odpowiedzieć na wszystkie Twoje pytania.

Rejestracja działalności

iFirma oferuje bezpłatne wsparcie w procesie zakładania firmy. Doświadczony specjalista pomoże Ci w zakresie rejestracji do CEIDG, jak i US, VAT czy ZUS. Jest to opcja oferowana w ramach Ogólnopolskiego Programu Wspierania Przedsiębiorczości. Zgodnie z deklaracją twórców, wszystko nie powinno zająć więcej niż 45 minut. Opiera się to natomiast na trzech niezbyt skomplikowanych krokach:

1. wybierz termin spotkania ze specjalistą iFirmy – połączenie jest realizowane zdalnie. Nic za nie nie zapłacisz i nie wiąże się ono z żadnymi zobowiązaniami;
2. połącz się z ekspertem – podczas spotkania specjalista wysłucha Twoich potrzeb i odpowiednio Ci doradzi. Jeśli znajdziecie wspólne rozwiązanie, pomoże Ci wypełnić wszystkie potrzebne wnioski oraz dokumenty zgłoszeniowe. Zrobisz to bez wychodzenia z domu;
3. dopiero po zarejestrowaniu firmy możesz wybrać program księgowy – w tym zakresie specjalista również doradzi Ci opcję najlepszą dla Twojej firmy. Omówi zalety i wady różnych pakietów, by pomóc Ci w podjęciu najlepszej decyzji.

Zakładanie spółki krok po kroku

Zakładanie spółki jest nieco bardziej skomplikowane, ale i w tym zakresie iFirma oferuje wsparcie swoich specjalistów. Jeśli interesuje Cię taka forma działalności, możesz skorzystać z darmowego poradnika dostępnego na oficjalnej stronie serwisu. Zawiera on szereg przydatnych informacji dotyczących spółek, wraz z podkreśleniem aspektów różniących je od tradycyjnych jednoosobowych działalności gospodarczych. Wszystkie materiały zostały przedstawione w wygodnej formie kilku kroków prowadzących do otwarcia firmy:

1. przed rejestracją,
2. rejestracja spółki z o.o.,
3. umowa spółki z o.o.,
4. złożenie wniosku do KRS,
5. koszty założenia spółki z o.o.,
6. podsumowanie.

Dodatkowo do Twojej dyspozycji jest blog tematyczny oraz szereg najczęściej zadawanych pytań przedstawionych w wygodnej formie FAQ.

CRM

Kilkukrotnie wspominałem już przy okazji omawiania dostępnych pakietów, że iFirma proponuje dostęp do systemu CRM. Czym on jednak jest w praktyce? Otóż jest to rozwiązanie pozwalające na sprawne zarządzanie relacjami z klientami. Opisywany serwis dysponuje swoją autorską wersją takiego oprogramowania, zintegrowaną z samą platformą. Możesz połączyć je zarówno z Programem do faktur, jak i Księgowością internetową czy Biurem rachunkowym. W jego ramach zyskujesz natomiast dostęp do wielu przydatnych funkcji, takich jak m.in.:

• baza kontrahentów i towarów – z kokpitu użytkownika możesz tworzyć listy swoich klientów oraz dostępnych towarów czy usług. Usprawnia to późniejsze wystawianie faktur i robienie rozliczeń. Co więcej, wszystkie wprowadzone pozycje możesz wyszukiwać, filtrować, grupować czy edytować, co zwiększa efektywność zarządzania firmą;
• kontrola zadań – moduł projektów, połączony z rozbudowanym kalendarzem, pozwala na planowanie pracy w firmie i kontrolowanie jej wykonywania. Możesz zarówno stworzyć zadanie, jak również później monitorować jego wykonanie;
• analiza finansowa – CRM udostępnia narzędzia analityczne, dzięki którym zyskasz szersze spojrzenie na funkcjonowanie Twojej firmy. Możesz obserwować jej wyniki finansowe, kontrolować wydatki i posługiwać się podsumowaniami, planując kolejne działania;
• dostęp mobilny – podobnie jak cały system, CRM jest dostępny zarówno w wersji przeglądarkowej, jak i mobilnej. Dzięki temu możesz skorzystać z niego w każdej chwili;
• integracja z systemami zewnętrznymi – bez problemu zintegrujesz iFirmę zarówno z inną platformą internetową, jak i np. e-sklepem. Umożliwia to nie tylko wspominane już integracje e-commerce, ale też API.

Magazyn

Funkcja Magazyn jest dostępna zupełnie za darmo we wszystkich trzech pakietach serwisu iFirma. Podobnie jak wszystkie opcje, działa zarówno w wersji przeglądarkowej, jak i mobilnej. Dzięki temu masz pełen wgląd w stan swoich towarów i możesz kontrolować zarówno straty, jak i wydania czy dostawy. Import danych jest możliwy przy użyciu pliku CSV. W ramach jednego konta użytkownika możesz stworzyć nawet kilka magazynów, niezależnych od siebie. Główne funkcjonalności tego rozwiązania skupiają się wokół trzech segmentów:

• zarządzania, np.:
  • edycji usług i towarów,
  • dodawania usług i towarów,
  • tworzenia serii numeracji,
  • tworzenia list kontrahentów,
  • wyszukiwania konkretnych pozycji,
  • i innych;
• raportów, np.:
  • wystawiania dokumentów PZ (przyjęć zewnętrznych),
  • wystawianie dokumentów WZ (wydanie na zewnątrz),
  • sporządzania cenników,
  • sporządzania protokołów ubytków i strat,
  • inwentaryzacji produktów i usług,
  • i innych;
• ułatwień, np.:
  • integracji z drukarką fiskalną i opcją fakturowania,
  • obsługi wielu magazynów w ramach jednego konta,
  • i innych.

Aplikacja mobilna

iFirma ma autorską, dedykowaną aplikację mobilną, dostępną na urządzenia z systemami Android oraz iOS. Jest ona dostępna za darmo, a oferuje wszystkie najważniejsze funkcje, niezbędne do prowadzenia księgowości firmy. Ma nowoczesną formę, jest łatwa w obsłudze i wygodna. Jej atutem jest to, że pozwala na dodawanie dokumentów w formie zdjęć robionych smartfonem. Bez problemu sprawdzisz na niej salda i terminy, wygenerujesz faktury czy wyślesz dokumenty do swoich kontrahentów.

Integracje

iFirma jest serwisem, który ma pozostawać funkcjonalny niezależnie od branży, w której działa potencjalny użytkownik. Jednocześnie musi zatem zapewniać jak najszerszą kontrolę nad funkcjonowaniem firmy z poziomu jednego kokpitu. W związku z tym twórcy zadbali o możliwość zintegrowania tego oprogramowania z wieloma rozwiązaniami zewnętrznymi. Możesz przeprowadzić je z poziomu swojego konta użytkownika lub przy pomocy API.

Dostępne integracje związane są z różnymi segmentami działalności serwisu. Do Twojej dyspozycji są m.in. opcje z zakresu:

• urządzeń fiskalnych,
• dokumentów online,
• bankowości internetowej,
• narzędzi Google,
• serwisów e-commerce,
• systemów wspierających sprzedaż,
• i wielu innych.

Support i baza wiedzy iFirma

iFirma jest polskim serwisem, dzięki czemu oferuje wsparcie użytkowników w języku polskim. Jeśli chcesz skontaktować się z ekspertami, to możesz wykorzystać do tego:

• formularz kontaktowy – dostępny na oficjalnej stronie ifirma.pl,
• nr tel. do Biura Obsługi Klienta – 801 006 008 lub 71769 55 15 (od poniedziałku do piątku od 9:00 do 20:00),
• e-mail: bok@ifirma.pl,
• czat ifirma.pl (dostępny dla zalogowanych użytkowników) – znajdziesz w górnym menu na swoim koncie użytkownika w sekcji „Kontakt”.

Dodatkowo iFirma oferuje dostęp do ogólnodostępnej, rozbudowanej bazy wiedzy. Składa się ona z kilku segmentów:

• blog – zawiera materiały związane z szeroko pojętą przedsiębiorczością,
• e-booki – stanowią swoistą bazę wiedzy z zakresu prowadzenia firmy,
• wzory dokumentów – przydatne dla przedsiębiorców,
• pomoc – baza materiałów zarówno związanych z działalnością platformy, jak i najczęstszymi problemami, które spotykają osoby prowadzące własne firmy.

Jak iFirma działa w praktyce?

Z usług iFirma korzystam na podstawie darmowego okresu testowego. Trwa on 30 dni i jest ogólnodostępny. Po tym czasie musisz natomiast zdecydować się na jeden z oficjalnych planów (darmowy lub płatny). Aby utworzyć darmowe konto, wystarczy tylko, że przejdziesz na oficjalną stronę serwisu i wybierzesz przycisk „Darmowe konto”. Następnie – po uzupełnieniu potrzebnych danych firmowych – zyskasz dostęp do w pełni funkcjonalnego kokpitu aplikacji iFirma.

Interfejs iFirma – przegląd

Program iFirma w wersji przeglądarkowej ma bardzo estetyczny wygląd. Utrzymany jest w kolorystyce szarości i niebieskiego, co jest przyjemne dla oka oraz dość przejrzyste. Sam widok został podzielony na trzy główne części, pozwalające na obsługę oraz podgląd wszystkich dostępnych funkcji. Klientom do dyspozycji zostały oddane:

• menu boczne po lewej stronie – zawiera zbiór wszystkich funkcji i podstron związanych z kontem. Znajdziesz w nim narzędzia niezbędne do wykonywania rozliczeń firmy. Część przycisków ma rozwijane menu ułatwiające szybkie znalezienie konkretnej opcji, która jest Ci potrzebna w danym momencie. Wszystkie zostały podzielone na kilka kategorii, dzięki czemu cała rozpiska jest przejrzysta i łatwiejsza w obsłudze. Znajdziesz w tym miejscu takie rozwiązania, jak:
  • strona główna – prezentuje wszystkie podstawowe informacje o firmie, rozliczeniach i procesie księgowym. W to samo miejsce prowadzi naciśnięcie logo serwisu, znajdującego się w lewym górnym rogu ekranu;
  • agenda – za pomocą programu możesz prowadzić firmowy kalendarz. Dodasz w nim zadania przypisane na dany dzień i sprawdzisz nadchodzące obowiązki do wykonania. Mogą dotyczyć zarówno rozliczania faktur, jak i poruszać inne, różne tematy. Dzięki temu lepiej zadbasz o wykonywanie obowiązków czy przestrzeganie wyznaczonych terminów;
  • sprzedaż – zapewnia dostęp do usług związanych z rozliczeniami rachunków Twojej firmy. Znajdziesz w niej takie rozwiązania, jak:
    • rachunki,
    • kasa fiskalna,
    • towary i usługi,
    • e-Commerce;
  • księgowość – w jednym miejscu gromadzi wszystkie narzędzia i funkcje wykorzystywane przy księgowaniu. Zadbasz z jej poziomu m.in. o:
    • wydatki,
    • ewidencje,
    • deklaracje,
    • JPK,
    • zobowiązania;
  • firma – w tym miejscu na klienta czekają wszystkie opcje związane z zarządzaniem firmą i różnymi jej aspektami. Usługa ta ułatwia prowadzenie działalności i nadzorowanie jej funkcjonowania. Zapewnia ponadto dostęp do raportów, pomaga kontrolować majątek i zatrudnienie. Znajdziesz tu:
    • CRM,
    • kontrahenci,
    • pracownicy,
    • pojazdy,
    • majątek,
    • środki pieniężne,
    • windykacja;
• menu górne – odpowiada za skróty błyskawiczne oraz ustawienia. Niezależnie od wybranego narzędzia z menu bocznego, jest widoczne cały czas. Pozwala dzięki temu w dowolnym momencie na:
  • wygenerowanie szybkiego rachunku,
  • utworzenie nowego zadania,
  • zrobienie notatki,
  • kontakt z supportem,
  • przejście do ustawień konta;
• widok główny – prezentuje zawartość narzędzia, które wybierzesz z menu bocznego. Może zawierać m.in. raporty, magazyn, wybrany dokument czy okno dodawania nowej faktury. W głównym widoku Strony głównej prezentuje najważniejsze informacje o firmie i przydatne funkcje, jak np.:
  • na skróty (błyskawiczny dostęp do wybranych funkcji – rozwiązanie personalizowane),
  • lista bieżących zadań,
  • import dokumentów elektronicznych,
  • zobowiązania i prognozy,
  • usługi dla Ciebie (sugerowane przez program).

Jak wystawiać faktury w serwisie iFirma? Instrukcja krok po kroku

Choć serwis iFirma jest dość rozbudowany, to nadal pozostaje na tyle intuicyjny, by wystawianie faktur nie stanowiło większego problemu dla klienta. Najszybciej zrobisz to z poziomu widoku głównego, wykorzystując skrót „Wystaw fakturę VAT”. Alternatywnym rozwiązaniem jest rozwinięcie opcji „Rachunki” w menu bocznym i naciśnięcie przycisku „Wystaw fakturę”.

Oba rozwiązania poprawnie przeniosą Cię do narzędzia pozwalającego na stworzenie odpowiedniego dokumentu. W widoku głównym, dotychczas prezentującym podstawowe informacje, pojawi się odpowiedni formularz. Możesz wypełnić w nim wszystkie standardowe dla faktur pola oraz wprowadzić szereg opcji dodatkowych. Do Twojej dyspozycji są:

• nazwa nabywcy,
• data wystawienia,
• data sprzedaży,
• termin płatności,
• miejsce wystawienia,
• seria numeracji,
• format daty,
• wpis do KPiR,
• dane o towarze:
  • nazwa,
  • podstawa prawna,
  • ilość,
  • jednostka,
  • cena brutto,
  • VAT,
• dodatkowe uwagi,
• płatności:
  • sposób zapłaty,
  • numer konta,
  • szczegóły zapłaty,
• dodatkowe:
  • podpis,
  • osoby upoważnione do wystawienia faktury VAT,
  • szablon PDF.

Uzupełnione faktury zatwierdzisz i zapiszesz w formacie PDF, wydrukujesz lub wyślesz bezpośrednio wiadomością e-mail. Dzięki tej ostatniej opcji kontrahenci będą mogli błyskawicznie uregulować zaległości. To zapewni Ci płynność finansową. Wcześniej oczywiście masz możliwość podglądu wydruku, by upewnić się, że wszystkie dane na dokumencie są poprawne.

Wszystkie wystawione faktury możesz przeglądać w zakładce „Lista rachunków i faktur”. Znajdziesz ją po rozwinięciu przycisku „Rachunki” w menu bocznym. Z tego też miejsca jest możliwe wystawianie ich korekt, sprawdzanie szczegółów, czy ponowne stworzenie podobnego dokumentu.

Ile kosztuje iFirma?

Jedną z kwestii wpływających na to, że polecam iFirma, jest jej bardzo zróżnicowany cennik. Coś dla siebie znajdą w nim zarówno mikro i małe firmy, jak również przedsiębiorstwa bardziej rozbudowane. Co więcej, wśród dostępnych opcji są rozwiązania płatne oraz zupełnie darmowe. Te ostatnie objęte są oczywiście solidnymi ograniczeniami, mimo to jednak mogą sprawdzić się w przypadku początkujących przedsiębiorców. Dodatkowo bezpłatny pakiet możesz rozszerzyć o funkcje dodatkowe, zwiększając jego funkcjonalność.

Do Twojej dyspozycji są trzy plany:

• Aplikacja – rozwiązanie darmowe służące głównie do wystawiania faktur. Podstawowa forma, która sprawdzi się w przypadku najmniejszych firm i freelancerów. W standardowym planie bezpłatnym zawiera pakiet Faktury online, który zapewnia:
  • wsparcie techniczne Biura Obsługi Klienta,
  • obsługę wszystkich rodzajów faktur,
  • CRM,
  • magazyn;
  Dodatkowo możesz ten pakiet rozbudować o dwie opcje:
  • Księgowość online – kosztuje 49 zł miesięcznie, a pozwala na wygodne zajęcie się księgowością. Dzięki niemu otrzymasz:
    • wsparcie księgowe BOK,
    • automatyczne księgowanie,
    • generowanie i wysyłkę deklaracji,
    • rozliczenia i obsługę pracowników,
    • integracje z bankami;
  • Sprzedaż online – kosztuje 12,50 zł miesięcznie. To opcja, która sprawdzi się w sklepie internetowym. Dzięki niej system pozwoli Ci wystawiać i nadzorować dokumenty związane z prowadzeniem biznesu e-commerce. Zyskasz ponadto:
    • szereg integracji ze sklepami internetowymi,
    • możliwość integracji z urządzeniami fiskalnymi,
    • oferty, produkty i wysyłka w serwisie Allegro.
• Biuro rachunkowe (aplikacja + uproszczona księgowość) – kosztuje od 149 zł miesięcznie. To opcja oznaczona przez twórców jako najczęściej wybierana przez klientów. Sprawdzi się zarówno w przypadku freelancerów, jak i mikro, a nawet nieco większych przedsiębiorstw działających w modelu ryczałtowym czy JDG. Program w tej wersji oferuje:
  • obsługę KPiR lub ryczałtu,
  • osobistego księgowego,
  • wsparcie techniczne,
  • wsparcie księgowe,
  • wszystkie funkcje aplikacji,
  • program partnerski dla Biura Rachunkowego.
  Dodatkowo księgowi iFirmy, których cechuje pełen profesjonalizm, zapewniają:
  • księgowanie przychodów i wydatków,
  • wyliczanie podatków VAT i PIT,
  • wyliczanie zobowiązań ZUS,
  • deklaracje VAT,
  • miesięczne deklaracje ZUS,
  • szczegółowe raporty podsumowujące finanse firmy;
• Biuro rachunkowe (aplikacja + pełna księgowość) – kosztuje od 650 zł miesięcznie. Jest to rozwiązanie stworzone z myślą o klientach najbardziej wymagających i potrzebujących pełnej księgowości internetowej, prowadzących spółki. Dzięki niemu zyskasz:
  • księgi handlowe,
  • wsparcie techniczne,
  • wsparcie księgowe,
  • wszystkie funkcje aplikacji,
  • program partnerski dla Biura Rachunkowego,
  • osobistego księgowego, który zajmie się:
    • wyliczaniem podatków VAT i CIT,
    • księgowaniem przychodów i wydatków,
    • zobowiązaniami ZUS,
    • deklaracjami VAT i ZUS,
    • sprawozdaniami finansowymi,
    • monitorowaniem rozliczeń.

Zarówno biura rachunkowe dla JDG oraz ryczałtu, jak i dla spółek, oferują możliwość wykupienia szeregu funkcji dodatkowych. Dotyczą one rozmaitych aspektów prowadzenia rozliczeń w firmie. Mowa tu o takich rozwiązaniach, jak m.in.:

• rozliczenie sprzedaży mieszanej (zwolniona i opodatkowana VAT) – 35 zł miesięcznie,
• różnice kursowe – dot. RK od sprzedaży dokumentowanej w całości poza ifirma.pl – 7 zł za pozycję,
• przygotowanie rozliczenia delegacji krajowej przedsiębiorcy (diety) 10 zł (30 zł w przypadku delegacji zagranicznej),
• likwidacja DG – opłata dodatkowa za rozliczenie zamknięcia DG – 30 zł,
• i wiele innych.

To tylko niektóre z dostępnych możliwości. Polecam natomiast zapoznać się z ich pełną listą, dostępną na oficjalnej stronie serwisu. W zestawieniu znajdują się bowiem kwestie bardzo przydatne, które jednak mogą wpłynąć na ostateczny koszt korzystania z programu.

iFirma vs alternatywne rozwiązania

iFirma nie jest jedynym programem, który pozwala księgować dokumenty firmowe i prowadzić rozliczenia. Księgowa online jest dostępna również w wielu alternatywnych serwisach, dostępnych w internecie. Różnią się one pod wieloma względami, a szczególnie istotne są nie tylko ich ceny, ale też wiarygodność, zabezpieczenia czy zakres funkcji. Szczególną uwagę polecam zwrócić m.in. na:

• Fakturownia,
• inFakt,
• Faktura.pl,
• Firmao,
• wFirma,
• i inne.

Dodatkowo zachęcam do zapoznania się z dwoma moimi rankingami. Zestawiłem w nich najlepsze programy online do fakturowania, prowadzenia księgowości online oraz biura rachunkowe.

Przeanalizuj znajdujące się w nich rozwiązania i porównaj je pod różnymi względami. Wszystkie dysponują darmowymi okresami testowymi. Warto zatem założyć w nich konta i sprawdzić, jak działają w praktyce. W ten sposób znajdziesz odpowiedzi na gnębiące Cię pytania oraz wybierzesz rozwiązanie najlepsze dla Twojej firmy.

Zalety i wady iFirma

Zalety iFirma

• pakiet darmowy,
• możliwość rozszerzenia darmowego pakietu o księgowość online i rozwiązanie e-commerce w przystępnych cenach,
• trzy pakiety cenowe,
• biuro rachunkowe dla JDG, ryczałtu i spółek,
• wsparcie wykwalifikowanych księgowych,
• estetyczny i nowoczesny interfejs łatwy w obsłudze,
• aplikacja mobilna,
• szybkie wystawianie faktur różnego typu,
• bogata paleta funkcji,
• wiele usług, opcji i narzędzi dodatkowych,
• liczne integracje,
• darmowy CRM,
• polskojęzyczny support i obszerna baza wiedzy,
• wiele metod kontaktu z supportem,
• darmowy, 30-dniowy okres testowy.

Wady iFirma

• kontakt z supportem tylko w godzinach działania (brak czatu awaryjnego dla pilnych zdarzeń),
• księgowa jest przypisywana automatycznie, użytkownik nie może wybrać samodzielnie,
• usługi dodatkowe zwiększają koszt korzystania z programu,
• wyśrubowany limit konta darmowego (do 3 faktur).

Czy warto skorzystać z programu iFirma?

Twórcom iFirmy bez wątpienia nie brak profesjonalizmu. Serwis działa na polskim rynku już wiele lat, a jego oferta jest wyjątkowo bogata. Z powodzeniem sprawdzi się w przypadku mikro, małych oraz średnich firm. Oferuje rozliczenia zarówno dla JDG, jak i spółek czy ryczałtowców. Ma wersję darmową, a pakiety płatne są dostępne w dość atrakcyjnych cenach. Kokpit jest przejrzysty, łatwy w obsłudze oraz dostępny na urządzenia mobilne zarówno w wersji przeglądarkowej, jak i dzięki aplikacji. Z powodzeniem zadania w systemie mogą więc wykonywać nawet przedsiębiorcy stawiający na pracę zdalną.

iFirma ma swoje słabsze strony, z których warto zdawać sobie sprawę. Mimo szerokiego zakresu funkcji dostępnych w ramach płatnych pakietów, za niektóre opcje trzeba zapłacić dodatkowo. To może nie spodobać się przedsiębiorcom, dla których ważna jest niska cena oprogramowania. Wariant darmowy również sprawdzi się raczej jedynie w przypadku bardzo małych firm, działających na niewielką skalę. Ta ostatnia kwestia została jednak rozsądnie rozwiązana. Mówię tu o dodatkowych pakietach Księgowość online i Sprzedaż online, które są dostępne za niewielkie pieniądze.

Biorąc pod uwagę to wszystko, uważam, że iFirma jest propozycją wartą rozważenia. Jest rzetelna, działa zgodnie z prawem i zapewnia aktualizacje zgodne z bieżącymi zmianami przepisów. Nie jest w jej przypadku wymagane pobieranie dodatkowych programów, a przy tym zapewnia liczne integracje. Łatwo dostosować ją zatem do działania firm z rozmaitych branż i o najróżniejszych profilach. Przed podjęciem ostatecznej decyzji jak zawsze natomiast polecam porównać ją z ofertami konkurencji. Skorzystaj z okresu testowego i upewnij się, że spełnia Twoje oczekiwania pod każdym względem.